التحول من دليل إلى المحاسبة المحوسبة هو عملية خطوة بخطوة التي يمكن إنجازها بسهولة وكفاءة. إذا كانت نهاية السنة المالية ، يمكنك البدء ببداية السنة المالية الجديدة. ليست هناك حاجة لإدخال البيانات من فترات سابقة ، باستثناء البيانات المالية في نهاية العام. إذا لم تكن نهاية العام ، فعليك أن تقرر ما إذا كنت تريد الانتظار حتى نهاية العام أو إدخال النظام في جميع البيانات التفصيلية حتى هذه النقطة في السنة.
قم بالبحث واتخاذ قرار بشأن أجهزة الكمبيوتر التي ستحتاجها لنظام المحاسبة المحوسب الخاص بك. معظم أجهزة الكمبيوتر اليوم لديها القدرة على الحصول على حزمة محاسبة جاهزة للشركات الصغيرة. تأكد من أن جهاز الكمبيوتر الخاص بك يحتوي على محرك أقراص ثابت به عدة جيغابايت من مساحة التخزين. مع مرور الوقت على السجلات المحوسبة الخاصة بك سوف تنمو وتريد أن يستمر الكمبيوتر بضع سنوات. ستحتاج أيضًا إلى معالجة النصوص وبرامج جداول البيانات ، بالإضافة إلى إمكانية استخدام الإنترنت والبريد الإلكتروني.
قم بإعداد جهاز الكمبيوتر الخاص بك وإنشاء اتصال الإنترنت الخاص بك. هذه الخطوة مهمة لأن جميع حزم برامج المحاسبة ستوفر مساعدة عبر الإنترنت متوفرة إذا واجهتك مشكلة. أيضا كجزء من إعداد جهاز الكمبيوتر الخاص بك إنشاء وسيلة للنسخ الاحتياطي للملفات الخاصة بك. يجب عليك الاحتفاظ بنسخة احتياطية من بياناتك كل يوم أو حتى أكثر عندما تعمل على شيء مهم. يمكن إجراء نسخ احتياطي للملفات بسهولة على محركات الأقراص المحمولة. من المهم إدراك أن نظام المحاسبة هو قاعدة بيانات يتم استرداد المعلومات منها عند الحاجة.
قم بالبحث واتخاذ قرار بشأن أفضل مجموعة برامج محاسبة لشركتك. معظم الشركات الصغيرة على ما يرام مع حزمة البرامج خارج منطقة الجزاء ، مثل QuickBooks أو Peachtree.
قم بإعداد حزمة البرامج باتباع القوائم المدمجة. إنشاء مخطط للحسابات لدفتر الأستاذ العام الخاص بك. قم بإعداد حساباتك المصرفية وأضف أي معلومات ضرورية عن البائعين والعملاء.
أدخل بيانات المعاملات التفصيلية اللازمة لجلب الكتب المحوسبة باستمرار. ستحتاج إلى إدخال بيانات مالية نهاية السنة من السنة السابقة كأرصدة البداية للسنة الحالية. ثم أدخل بيانات المعاملة التفصيلية لكل شهر من السنة الحالية حتى تكون محدثًا. إذا كانت نهاية العام ، قم ببساطة بإعداد الأرصدة الأولية للسنة الجديدة والعمل إلى الأمام ، وإدخال البيانات المحاسبية مع حدوث المعاملات والأحداث. أنت الآن تعمل على نظام محاسبة محوسب.
قرر ما إذا كنت ترغب في إدخال البيانات المالية للسنة السابقة في النظام. من أجل توفير السجل في السجلات المحوسبة ، يمكنك إضافة البيانات المالية من السنوات السابقة. يمكنك القيام بذلك شهريا ، فصليا أو سنويا يعود لعدة سنوات. ليست هناك حاجة لإضافة بيانات مفصلة للمعاملات إلى السجل ، ولكن يجب أن يكون هناك مسار يعود إلى السجلات اليدوية.
