عندما يتقدم شخص ما للحصول على وظيفة أو قرض أو إيجار ، فيمكن أن يتوقع أن يتم التحقق من حالة عمله من قبل صاحب العمل المحتمل أو المقرض أو المالك. إن إرسال خطاب طلب للحصول على شهادة توظيف يوفر منبرا للمستلم للرد بمعلومات صادقة ومقدمة بحسن نية ، كما يسمح لك بتخصيص الطلب. على سبيل المثال ، قد يحتاج مالك العقار فقط إلى التحقق من عمل المستأجر المرتقب والأجور الحالية ، وقد يكون المقرض مهتمًا بزيادات الأجور في المستقبل ، وقد يحتاج صاحب العمل المحتمل إلى معلومات أكثر تفصيلاً حول تواريخ توظيف مقدم الطلب وموقعه وتاريخ أجوره.
الحصول على الموافقة والمعلومات الهامة
تحتاج أولاً إلى الحصول على موافقة كتابية من مقدم الطلب لأن معظم الشركات لن تنشر معلومات حول موظف حالي أو سابق بدون إذن كتابي. إحدى طرق القيام بذلك هي أن يقوم مقدم الطلب بتوقيع نموذج تفويض. طريقة أخرى هي دمج قسم الموافقة في شهادة خطاب طلب التوظيف. يجب عليك أن تطلب من مقدم الطلب تقديم الاسم الصحيح والعنوان البريدي للمستلم. هذه المعلومات يمكن أن تختلف اختلافا كبيرا ، اعتمادا على صاحب العمل. على سبيل المثال ، قد يكون الاتصال هو قسم الموارد البشرية في شركة كبيرة أو صاحب العمل في شركة أصغر.
استخدام تنسيق رسالة العمل
يستخدم بعض أصحاب العمل نموذجًا قياسيًا لطلبات التحقق من التوظيف. ومع ذلك ، فإن الآخرين يغادرون الشكل والبيان الخاص بالطلب الذي يصل إليك. إذا كنت تكتب الخطاب بدون توجيهات رسمية ، فاستخدم تنسيقًا قياسيًا للنشاط التجاري واحتفظ بالطلب قصيرًا وواسعًا.
توجه مباشرة إلى الهدف
استخدم الفقرة الافتتاحية من الرسالة لتوضيح الغرض من موافقة الخطاب والعنوان. على سبيل المثال ، فتح مع بيان مثل "أنا تقديم طلب للتحقق من العمل". اتبع هذا عن طريق الرجوع إلى مرفق الموافقة المكتملة. وكبديل ، أدخل سطرين قبل التحية التي يقدم فيها مقدم الطلب موافقة كتابية. بيان بسيط مثل "أصر على الإفراج عن معلومات عملي إلى (الشركة أو الفرد)" ، يليها توقيع مقدم الطلب على خط منفصل يكفي.
حدد متطلبات التحقق الخاصة بك
بعد ذلك ، حدد المعلومات المطلوبة في الفقرة الثانية باستخدام تنسيق قائمة أو نقطي. على الرغم من أن المتطلبات المحددة في هذا القسم ستختلف وفقًا لاحتياجاتك وما إذا كنت تتعامل مع صاحب عمل حالي أو سابق ، فإن هذا يشمل عادةً ما يلي:
- الاسم الكامل لمقدم الطلب
- وظيفه
- مواعيد العمل
- معدل الدفع أو الراتب السنوي
- بالنسبة للموظف الحالي ، اطلب من صاحب العمل توضيح ما إذا كان المنصب مؤقتًا أو دائمًا
- أيضًا بالنسبة للموظف الحالي ، اطلب من صاحب العمل توضيح ما إذا كان من المتوقع أن تظل رواتب مقدم الطلب كما هي أو تتغير خلال الاثني عشر شهرًا القادمة
قم بإنهاء الرسالة
بعد تحديد متطلبات التحقق ، قم بتزويد اسمك ومعلومات الاتصال بك في الفقرة الثالثة. هذا يسمح للشركة بالاتصال بك إذا كانوا بحاجة للتحدث إليك عبر الهاتف. أضف إغلاقًا إلى الرسالة مثل "بإخلاص" أو "باحترام". وأخيرًا ، أغلق الرسالة عن طريق الطباعة وتوقيع اسمك ، وإدخال تاريخ الطلب.
