عندما تنفق أموالك الخاصة نيابة عن العميل أو صاحب العمل أو زملائك الموظفين أو شريكك في العمل ، يمكنك أن تتوقع استرداده.يمكن لوكلاء المبيعات والمدرسين والمحامين والمستشارين الماليين تحمل نفقات العمل المستحقة على أساس يومي. هذه النفقات تقلص هامش الربح الخاص بك بعيدا إذا كنت لا تحتوي عليها.
أرسل رسالة تعويض قبل أن تنفق
ما لم تنتظر الموافقة المسبقة سيؤدي ذلك إلى ضياع الفرصة ، طلب السداد قبل إنفاق أي أموال. يتيح لك جعل طلبك كتابة إنشاء ميزانية للحدث أو المشروع وتقديم مبرر مسبق لكيفية وسبب إنفاق المال الآن سيوفر المال في وقت لاحق.
أمثلة:
عزيزي ألن جيفريز:
أثناء تقديم أوراق التأسيس الخاصة بك ، علمت أن لجنة شركة أريزونا تتقاضى رسومًا بقيمة 35 دولارًا أمريكيًا للمعالجة السريعة لحجز اسم شركتك المطلوب. كما ناقشنا في اجتماعنا يوم الثلاثاء الماضي ، فإن اسم شركتك المرغوب فيه "Wild Turkey Surprise" يتطلب رسوم معالجة بقيمة 10 دولارات لحجزها خلال 120 يومًا القادمة. ستؤدي إضافة الرسوم المستعجلة إلى ضمان حجز الاسم بحلول يوم الجمعة ، 11 مايو بدلاً من يوم الخميس ، 17 مايو. يضمن دفع رسوم المعالجة العاجلة امتلاك الاسم قبل أن تقوم شركة Alphabet Sign بعمل إشارة النيون التي طلبتها للجانب الغربي من مطعمك. كما يمنحنا الوقت للحصول على رد من شركة وارنر براذرز لضمان عدم اعتبارهم انتهاكًا لعلاماتهم التجارية أو حقوق النشر الخاصة بهم.
وبما أن التوقيت مهم ، فسأقوم بدفع تكاليف المعالجة السريعة إذا لم أسمع منك في موعد غد ، وسأقدم طلب السداد الخاص بي مع تقرير النفقات الأسبوعية المعتاد.
بإخلاص،
Alexis Chapman، CPA، Chapman Business Services
لكل دييم آداب
تنص دائرة الإيرادات الداخلية على أن البدل اليومي يغطي الإقامة والوجبات والنفقات الطارئة عندما يسافر الموظف للعمل. يجب على الموظفين تقديم تقرير المصاريف في غضون 60 يومًا ، أو يصبح البدل اليومي من الضرائب الخاضعة للضريبة. يجب أن يتضمن التقرير تاريخ الرحلة ، والغرض التجاري وموقع الرحلة. يجب على الموظف أيضا إرفاق إيصالات للسكن. تصبح قيمة بدل البدل اليومي خاضعة للضريبة إذا لم يقدم العامل الخاص بك تقريرًا للمصروفات.
مثال:
عناية: روبرت مورغان ، مدير قسم المحاسبة
عزيزي روبرت مورغان:
مرفق مرفقاً تقريري عن نفقات شهر مارس 2018. لقد أرفقت إيصالاتنا للإقامات المزمعة لثلاث ليالي في فندق Sandes on Sanibel Island في الفترة ما بين 5 و 7 مارس في ندوة التدريب السنوية على المبيعات. لقد أضفت رسوم الإقامة لمدة ثلاث ليال إضافية في دنفر بولاية كولورادو في الفترة ما بين 7 و 12 مارس ، أثناء تعاملك مع إضراب الوحش في موقع وسط المدينة. أضفت أيضًا الإيصالات للتنظيف الجاف لمحلولتي بعد أن ألقى مهاجم بالون مائي مليء بالطلاء الأحمر في وجهي ، بالإضافة إلى تقدير تكلفة الزي الجديد. لم يتمكن المنظف الجاف من إزالة جميع البقع. لقد تضمنت اقتباسًا من Wearhouse للرجال و Ted's Clothiers و The Suit Depot لسترة جديدة وبنطلون وقميص لباس وربطة عنق وأحذية حيث أن جميعهم تعرضوا لأضرار كبيرة.
بإخلاص،
James S. Corwin، Sales Manager، Store # 3126، Phoenix، Arizona
معلمون
لا تعوض العديد من المدارس المعلمين عن أي مواد دراسية يمكن شراؤها. قد تغطي المناطق التعليمية جزءًا على الأقل من تكاليف التعليم المستمر ، بما في ذلك دفع تكاليف السفر والإقامة والكتب ورسوم الاختبار والمواد الدراسية. يمكنك خصم ما يصل إلى 250 دولارًا سنويًا في ضريبة الدخل الخاصة بك إذا لم تعيدك منطقتك. التشاور مع مديرك الرئيسي ومدرسة المدرسة قبل إنفاق أي أموال.
مثال:
عزيزي السيد بولك:
فصنف هذا العام أكبر بنسبة 10 في المائة عن العام الماضي ، لكني لم أحصل إلا على 15 كتاباً مدرسياً في حالة صالحة للاستخدام لطلابي البالغ عددهم 33 طالباً. على الرغم من أنك على صواب ، يمكن للطلاب مشاركة كتاب في الفصل ، إلا أنهم لن يتمكنوا من الدراسة معًا في المنزل. إن طباعة جميع صفحات المصنفات الإضافية هذه سوف تجعلني أقوم بالمرور خلال بدل نسخ الأوراق للعام بأكمله قبل 30 سبتمبر ، مما يترك لي أي خيار آخر غير شراء الكتب الدراسية الجديدة أو شراء المزيد من النسخ.
حسبت أنه حتى إذا كانت جميع الصفحات تطبع خالية من الأخطاء ، فسوف أحتاج إلى 32 رزمة إضافية من النسخ في الفترة ما بين 1 أكتوبر 2018 و 31 مايو 2019. وبمعدلات كبيرة ، تم اقتباس لي 4 دولارات لكل ريال ، بإجمالي 128 دولارًا. وبما أن معظم الآباء يدفعون بالفعل 65 دولاراً سنوياً في الرسوم المدرسية ، فإنني أشعر أنه سيكون عبئاً عليهم أن يطلبوا منهم دفع ثمن النسخ عندما يكون لدى أطفالهم كتب مدرسية بالفعل. أنا على استعداد لشراء الورقة بنفسي طالما أن المدرسة ستقوم بسدادها في وقت ما. على سبيل المقارنة ، أدرجت الأسعار من Staples و Office Depot و Walmart.
بإخلاص،
Angel Harris، Grade 5 Science، Rolling Hills Middle School
زميل الموظفين
إذا كنت تقرض المال أو الأدوات أو الإمدادات لزميل عمل ، يجب أن توافق مسبقًا على ما إذا كانت هذه هدية أو قرض. سيبذل معظم زملاء العمل جهدًا لتحقيق التوازن بين الكتب ، ولكن قد ينسى البعض سخاءك إلا إذا طلبت السداد. إذا قمت بإجراء اتفاق مكتوب من نوع ما ، فستحصل على دعم لقضية مطالبات صغيرة إذا لزم الأمر. إذا كان ترتيبك شفهيًا وخاصًا ، مع عدم وجود شخص آخر ، سيكون لديك حظ قليل في الحصول على أموالك أو ممتلكاتك.
أمثلة:
خطاب عينة لسداد المصروفات بإتفاق كتابي مسبق:
عزيزي بوب:
عندما اشتريت تصريح المرور الخاص بك لشهر مارس ، كان ذلك على أساس أنك ستقوم إما بسداد رصيدي أو شراؤني في أبريل. أرفقت نسخة من اتفاقية السداد التي وقعتها قبل أن أشتري منك تصريحًا. رجاءً أدفع لي 62 دولاراً هذا الجمعة أو سأضطر إلى إضافة رسم متأخر بقيمة 5 دولارات. شكرا لرعاية هذا في اسرع وقت ممكن.
بإخلاص،
رولاند
صيغة خطاب الاسترداد بدون موافقة خطية مسبقة:
عزيزي زاك:
بلغ مجموع وجبات الغداء الثلاثة التي اشتريتها الأسبوع الماضي 39.20 دولارًا. يرجى دفع نصف هذا المبلغ على الأقل يوم الجمعة والباقي بحلول 24 أبريل. أفهم أنك تكافح ، لكني استخدمت جزءًا من أموال الغاز هذا الأسبوع لشراء تلك الوجبات لك. نشكرك على الاهتمام بالمشكلة على الفور.
عضو فريقك ،
جانيت
