عند إدارة نشاط تجاري ، من الضروري الرد على الهواتف بطريقة احترافية ومهذبة. يظل الهاتف هو الوسيلة الأساسية للاتصال بين معظم الشركات وعملائها. إذا قرأت مراجعات تم إنشاؤها بواسطة العملاء على الأنشطة التجارية ، فستلاحظ أن العملاء يميلون إلى تكوين رأي عام عن الشركة استنادًا إلى كيفية معاملتهم على الهاتف. يقوم العملاء بإصدار أحكام استنادًا إلى عدد الحلقات قبل أن يتم الرد على مكالماتهم ، وكيف يتم استقبالهم على الهاتف ، وكم من الوقت يتم تعليقهم وما إذا كانوا راضين عند نهاية المكالمة.
التقط الهاتف قبل الحلقة الثالثة. في حين أن هذا قد لا يكون ممكنا في كل مرة ، يجب أن يكون هذا الهدف العام. يرى العملاء أنه غير محترف عندما لا يتم الرد على مكالماتهم على الفور. حتى إذا لم تتمكن من الوصول إلى المكالمة على الفور ، فعلى الأقل تحيي العميل واطلب منه الانتظار للحظة.
الرد على الهاتف بطريقة مهنية. بالنسبة لمعظم الشركات ، تعمل التحية القياسية بشكل أفضل ، وقد ترغب في إصدار سياسة شركة عالمية حيث يتم الرد على جميع المكالمات الهاتفية بالطريقة نفسها. استخدم تحية بسيطة تتضمن اسم الشركة وتسأل كيف يمكنك المساعدة. على سبيل المثال ، يمكنك قول شيء ما للتأثير ، "مساء الخير وشكرا على الاتصال بشركة XXX. كيف يمكنني مساعدتك؟"
الاستماع بنشاط أثناء تحدث العميل. ينزعج العملاء عندما لا يشعرون أن الشخص الآخر يهتم بهم أو يطلب منهم مرات عديدة لتكرار ما قالوه للتو. تجنب تعدد المهام أثناء الاتصال بالهاتف ، وإعطاء العميل كل انتباهك.
ابتسم بينما تتحدث. عندما تبتسم ، ستصادف أكثر متعة عبر الهاتف ويستجيب العملاء بشكل إيجابي لذلك. بالإضافة إلى ذلك ، تظل دائما ممتعة ومهذبة في جميع الأوقات ، حتى عندما يكون العميل غاضبًا وغير مقبول.
تحدث ببطء ووضوح أثناء شرح الأمور للعميل. لا يريد العملاء الشعور بالاندفاع ، مثل محاولة إخراجهم من الهاتف. من المهم بشكل خاص التحدث ببطء وبشكل واضح أثناء شرح العمليات المطولة أو تجاوز سياسات الشركة. أنت تريد أن تشرح نفسك تمامًا حتى يفهم العميل تمامًا ولا يترك أي أسئلة قديمة.
