هناك أنواع عديدة من الاتصالات الكتابية المستخدمة في الأعمال التجارية. تستخدم الشركات الاتصالات المكتوبة لإرشاد الموظفين على سياسة الشركة ، وإعلام العملاء حول المنتجات والخدمات ، وإطلاع المستثمرين على استراتيجيات الشركة. إن المفتاح لكتابة اتصالات فعالة للأعمال هو تخصيص الرسالة لجمهورك المستهدف. اكتب بطريقة واضحة وبسيطة وموجزة حتى يتمكن الناس من فهم رسالتك بسهولة.
رسائل البريد الإلكتروني
رسائل البريد الإلكتروني هي أكثر أشكال الاتصالات التجارية شيوعًا ، وفقًا لموقع Startupbizhub ، وهو موقع مرجعي على الإنترنت. يستخدم محترفو الأعمال رسائل البريد الإلكتروني لإرسال المستندات وإعداد الاجتماعات وتأكيد المواعيد والاتصال بمرشحي الوظيفة. على الرغم من ضعفهم النسبي ، يجب أن تأتي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كمحترف. تأكد من معالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لجميع الأطراف المقصودة. يمكن أن يؤدي ترك شخص واحد فقط إلى تعطيل فعالية البريد الإلكتروني. أيضا ، قائمة موضوع معين من البريد الإلكتروني الخاص بك في منطقة "الموضوع". تجنب كتابة فقرات طويلة في رسائلك الإلكترونية. بدلا من ذلك ، كسر النص الخاص بك مع فقرات قصيرة ورموز ، وفقا لمجلة فوربس على الانترنت.
اقتراحات
المقترحات هي وثائق تحدد المشاريع القادمة. على سبيل المثال ، يقدم مستشارو الأعمال ووكالات الإعلان مقترحات للشركات لمشاريع أو مهام خاصة. يمكن لمدير التسويق تقديم اقتراح إلى قسم البحث والتطوير لإجراء بحوث حول المنتجات. غالبًا ما تكون المقترحات عبارة عن صفحة واحدة أو صفحتين فقط. تستخدم العديد من الشركات نماذج محددة لمقترحاتها. تأكد من تحديد جميع خطوات ومهام المشروع بوضوح في اقتراحك. قم بتضمين التكاليف المرتبطة بكل مهمة محددة أيضًا. على سبيل المثال ، قم بسرد تكاليف الطباعة والبريد البريدية والبريد إذا كنت تكتب مقترحًا لمشروع بريد مباشر.
تقارير
التقارير هي نوع آخر من الاتصالات التجارية المكتوبة. تستخدم الشركات تقارير لإعلام الموظفين حول جوانب مختلفة من العمل. على سبيل المثال ، ستقوم الإدارة المالية بكتابة التقارير المالية لتلخيص الربح والمبيعات للشركة. وبالمثل ، قد يقوم مدير أبحاث التسويق بكتابة تقرير يلخص نتائج استطلاع هاتف العميل. اكتب تقاريرك بتنسيق منظم. تقديم مقدمة موجزة لتقريرك. على سبيل المثال ، أخبر مديري الأقسام كيف ومتى أجريت استطلاع هاتف عبر الهاتف. قم بتضمين الأهداف الرئيسية التي قصدتها للمشروع. لخص النتائج التي توصلت إليها في جسم تقريرك. إضافة الرسوم البيانية والرسوم البيانية لتوضيح مفاهيم أكثر تعقيدًا. قم بتضمين قسم الملخص التنفيذي في تقريرك الذي يبرز النتائج أو النتائج الرئيسية. علاوة على ذلك ، قم دائمًا بتضمين خطاب التقديم مع تقريرك لتقديمه إلى المديرين أو المديرين التنفيذيين.
الكتيبات
الكتيبات هي الأدب الذي يتميز بمنتجاتك وخدماتك. تستخدم الشركات كتيبات لبيع المنتجات أو مساعدة مندوبي المبيعات مع مكالمات البيع. الشركات تنتج الكتيبات في العديد من الأشكال والأحجام. بعض الكتيبات هي حجم الرسائل في حين أن الآخرين مطوية في النصف أو الثلث. استخدم الألوان والصور في الكتيبات الخاصة بك التي تتميز بالمنتجات أو الخدمات الرئيسية الخاصة بك. ﻗﻢ ﺑﻔﺼﻞ آﻞ ﺻﻔﺤﺔ ﻣﻦ اﻟﻜﺘﻴﺐ اﻟﺨﺎص ﺑﻚ ﻣﻊ وﺟﻮد ﻣﺴﺎﺣﺔ ﻓﺎرﻏﺔ آﺜﻴﺮة ، ﻣﻤﺎ ﻳﺠﻌﻞ اﻟﻜﺘﻴﺐ أآﺜﺮ ﻗﺮاءًا.
