على الرغم من أن الاتصال الكتابي له العديد من المزايا الواضحة على التواصل الشفهي ، مثل عدم الوضوح في المعنى ، والتكرار السهل والديمومة ، فإن الاتصال الكتابي ليس دائمًا أفضل خيار للأعمال أو التواصل الأكاديمي أو الشخصي. فهم مساوئ مواقف الاتصالات الكتابية لك لتحديد أفضل طريقة للاتصال لأي حالة.
مجهول
التواصل الكتابي أقل شخصية من التواصل الشفهي ، مما يجعله أقل مثالية للرسائل العاطفية. على سبيل المثال ، يشعر معظم الناس أن الأخبار المهمة ، مثل إطلاق النار ، أو الحصول على الترقية ، أو إنهاء العلاقة ، أو اقتراح الزواج ، يجب أن يتم الاتصال بها شخصياً. التواصل من خلال الكتابة أو البريد الإلكتروني هو أيضا أقل فعالية من التواصل الشخصي في بناء العلاقات الشخصية.
احتمال سوء الاتصال
لا يشمل الاتصال الكتابي الفروق الدقيقة في نبرة الصوت أو تعبيرات الوجه ، مما يزيد من سوء التواصل. يصعب نقل النكتة والسخرية في التواصل الكتابي ويمكن تفسيرها على أنها إهانات. هذا يجبر الناس على الكتابة بنبرة أكثر رسمية وجدية ، والمساهمة في الطبيعة غير الشخصية للتواصل الكتابي.
عدم وجود ملاحظات لحظية
يولِّد الاتصال الشفوي بشكل عام ردود فعل لفظية وغير لفظية ، والتي غالباً ما تُعلِم ملاحظات المتحدث التالية. ويفتقر التواصل الكتابي إلى هذا العنصر الهام ، وحتى مع بعض أشكال التواصل الرقمي مثل الرسائل النصية أو الرسائل الفورية ، فإن الردود المكتوبة تفتقر إلى التلقائية في التواصل الشفوي. لا يمكن تعديل الاتصال الكتابي على الفور لتلبية احتياجات الجمهور أو توضيح سؤال أو الرد على الطعن. بالإضافة إلى ذلك ، إذا حدث خطأ في التواصل ، فقد لا يكتشف الكاتب ذلك في الوقت المناسب لتصحيحه.
التكلفة والمواد والتخزين
غالبًا ما يستغرق الاتصال الكتابي وقتًا أطول من الاتصال الشفوي ، لذا قد يكون أكثر تكلفة بالنسبة إلى الأنشطة التجارية. بالإضافة إلى ذلك ، تتطلب النسخ المطبوعة من الاتصالات المكتوبة طابعات وحبرًا وورقًا ، كما تتطلب مساحة تخزين.في العديد من الحالات ، يجب أيضًا تخزين الاتصالات الإلكترونية ، على الرغم من أن تكلفة هذا التخزين من حيث المساحة والتكلفة أقل بكثير من تكلفة التخزين الثابت. سواء أكانت نسخة مطبوعة أو إلكترونية ، فقد يتم فقد أو تدمير المادة المخزنة عن غير قصد.
مسؤولية
قد يؤدي استمرار الاتصال الكتابي إلى خلق مشكلة تتعلق بالمسئولية. على سبيل المثال ، في حين أن الملاحظات المنطوقة يمكن نسيانها بسهولة ، يمكن استخدام رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات وغيرها من المستندات كدليل في المحكمة ، حتى بعد سنوات من كتابتها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن سهولة النسخ من التواصل الكتابي يجعله أكثر خطورة ؛ بينما قد تزعج نكتة منطوقة غير لائقة بعض الأشخاص ، على سبيل المثال ، يمكن على الفور إعادة توجيه البريد الإلكتروني غير المناسب إلى الآلاف من المستلمين.
