كتابة الإيصال باليد قد تبدو قديمة الطراز أو حتى مجاملة ، لكن العملاء يقدرون حقيقة أنك أخذت هذا الجهد الإضافي لضمان أن يكون لديهم سجل من نفقاتهم. حتى الشركات التي لديها إجراءات دفع تلقائية قد تعاني أحيانًا من انقطاع التيار الكهربائي وفشل خدمة الإنترنت. بدلاً من فقدان العمل ، يمكنك كتابة إيصال لبيع البضائع يدويًا إذا لم تتعامل في عمليات شراء كبيرة الحجم.
لماذا تقديم إيصالات؟
تقديم إيصالات دقيقة له فوائد عديدة لعملائك أنت ، التاجر. هذه الممارسة تحمي سمعتك كتاجر أو مزود خدمة. توضح قسيمة المبيعات التي قدمتها للعميل أنك استلم جميع السلع والخدمات التي قام بشرائها ، بالسعر الصحيح. كما يوثق الإيصال تفضيلات العميل المحدد. يساعدك تتبع تفضيلات العملاء وأنماط الشراء على تتبع المخزون وتخطيط الاستعادة.
بالإضافة إلى الحفاظ على الامتثال لمعيار مصلحة الضرائب ومعايير الصناعة ، فإن تقديم الإيصالات الدقيقة يقوم أيضًا بما يلي:
- يحمي موظفيك من الاتهامات الباطلة بالممارسات غير العادلة أو غير الشريفة.
- هذه الممارسة تسهل حل النزاعات.
- يساعد تقديم الإيصالات في إنشاء تواريخ بدء وانتهاء الضمان.
كيفية كتابة إيصال الدفع
لأغراض IRS ، يجب أن يشتمل كل إيصال دفع مصروفات الأعمال على اليوم والشهر والسنة التي تمت فيها المعاملة ، وقائمة بجميع العناصر المشتراة أو الخدمات المقدمة والمبلغ الإجمالي المدفوع. تحدد معايير الصناعة للشركات أنك تقوم أيضًا بتضمين اسم نشاطك التجاري ومعلومات الاتصال الخاصة بك بالإضافة إلى طريقة الدفع المستخدمة ، سواء كانت نقدًا أو شيكًا أو حوالة مالية أو بطاقة ائتمان أو تحويلًا إلكترونيًا للأموال.
هل الايصالات متطلب قانوني؟
في العديد من الولايات ، يجب على أصحاب العقارات تقديم إيصال إيجار كتابيًا إذا طلب المستأجر واحدًا ، بغض النظر عن وسيلة الدفع التي استخدمها المستأجر. تتطلب بعض الولايات فقط إيصالات الشراء التي تزيد عن مبلغ محدد بالدولار. حتى في المدينة التي لا يوجد فيها مثل هذه المتطلبات القانونية ، فإن أفضل ممارسات الصناعة تملي عليك تقديم إيصال لكل معاملة. بسيطة "هل تريد إيصالك؟" يفي بأي التزام قانوني أو صناعي في تلك الدول التي لا تتطلب منك توفيرها.
ما هو معنى إثبات الدفع؟
يتضمن إثبات الدفع إيصال الشراء الأصلي والشيكات الملغاة والكشوف المصرفية وبيانات بطاقة الائتمان. قد تكون صفحة تأكيد المعاملة أو رسالة تأكيد البريد الإلكتروني بمثابة إثبات للدفع أيضًا إذا تضمنت التاريخ ، وقائمة بجميع العناصر أو الخدمات التي تم شراؤها والطريقة المحددة للدفع التي تم استخدامها لإكمال عملية الشراء.
كيفية كتابة إيصال الدفع
سواء كنت تستخدم قالب إيصال أم لا ، اتبع هذه الخطوات لكتابة إيصال متوافق:
- اكتب رقم إيصال في الركن العلوي الأيسر من الإيصال. لتجنب إعطاء العميل رقم المعاملة نفسه ، ابدأ بالرقم 001 وانتقل من هناك. طالما أنك تضمن أيضًا تاريخ اليوم ، يمكنك استخدام نفس الأرقام في اليوم التالي.
- اكتب اسم شركتك ومعلومات الاتصال في أعلى الزاوية اليسرى. ضمّن هاتف العمل والفاكس وعنوان البريد الإلكتروني وموقع الويب ، إلى جانب ساعات العمل. لن تساعد هذه المعلومات العميل فقط في إثبات ما إذا كان الشراء عبارة عن نفقات تجارية أم لا ، ولكن قد يمر العميل بعنوانك وساعات العمل للأصدقاء والعائلة.
- تخطي السطر والبدء في إدراج جميع العناصر المشتراة ، مع وصف موجز لكل منها ، وتنتهي بسعر شراء العنصر في أقصى اليمين.
- توفير مجموع السعر الكامل قبل طرح أي كوبونات. بعد ذلك ، اتخاذ أي خصومات وتقديم المجموع الجديد. إضافة ضريبة المبيعات. أضف رسوم الشحن والتعامل كذلك إذا لم تكن عملية شراء داخل المتجر.
- وأخيرًا ، اكتب طريقة الدفع المستخدمة واسم العميل في السطر الأخير من الإيصال أو أينما ورد "تم الاستلام من". امنح العميل نسخة واحدة واحتفظ بالآخر لسجلاتك.
