عند كتابة تقرير ليتم عرضه في اجتماع ما ، يجب عليك اتباع بعض الإرشادات الأساسية ، التي ربما تكون قد تعلمتها في المدرسة. على سبيل المثال ، يجب أن تكون متأكدًا من الغرض من تقريرك ، تحتاج إلى التركيز على موضوع فرعي محدد بدقة وتحتاج إلى الكتابة مع جمهورك في الاعتبار.
معرفة سلفا الخلفيات التعليمية والعمل لمقابلة المشاركين. يساعدك هذا في معرفة مقدار الموضوع الذي تحتاج إلى شرحه. على سبيل المثال ، تخيل أنك بصدد صياغة تقرير عن عدد الحوادث في بعض التقاطعات بالبلدات التي سيتم عرضها في اجتماع لجنة المرور التالي. إذا كان لدى ثلاثة من أعضاء اللجنة الخمسة خلفيات في تطبيق القانون ، فلن تحتاج إلى توضيح عبارات مثل "التنقل في منعطف".
تذكر نصيحة معلم اللغة الإنجليزية في مدرستك الثانوية: لا تحاول التعامل مع الكون. اكتب عن جزء أصغر من موضوعك الرئيسي. إنه يجعل تقريرك أسهل للفهم. على سبيل المثال ، قد تكون "سلامة المشاة" هي الموضوع الرئيسي لتقرير دراسة حركة المرور ، ولكن تقريرك يقتصر على جزء واحد من هذا الموضوع - تحسين السلامة عند تقاطعين.
تأكد من توفير سياق كافٍ في المقدمة والاستنتاج. يساعد ذلك على مقابلة المشاركين لأهمية مقترحاتكم. على سبيل المثال ، إذا كان تقريرك يوصي بتوظيف ضباط شرطة مساعدين للعمل في المحكمة البلدية ، فستشرح المقدمة الخاصة بك نضال البلدية لمدة عام لتعويض الزيادات في الساعات الإضافية المدفوعة لضباط الشرطة. سوف يكرر الاستنتاج كيف أن هذا الاقتراح هو واحد فقط من العديد من المقترحات التي يمكن أن تساعد البلدية في سد الثغرات في ميزانيتها.
دع عنوان التقرير يشير إلى ما إذا كان قد تم جدولة الاجتماع لحل المشكلات أو لتوفير المعلومات.على سبيل المثال ، إذا اتصل المدير بالاجتماع لإبلاغ أعضاء الفريق بأن مبيعات الربع الأخير قد زادت ، فقد يكون عنوانك هو "مبيعات الربع الثالث: تأثير إجراءات خدمة العملاء الجديدة".
تهدف التقارير عادة إلى التأثير على تصرفات شخص ما. اذكر التعليقات التي تتوقعها - ومن من. على سبيل المثال ، قد يوصي تقرير مدير المدرسة حول زيادة درجات اختبار الطلاب بأن يوافق مجلس الإدارة على قرار يحول برنامج الدراسة التجريبية إلى برنامج دائم.
