كيف تكتب في الدقائق عندما تم عمل اقتراح ولكن لم يتم تقديمه في اجتماع

يتيح توثيق الإجراءات المتخذة خلال الاجتماع للمواضيع والقرارات ذات الأهمية التي يجب تذكرها لسنوات قادمة. يجب تسجيل جميع التفاعلات الرئيسية في الاجتماع ، بما في ذلك عند إجراء الحركات - حتى إذا فشلت الحركة في النهاية.

الغرض من محضر الاجتماع

يقوم المحضر بتوثيق القرارات والمناقشات التي جرت خلال الاجتماع. كسجل مكتوب ، فإن الدقائق يمكن أن تكون بمثابة الوثائق القانونية الاجتماع. قد يسجل أي نوع من الاجتماعات دقائق ، من مجلس إدارة الشركة الرسمي إلى اجتماع موظفي المؤسسة إلى اجتماع اجتماعي حول السياسات العامة.

أخذ محضر الاجتماع

مهارات تنظيمية والاستماع وتسجيل الملاحظات الاستثنائية تساهم بشكل جيد في تسجيل محضر الاجتماع. ليس كل ما يقال خلال الاجتماع يجب توثيقها ؛ بدلاً من ذلك ، ركز على النقاط الأساسية ، مثل:

• تاريخ ووقت ومكان الاجتماع

• قائمة الحضور

• الموضوعات الرئيسية التي نوقشت

• الاقتراحات

• القرارات التي تم الانتهاء منها

• اكتملت الإجراءات

• أي خطوات يجب تفعيلها قبل الاجتماع التالي

فشل الحركة

عندما يريد أحد الحاضرين في الاجتماع تقديم مسألة للنظر فيها ، يتم إجراء اقتراح. عادة ما يحتاج الأمر إلى معارضة - وهذا يعني موافقة شخص آخر على أن المسألة يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار - لكي يتم تحريك الاقتراح إلى الأمام ومناقشته. إذا لم يتم إعارتها، يطلق عليه اسم الحركة الفاشلة. ومع ذلك ، يجب توثيق أي اقتراح فاشل في المحضر. اكتب الذين صنعوا الحركة ، وماذا كانت الحركة تتألف ، والتي فشلت. على سبيل المثال ، قد تبدو إحدى طرق تسجيل ذلك كالتالي:

• اقتراح: يجب استبدال جميع أجهزة الكمبيوتر الموجودة في المكتبة بنماذج جديدة وحالية. حركة قدمها بيل سميث. حركة غير منتدبة فشل الحركة.

يمكن أن تفشل الحركات التي يتم إعارتها إذا لم تحمل ما يكفي من الأصوات. بعد إقرار الاقتراح والمضي قدما ، يناقش الحضور الاجتماع القضية المطروحة. يفشل الاقتراح إذا كانت أغلبية الناخبين لا تؤيد تمرير القضية. يجب تسجيل ذلك في الدقائق على هذا النحو:

• اقتراح: يجب استبدال جميع أجهزة الكمبيوتر الموجودة في المكتبة بنماذج جديدة وحالية. حركة قدمها بيل سميث. حركة معار من بوب جونز. كان التصويت 5-2 ضد. فشل الحركة.