عندما يطلب منك كتابة تقرير مهني ، قد تشعر بالارتباك حيال المعلومات التي يجب تضمينها. وكتابة الأعمال ، خاصة بالنسبة للتقارير ، غالبًا ما يكون لها شكل وأسلوب يجب اتباعهما. عندما تكون معتادًا على الكتابة بالشكل والأسلوب المطلوب للتقارير المهنية ، يجب أن تكون قادرًا على كتابة تقرير بسرعة وسهولة.
مراجعة نمط كتابة التقارير. على عكس كتابة السرد أو كتابة المقالات ، تتسم كتابة التقارير بالكفاءة العالية. يجب إزالة أي كلمات غير ضرورية ، وتكون اللغة بسيطة ومباشرة. استخدم الصوت النشط وتجنب المعلومات الزائدة عن الحاجة.
إضافة عناصر رصاصة كلما استطعت. بدلا من شرح شيء في شكل الجملة ، سوف يشرح ذلك التقرير بقائمة تعداد نقطي. على سبيل المثال ، لن تتم كتابة ميزات مشروع الأعمال في نموذج فقرة ، وإنما يتم سردها باستخدام التعداد النقطي.
تقسيم الفقرات بحيث يكون كل واحد فقط بضعة خطوط طويلة. كتابة التقرير لا تتضمن فقرات طويلة.
تجنب تضمين المعلومات التي يعرفها جمهورك بالفعل. مع مقال ، غالباً ما تفترض أن القارئ لا يعرف شيئاً عن الموضوع. عند كتابة تقرير ، احذف جميع المعلومات التي يعرفها جمهورك بالفعل. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب تقريرًا عن سياسة الشركة الجديدة لموظفي الإدارة ، فلا تقم بتضمين معلومات عامة حول شركتك قد يعرفها المدراء بالفعل. ومع ذلك ، قد يتم تضمين هذه المعلومات إذا كان التقرير لمجموعة من الموظفين الجدد.
تضمين مواد تكميلية مع تقرير الأعمال. يمكن استخدام أشياء مثل الرسوم البيانية والرسوم البيانية والصور الفوتوغرافية والجداول والرسومات التخطيطية وغيرها من الصور لتحسين التقرير وجعل المعنى أكثر وضوحًا.
ضع عناوين في جميع أنحاء التقرير لجعل الرجوع إلى الأقسام المختلفة أسهل للقارئ.
