تعتمد الشركات على الاتصالات المهنية والموثوقة لتبقى مربحة وتنافسية في السوق. يتواصل الموظفون مع زملاء العمل ، والمديرين ، والعملاء ، والبائعين ، ووسائل الإعلام والوكالات الحكومية ذات الصلة ، لذلك يمكن أن يكون لتوقف الاتصالات أثر كبير. على الرغم من التأثير السلبي والإحباط المهني ، فمن الضروري استخدام اللغة المناسبة عند تأنيب الموظف بسبب نقص التواصل.
التأكد مرتين
يعتبر عدم التواصل أحد الأسباب الرئيسية التي يحددها الموظفون عند الانتقال إلى وظيفة جديدة بسبب الإحباط مع الإدارة ، لذلك قبل إصدار التوبيخ ، خذ الوقت الكافي للبحث في المواقف المعنية لتحديد ما إذا كانت الإدارة أو الموظفين الآخرين يلعبون دورًا في انقطاع الإتصال. سيكون من الخطأ أن نوبخ موظفًا واحدًا بسبب مشاكل التواصل التي ترتبط بشكل مباشر بأفعال العمال الآخرين.
نغمة محايدة
يجب أن تظل اللغة المستخدمة لتوبيخ موظف بسبب نقص التواصل محايدة. عند الشروع في عملية الانضباط ، والحفاظ على لهجة المهنية بدلا من الانزلاق في الغضب ، والإحباط ، والتهكم أو سخرية. هذا يساعد على تسهيل نقاش فعال مع تجنب التشابكات القانونية المحتملة إذا اتخذ الموظف موقفاً بأن توبيخك عبر الحدود المقبولة.
تفسير
يجب أن تبدأ اللغة الأولية لتوبيخ الموظفين الذين يواجهون تحديات الاتصال من خلال طلب توضيح من وجهة نظرهم. يؤدي استخدام هذه اللغة الشاملة إلى جذب الموظف إلى العملية ، وطلب منه أن يكون مسؤولاً عن أفعاله. قد ينص طلب التوضيح على ما يلي: "الرجاء توضيح الظروف التي أدت إلى تأخرك في الاتصال بعملائنا الكرام لمدة ثلاثة أسابيع ، على الرغم من مكالماتها ورسائل البريد الإلكتروني المتكررة".
استشهاد الحوادث
تجنب العبارات العامة والواسعة عند تأنيب الموظف لمشاكل الاتصال. بدلاً من ذلك ، استخدم أمثلة محددة لوصف تقسيم الاتصال من منظور الإدارة. على سبيل المثال ، يمكنك الاستشهاد بتواريخ المكالمات الهاتفية غير المدققة ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير المتأخرة المقدمة والشكاوى المحددة المقدمة من العملاء أو المديرين أو الموردين. اربط كيف أدى كل حدث إلى تأثيرات سلبية على النشاط التجاري.
الآثار
التعبير عن خيبة الأمل بسبب افتقار الموظف إلى الاتصال ، ولكن لا تتحدث عن الاتهامات أو الانتقادات. الانتقال مباشرة إلى النتائج المباشرة لخيارات الموظف لتوبيخ أكثر فعالية. على سبيل المثال ، يمكنك تقليل مسؤوليات وامتيازات الموظف مؤقتًا حتى يكون لديه الموارد أو الدافع لضبط سلوكه. عند تعيين النتائج ، التزم بالخيارات التأديبية الموضحة في دليل شركتك لتجنب اتهامات بعدم الإنصاف أو الانضباط المفرط.
خطة عمل
نقل التوبيخ إلى منطقة أكثر إيجابية من خلال وضع خطة عمل مع الموظف لمعالجة مشاكله في الاتصال. قد يشمل ذلك تطوير خطة للرد على رسائل البريد الإلكتروني في غضون يومي عمل من أجل البريد غير المستعجل أو أي إطار زمني يبدو معقولاً بالنسبة لثقافة شركتك وصناعةك ، على سبيل المثال. كما يجب أن تحدد خطة العمل الإجراءات التأديبية المستقبلية التي ستتم في حالة استمرار عدم التواصل.
