كيفية كتابة اقتراح الشراء

عند إدارة مشروع أو فريق ، سيُطلب منك في نهاية الأمر شراء منتجات أو خدمات من شركة خارجية. لدى الشركات بروتوكولات تفصِّل مبالغ محددة بالدولار يمكن للموظفين التصريح بها نيابةً عن الشركة. إذا كانت عملية الشراء التي تتطلع إلى تحقيقها أعلى من الحد الأدنى المحدد ، فسيتعين على المشرف تفويض عملية الشراء. في هذه الحالات ، يتم استخدام اقتراح الشراء لتبرير الحاجة إلى الشراء ، خاصة عندما تكون النفقات كبيرة أو تؤثر على جزء كبير من العمل.

قم بإنشاء مخطط مقارنة. يجب أن يسرد المخطط كل مزود للخدمة أو الخدمة التي تبحث عنها ، وأن يحتوي على سمات ذات صلة بالعرض. على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن مورد لتقديم أنشطة بناء فريق للموظفين ، فستشمل الفئات: اسم الشركة والموقع وخيارات النشاط والخيارات حسب السعر والموظفين المكلفين والعملاء السابقين والإحالات / المراجع. تضمين أكبر عدد ممكن من السمات "في لمحة". هذا سيجعل من السهل مراجعة البيانات.

هل البحث الخاص بك. قم بتجميع قائمة من ثلاثة إلى خمسة بائعين يقومون بتوفير السلعة أو الخدمة التي تبحثون عنها. ويشير تضمين بائعين متعددين في الاقتراح إلى العناية الواجبة ويساعد مديرك على فهم سببك بسرعة. الحصول على اقتباس مكتوبة من كل مورد وملء مخطط المقارنة ببياناتهم. خطط وفقًا لذلك ، نظرًا لأن بعض الموردين يطلبون مهلة زمنية لتقديم عروض الأسعار. احصل على التزام من جهة اتصال البائع الخاصة بك عندما تتلقى اقتباسًا مكتوبًا. أخيرًا ، اطلب من البائع الحصول على مراجع من شركات قاموا بأعمال تجارية معها مماثلة لتلك التي تخصك.

استدعاء مراجع البائع. يمكن اعتبار جميع السمات الأخرى ، مثل السعر والخدمة ، متساوية ، ولكن لن يكون جميع البائعين مناسبين لشركتك. قد يكون للمنتج المنتج المناسب ولكن لا يمكنه تقديمه في الوقت المناسب. قد لا يكون لدى موردي الخدمات خبرة في نوع شركتك ولكنهم يقومون بعمل جيد مع أنواع أخرى. سوف تساعدك المراجع في الحماية ضد هذه النوعية من القضايا وتعزيز صحة اقتراحك.

اصنع قرار. قارن بين الموردين استنادًا إلى السمات التي حددتها والمراجع وعروض الأسعار المكتوبة. شارك النتائج التي توصلت إليها مع زميل لك تقيم قيمته وتطلب منه مساهمته. تبقى الهدف واختيار البائع مع أقوى قيمة للشركة.

قم بإنشاء مذكرة. قم بتوجيه الخطاب إلى صانع القرار للشراء. اكتب بيانًا موجزًا عن نيتك في الشراء ووضح بوضوح سبب ضرورة الشراء وما هي الفوائد التي ستحصل عليها للشركة. إذا كان بإمكانك حساب عائد استثمار ، فتأكد من تضمين تلك التفاصيل في المذكرة. وتشمل أيضًا البحث الذي أجريته ، والأساس المنطقي لقرارك والتكاليف المرتبطة به على المدى القصير والطويل.

قم بتوصيل المذكرة إلى مشرفك. قم بتضمين عروض البائعين ومخطط المقارنة كمرفقات. جدولة اجتماع مع مشرفك لمناقشة الشراء بالتفصيل الكامل. حاول أن تتوقع الأسئلة التي سيحضرها مشرفك وأن تأتي إلى الاجتماع المجدول بإجابات قوية وموثوقة.