إدارة العقود هي إدارة اتفاق ملزم قانونًا بين طرفين أو أكثر. يقوم مدير العقد بتطوير وثيقة العقد من طلب مكتوب للعروض وردود البائعين والمفاوضات مع مقدمي العطاءات. بعد توقيع العقد ، فإن مهمة مدير العقود هي ضمان الامتثال لما هو مكتوب في العقد. يعد عقدًا واضحًا وشاملاً وقابل للتنفيذ ضروريًا من أجل معالجة أي مشاكل تحدث أثناء تنفيذ العقد بنجاح ، بما في ذلك تحديات إدارة العقود الشائعة التي تمت مناقشتها في هذه المقالة.
العمل ليس ما هو متوقع
أفضل طريقة لتجنب التحدي المتمثل في عدم كون العمل المتوقع هو تحديد توقعاتك بوضوح في العقد الخاص بك. عادة ما يتم توثيق متطلبات العمل في بيان العمل. إشراك الأشخاص على جميع مستويات الأعمال في وضع المتطلبات وكتابة بيان العمل ، بما في ذلك المستخدمين النهائيين. لا تستخدم المصطلحات. تحديد جميع المصطلحات التجارية والاختصارات.
الميزانية أو المخطط الزمني هو تجاوز
في عقدك ، حدد بوضوح نطاق المشروع. تأكد من أن الميزانية والجدول الزمني المتفاوض عليهما واقعيين. إنشاء طريقة لتتبع الميزانية والجدول الزمني لضمان أنك مستهدف. وبهذه الطريقة ، يمكنك مراقبة الميزانية والجدول الزمني باستمرار طوال المشروع.
نقص الموارد مع المهارات المناسبة
من الضروري تسمية فريق المشروع على جانبي العقد الذين لديهم الصلاحية لتنفيذ العمل. يجب إدراج خطة تنظيمية كجزء من متطلبات العقد. في العقد ، حدد العناوين ، إن لم يكن الأفراد ، للعمل على المشروع ومهارات الدولة أو الشهادات التي قد تكون مطلوبة. ستتوسع الخطة التنظيمية في هذا الأمر ، بما في ذلك المخطط التنظيمي لجميع أعضاء فريق المشروع.
حالة المشروع غير معروف
تنص في العقد على أنه سيتم وضع خطة الاتصالات. يجب أن تتضمن هذه الخطة ما هو مطلوب من حيث تحديثات الحالة والاجتماعات الروتينية ، بالإضافة إلى تناول كيفية حدوث الاتصالات مع أجزاء أخرى من المنظمة ، وخاصة أولئك الذين يعملون في مشاريع تابعة.
التغيير يحدث
إن هيكلة العقد لضمان تحديد المخاطر ومراجعتها أسبوعياً من قبل الفريق هي أفضل طريقة للتحضير للتغيير. يجب أن يتضمن العقد متطلبات لتقييم المخاطر وتحديد الحلول للتخفيف من المخاطر. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تضمين عملية التحكم في التغيير الرسمي في العقد الخاص بك.
الدفع متنازع عليه
تحديد الأساليب والعمليات في العقد الخاص بك لمكافأة / معاقبة على أساس الامتثال للعقد. تحديد طرق لقياس التقدم. ضع معايير قبول دقيقة. يضمن هذا الوضوح في العقد أن يفهم الطرفان ما هو متوقع للقبول والدفع.
