يمكن للمساعدين الإداريين وأمناء النادي تخزين محاضر الاجتماع بطرق متنوعة. من الأفضل أن يكون لديك نسخة إلكترونية ونسخة مطبوعة بحيث يمكن استخدام نسخة احتياطية للآخر في حالة فقد نسخة واحدة أو تدميرها دون قصد.
حفظ الملف إلكترونيا
احفظ دقائق الاجتماع على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في نفس الموقع عندما يكون لمؤسستك اجتماع. اعطها اسم ملف مشابه في كل مرة بحيث يكون من السهل تحديد الملف الدقيق الذي تحتاجه في المستقبل. على سبيل المثال ، قد تقوم بتسمية محضر اجتماع مجلس إدارة غير ربحية "Board_Minutes_21 April 2011" ، ثم في الشهر التالي حفظه كـ "Board_Minutes_20 May 2011". إذا كان لديك أنواع مختلفة من الاجتماعات لتتبع دقائق ، احفظ كل منها في مجلد مختلف. يمكن تسمية أحدهم بـ "اجتماعات مجلس الإدارة" و "اجتماعات الموظفين" الأخرى ، ويتم الاحتفاظ بكل منهما في مجلد "الاجتماعات" على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
مخزن علي الانترنت
احفظ الدقائق الخاصة بك باستخدام خدمة تخزين المستندات عبر الإنترنت. عادة ما تفرض هذه الخدمات رسومًا ، ولكن في حالة سقوط جهاز الكمبيوتر أو الخادم ، يمكنك الوصول إلى الإنترنت من موقع آخر واسترداد ملفاتك.
الأسعار
قد تعرض شركات التخزين عبر الإنترنت فترة تجريبية مجانية لاختبار منتجها. على سبيل المثال ، يقدم LiveDrive الإصدار التجريبي المجاني لمدة أسبوعين ويتقاضى 6.95 دولارًا شهريًا لجهاز كمبيوتر واحد احتياطيًا و 16.95 دولارًا في الشهر لما يصل إلى ثلاثة أجهزة كمبيوتر للاحتفاظ بنسخة احتياطية على الإنترنت اعتبارًا من أبريل 2011. يحتوي كلا المخططين على نطاق ترددي غير محدود (المبلغ الذي يمكنك دفعه تحميل و رفع). يمتلك Elephant Drive إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 15 يومًا. وهي توفر خطة فردية بسعة تخزين تصل إلى 100 جيجابايت لجهازين كمبيوتر مقابل 9.95 دولار شهريًا أو 99.50 دولارًا سنويًا. تغطي الخطة العائلية ما يصل إلى خمسة أجهزة ، ولها ما يصل إلى 500 غيغابايت من التخزين مقابل 19.95 دولارًا في الشهر ، أو 199.50 دولارًا سنويًا.
نسخ ورقية
قم بطباعة نسخة من محضر الاجتماع. وضع فواصل مع شهر وسنة الاجتماعات في الموثق. أدرج نسخة الدقائق في قسم الشهر والسنة الصحيحين. عندما تملأ مجلداتك ، قم بتسمية العمود الفقري بسنة الدقائق ضمنها ، وابدأ ربط الموثق الجديد. ضع في اعتبارك الاحتفاظ بنسختين من محضر اجتماعك المخزن في موقعين في حالة حدوث شيء ما لأحدهما.
