إذا كنت تخطط لبدء مركز اتصال ، يمكنك بشكل آمن تعيين التوصية القديمة التي تفيد بأن الموقع هو كل شيء. نظرًا لأن اتصالك الوحيد مع العملاء - أو معظمهم على أية حال - لن يزورك مطلقًا ، فإن المساحة الكافية أكثر أهمية من المكان. متطلبات البنية التحتية وتخزين البيانات هي أيضا اعتبارات حيوية. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن بيئة العمل يمكن أن تصبح صاخبة تمامًا ، يجب ألا يكون التصميم الفعلي مريحًا لموظفيك فحسب ، بل يجب أن يقلل أيضًا من الضوضاء.
متطلبات لقطات مربع
تتحدث شركة Response Design Corp - المتخصصة في تصميم مراكز الاتصال - عن متطلبات المساحة من حيث "القدم المربع لكل مقعد" ، وتوصي بأن تسمح بعرض 125 إلى 150 قدمًا مربعًا لكل مقعد. "ينطبق هذا الرقم المساحي المربّع على جميع احتياجات المناطق المشتركة ، وليس فقط التكعيبية" ، يلاحظ "تصميم الاستجابة". أﻣﺎ ﺑﺎﻟﻨﺴﺒﺔ ﻟﻤﺴﺎﺣﺔ اﻟﺤﺠﻴﺮة ، ﻓﻬﻲ ﺗﺴﺘﺸﻬﺪ ﺑﻤﺮآﺰ اﺗﺼﺎل واﺣﺪ ﺣﻴﺚ ﺗﻢ ﺗﺰوﻳﺪ آﻞ ﻣﻤﺜﻞ ﻟﺨﺪﻣﺔ اﻟﻌﻤﻼء ﺑﻤﺴﺎﺣﺔ ﻣﻦ 33 ﻗﺪم ﻣﺮﺑﻊ. وبالجمع بين هذه النقاط ، إذا كنت تخطط للبدء بـ 10 هواتف ، فستحتاج إلى مساحة 330 قدمًا مربعًا تقريبًا للمقصورات و 920 إلى 1،170 قدمًا إضافيًا لغرفة الاجتماعات والحمامات وتخزين البيانات.
تحديد متطلبات البنية التحتية
العمل مع مستشار الاتصالات التجارية لتحديد احتياجات البنية التحتية. ومن أهم الاعتبارات أهمية التوصيلات الداخلية ونظام الهاتف ومتطلبات عرض النطاق الترددي. على سبيل المثال ، قرر ما إذا كانت خطوط الهاتف التقليدية ذات الدوائر الكهربائية القياسية أو بروتوكول الصوت عبر الإنترنت هي الخيار الأفضل. إذا اخترت VoIP ، فتحقق لمعرفة ما إذا كان الموقع المحتمل قد تم إعداده بالفعل لخدمة شبكة الألياف البصرية وما إذا كان بإمكانك إنشاء تكاليف أي تعديلات مطلوبة في دفع الإيجار أو ما إذا كنت تحتاج إلى دفع هذه التكاليف مقدمًا. يشير النطاق الترددي إلى معدل نقل البيانات ، والذي يحدد بدوره سرعة وكفاءة اتصالات الإنترنت الخاصة بك.
تحسين بيئة تخزين البيانات
لضمان وقت وموثوقية النظام ، قم بتركيب معدات البيانات في غرفة مغلقة مجهزة بنظام منفصل لتكييف الهواء ومعدات مراقبة الرطوبة. توصي شركة Avtech Software، Inc. ، وهي شركة متخصصة في درجة حرارة مركز البيانات والضوابط البيئية ، بدرجة حرارة الغرفة المحيطة التي تتراوح بين 68 درجة و 75 درجة فهرنهايت ، ومستوى الرطوبة النسبية بين 45 في المائة و 55 في المائة.
شراء البرامج والمعدات
في كتابه "مجموعة الدورات التدريبية لمركز الاتصال في Comdex" ، يوصي المؤلف ومؤسس الأعمال Vikas Gupta أن تبدأ جميع مراكز الاتصال الجديدة بخمس تقنيات أساسية. وتتضمن هذه الخدمات اتصالاً بالإنترنت ، وموزعاً للاتصال التلقائي ، ونظام استجابة صوتية تفاعلية ، وتكامل مهاتفة الكمبيوتر وأدوات الاتصال مع العملاء. إذا كان تركيزك على المكالمات الصادرة ، فستحتاج أيضًا إلى برنامج اتصال تنبؤي. سيحتاج كل وكيل أيضًا إلى كمبيوتر وسماعة رأس. تختلف أسعار البرامج والمعدات اختلافًا كبيرًا ، لذا يجب إجراء مقارنة بين المتاجر والحصول على ثلاثة عروض أسعار على الأقل قبل اتخاذ قرار الشراء.
تقليل الضوضاء
تساهم الهواتف الرنينية والمحادثات الجارية ومعدات التشغيل في بيئة عمل مزعجة. هذا يجعل تخطيط الأرضية والتخطيط وتصميم محطة العمل للحد من الضوضاء أمر حيوي. وتشمل خيارات تنفيذ ذلك تباعد محطات العمل بدلاً من تجميعها معًا ، مع إضافة لوحات حاجز الصوت بين محطات العمل ، وإنشاء واحد أو اثنين من المكاتب الخاصة لاستخدامها في الاجتماعات والمكالمات التي تتطلب خصوصية وطابعات سكنية وآلات نسخ بعيدة عن محطات العمل. يمكن للنباتات والمفروشات الناعمة المليئة بالضوضاء مثل الستائر والسجاد والوسائد والكراسي المبطنة أن تقلل الضوضاء أكثر.
