قاعدة المعرفة ، مثل الويكي ، هي مجموعة مدارة من المقالات والمعلومات المقدمة من قبل المستخدم. عادة ما يتم تخصيص مستودع من نوع المعرفة الأساسية لبرنامج أو عملية محددة ، ويمكن تقديم المعلومات من قبل المطورين أو موظفي الدعم الفني أو المستخدمين النهائيين. فالطبيعة الديمقراطية لقاعدة المعرفة تسمح لها بالنمو العضوي والسريع ، ولكنها تجعل أيضًا المعلومات صعبة الصيانة ، وفي أسوأ الحالات ، غير قابلة للاستخدام.
المحادثة الديناميكية
أكبر ميزة لقاعدة المعرفة هي أنه يسمح لمجموعة متنوعة من المستخدمين بالمساهمة في نتائج قاعدة المعرفة في وثائق حية وتوليد محادثة ديناميكية وذات صلة. ولأنها تتضمن مساهمات من التطوير والدعم التقني والمستخدمين النهائيين ، فإن الذين يقومون بالبحث على الإنترنت يمكنهم استكشاف نفس المشكلة من عدة وجهات نظر مختلفة ، مما قد يقودهم إلى حل لم يكونوا قد درسوه بمفردهم.
المستندات غير متناسقة
وكثيراً ما تؤدي أساليب الكتابة المختلفة ومستويات المعرفة لدى المساهمين إلى وثيقة غير مفهومة وغير قياسية ، والتي تعد واحدة من أكبر عيوب قاعدة المعرفة. يصبح التكرار هو القاعدة وليس الاستثناء ، ويمكن إضافة نفس الأخطاء إلى قاعدة المعرفة عدة مرات. لذلك يلزم إجراء صيانة مخصصة.
أيضا ، لأن قاعدة المعرفة تبدأ كقاعدة بيانات فارغة ، ليس من المناسب استخدامها كمصدر أساسي للوثائق لأي منتج أو عملية جديدة. تتطلب قاعدة المعرفة الوقت للبناء كسيناريوهات ويتم العثور على المشاكل وحلها وتوثيقها.
بروز المعلومات
إن الطبيعة الديمقراطية والعضوية لقاعدة المعرفة تعني أن أهم المعلومات من المحتمل أن تجعل نفسها بارزة ، في حين سيتم دفن المعلومات الأقل أهمية ، مما يعطي قواعد المعرفة وظيفة فرز طبيعية. إذا تم إرسال معلومات مكتوبة أو غير صحيحة بشكل سيء ، يمكن للمستخدمين الآخرين دفنها عن طريق استبدالها بمعلومات أفضل أو يمكن الإبلاغ عنها للحذف / المراجعة من قبل المسؤول.
الوثائق المؤرشفة
توفر المقالات القديمة المتروكة في قاعدة المعارف أرشيفًا آليًا للوثائق للإصدارات القديمة من المنتج أو العملية. أرشيف الأرشيف الطبيعي هو ميزة من قواعد المعرفة. عند إنشاء إصدارات جديدة من المنتج أو العملية ، يمكن إعادة تنظيم قاعدة المعارف أو إعادة تشغيلها لأرشفة المعلومات القديمة مع إبراز أحدث المعلومات بشكل بارز.
محاليل
يجب تعيين الموظفين المكرسين لقضاء ساعات قليلة في الأسبوع في البحث في قاعدة المعرفة عن القرارات الزائدة أو القديمة أو غير الدقيقة وحذفها حسب الحاجة. يجب تدريبهم على استخدام قاعدة المعرفة ومعرفة كيفية البحث عنها بفعالية حتى يتمكنوا من تحديد ما إذا كانت المقالة موجودة بالفعل قبل أن يساهموا في نسخة مكررة.
