الشركات اليوم محظوظة بوجود العديد من الأدوات المتاحة للمساعدة في تسهيل التواصل الفعال. بدءًا من تطبيقات المراسلة إلى مكالمات الفيديو ومنصات التعاون الجماعي عبر الإنترنت ، لا يوجد نقص في طرق التواصل مع الزملاء والعملاء والشركاء وأصحاب المصالح التجارية. على الرغم من وجود العديد من أنظمة الاتصالات المختلفة التي يمكن دمجها في عملياتها اليومية ، إلا أنه لا تزال هناك حاجة لخصائص الاتصال الفعال بغض النظر عن النظام الأساسي الذي يتم استخدامه.
الاستماع بعناية للمحادثة
الاستماع هو عنصر أساسي مطلوب للتواصل الفعال. في مجال العمل ، من المهم ممارسة الاستماع الفعال ، مما يعني بذل جهد لسماع وفهم ما يقوله شخص ما لك. إذا تحدث أحد الزملاء معك عن مشكلة مع أحد العملاء ، فمن المهم فهم التفاصيل قبل الدخول في حل.
لا يحب الأشخاص التحدث مع شخص لا يستهلك وقتًا للاستماع إلى ما يقولونه. لإظهار زميلك بأنك تدرج بنشاط ، يمكنك تكرار أو إعادة صياغة أجزاء من محادثتهما لإثبات فهمك للوضع مع العميل. طرح الأسئلة للحصول على توضيح التفاصيل هو أيضا وسيلة للاستماع بنشاط والحصول على فهم شامل للصورة الكبيرة.
اعرف جمهورك
يعد تعديل الرسالة بناءً على الجمهور معيارًا للتواصل الفعال. ما ستقوله لشخص واحد لن يكون مناسبًا لشخص آخر استنادًا إلى دوره في المنظمة ومعرفته بالموضوع. لتوصيل رسالتك بشكل فعال ، يلزمك تغيير لغتك ونغمتك والوسيط بحيث يناسب جمهورك.
على سبيل المثال ، قد تختلف الطريقة التي تتحدث بها مع مسؤول تنفيذي في مؤسستك عن الطريقة التي تتحدث بها مع أحد الزملاء ، حتى إذا كان محتوى رسالتك هو نفسه. يستخدم بعض الناس لغة أكثر رسمية مع الرؤساء بينما يستخدمون لغة العمل غير الرسمية مع الزملاء. ستؤثر ثقافة شركتك أيضًا على طريقة تواصلك مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
تكون موجزة وكاملة وصحيحة
ويساعد توفير اتصال موجز وموجز على تجنب التكرار والإحباط. من خلال إزالة التفاصيل غير الضرورية من الاتصال ، يمكنك تقليل فرص سوء الفهم. في هذه الأيام ، تكون امتدادات انتباه الأشخاص قصيرة ، لذا فإن توصيل رسائلك في غضون عشر دقائق أكثر فعالية من أخذ 30 دقيقة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقابل أحد العملاء بشأن فرصة مبيعات ، فأوضح لهم أنك تحترم وقتهم من خلال إبقاء عرضك التقديمي موجزا قدر الإمكان.
في حين أن التواصل الفعال قصير ومختصر ، إلا أنه يجب أن يكون كاملاً. هذا يعني أن الرسالة يجب أن تتضمن جميع الحقائق ذات الصلة ، ويجب تنظيمها منطقيًا ، لذلك من السهل اتباعها. استنادًا إلى الشخص الذي تتحدث معه ، يمكنك افتراض جوانب معينة من معرفته ، مع تقديم تفاصيل قد لا يعرفها. توفير المعنى الكامل للرسالة هو مفتاح التواصل الفعال. على سبيل المثال ، إذا كنت تتعامل مع شريك تجاري جديد وتناقش مستلزمات الشراء منه ، فمن الضروري تزويده بجميع مواصفات المواد التي تحتاجها. وبدون توفير هذه المعلومات القيمة ، قد لا يتمكن المورد من تسليم الأجزاء الصحيحة ، مما قد يسبب الإحباط والتأخير والعلاقات الضعيفة.
تقديم الحقائق كما هي دون المبالغة فيها هي واحدة من صفات مهارات التواصل الجيد وتجنب الغموض والارتباك. إذا كنت تتعامل مع شكوى لدى أحد العملاء مع أحد الموظفين ، على سبيل المثال ، يجب أن تحصل على تعليقات من كلا الطرفين لفهم المشكلة.
دمج التعليقات في الرسالة
التواصل الفعال ينطوي على تلقي وتلقي ردود الفعل في الوقت المناسب. تساعد التعليقات في إظهارك أنت والشخص الذي تتواصل معه سواء تم إرسال الرسالة وتلقيها بدقة. إذا كانت التعليقات غير كاملة تمامًا ، فقد يُظهر ذلك أنك لم تتواصل بشكل فعال أو أن المتلقي لم يفهم تمامًا معناه.
في بيئة العمل ، تكون التعليقات حرجة عند العمل في فريق. على سبيل المثال ، إذا كنت في منصب إداري ، فستحتاج إلى تزويد فريق العمل لديك بتعليقات بناءة حول أدائه ودوره ومهارات التواصل مع العملاء. ردود الفعل تشمل أيضا إعطاء الثناء ، والتي يمكن أن تعزز معنويات الشركة وزيادة الصداقة الحميمة.
بالإضافة إلى توفير التعليقات ، يتطلب التواصل الفعال استلامها أيضًا. التعليقات البناءة مفيدة لتحسين أدائك في العمل. إذا كنت مسؤولاً عن إلقاء خطاب خلال اجتماع على مستوى الشركة ، على سبيل المثال ، تأكد من سؤال الأعضاء الرئيسيين لموظفيك عن تعليقاتهم بعد الخطاب. ستخبرك ملاحظاتهم عما إذا كان حديثك فعالاً في توصيل رسالتك ، وسنوضح لك ما إذا كان الموظفون قد فهموا النقاط الرئيسية التي تريد التواصل معهم. سوف تظهر لك ملاحظاتهم أيضا المجالات التي تحتاج فيها إلى تحسين مهارات الاتصال الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا كان النقد هو أن الخطاب طويل للغاية ، فأنت تعلم أنه في المرة القادمة يمكنك العمل على أن تكون أكثر إيجازًا في اتصالك.
إظهار الاحترام من خلال المحادثة الخاصة بك
يعد احترام الأشخاص الذين تتواصل معهم معيارًا مهمًا للاتصال الفعال. يتحمس الناس أكثر للمشاركة معك إذا أظهرتم الاحترام لهم وأفكارهم. على سبيل المثال ، إذا كنت تستقبل أحد العملاء المحتملين للمرة الأولى ، يمكنك إظهار الاحترام من خلال مخاطبتها باستخدام اسمها ، مما يجعلها تشعر بالتقدير. إن أخذ الوقت الكافي للقراءة عن أعمالهم والتصدي لها في محادثتك يقطع شوطا طويلا لإظهار الاحتمال الذي تحترمه.
إذا كنت تتحدث مع أحد شركاء العمل عبر الهاتف ، فأظهر احترامك من خلال التركيز على المحادثة في متناول اليد. فبدلاً من التحقق من بريدك الإلكتروني أو تصفح الويب أثناء التحدث عبر الهاتف ، فإن البقاء على اتصال معه أثناء الاتصال الصوتي هو أمر محترم.
عند التواصل عبر البريد الإلكتروني مع الزملاء ، خذ بضع دقائق إضافية لمراجعة رسالتك ، بحيث تكون خالية من الأخطاء الإملائية والإملائية أو النحوية. أنت تظهر الاحترام من خلال أخذ الوقت الكافي لبناء رسالتك بعناية.
لا تنسى الاتصال غير اللفظي
تمثل الكلمات التي نستخدمها للتواصل أقل من 10 في المائة من الرسالة التي ننقلها. هذا يعني أن الإشارات غير اللفظية مهمة للتواصل الفعال. توضح نغمة صوتك الطريقة التي تشعر بها عند التواصل. إذا كنت تقصد أن تكون ودودًا ، على سبيل المثال ، فتأكد من أن نبرتك ودية.
تساعد إيماءات يدك وموقفك ولغة جسدك على التعبير عن معاني كلماتك. يؤدي عبور ذراعيك إلى أن تكون دفاعيًا أو مغلقًا أثناء إجراء الاتصال البصري مما يدل على أنك تبحث عن إجراء اتصال.
انتبه إلى الإشارات غير اللفظية التي يرسلها الشخص الذي تتحدث إليه. سيوضح لك موقفهم ونغمتهم ولغتهم كيف يشعرون بما تقوله ويمكنهم المساعدة في توجيه الطريقة التي تتواصل بها معهم.
متطلبات نظام التواصل الجيد
يتطلب نظام التواصل الجيد أن تختار نظام الاتصال الصحيح للوظيفة التي في متناول اليد. مع وجود العديد من الخيارات المتاحة مثل الهاتف والمراسلة والبريد الإلكتروني وشخصيًا ، يتعين عليك اختيار الوسيط الأنسب لموضوع المحادثة. على سبيل المثال ، لن تقوم بنص رئيسك على الاستقالة من منصبك أو لطلب زيادة. هذه الأنواع من المحادثات الهامة يجب أن تتم شخصيًا. وبالمثل ، لا تحتاج إلى اجتماع شخصي لقضايا الأعمال البسيطة ، والتي يمكن توصيلها عبر البريد الإلكتروني لتوفير الوقت والموارد.
