في حين أن الشركات من أي حجم تقريبا يمكن أن تستخدم نظام المؤسسة ، في معظم الحالات تشير المؤسسة إلى منظمة من 500 أو أكثر من أجهزة الكمبيوتر المتصلة بنفس الشبكة. وبغض النظر عن حجم الشركة ، فإن أنظمة المؤسسات التجارية تشترك في شيء واحد: فهي تقلل من الجهد المطلوب من المديرين والموظفين في إدارة المعلومات. تقوم أنظمة المؤسسات بدمج المعلومات والعمليات المستخدمة في جميع أنحاء المؤسسة ، ومن الناحية المثالية ، يمكن الوصول إليها من مكان واحد.
تتوفر ثلاثة أنواع مختلفة من أنظمة المؤسسة اليوم:
- تخطيط موارد المؤسسات: تخطيط موارد المؤسسات
- CRM: إدارة علاقات العملاء
- SCM: إدارة سلسلة التوريد
فهم منصة برمجيات المؤسسة
أي شخص لديه جهاز كمبيوتر أو هاتف جوال مألوف بالفعل مع نوعين من البرامج: أنظمة التشغيل والتطبيقات. تعمل أنظمة التشغيل ، مثل Microsoft Windows و Linux و Android و Apple iOS ، على الوصول إلى الأجهزة وتوفير نظام أساسي يمكن للتطبيقات تشغيله. التطبيقات أو التطبيقات ، هي البرامج التي تستخدمها لتشغيل الألعاب ولعمل عملك.
في بيئة الأعمال ، عادة ما تكون أجهزة الكمبيوتر متصلة في شبكة من خلال واحد أو أكثر من أجهزة الكمبيوتر القوية تسمى الخوادم. قد يكون الخادم موجودًا في مكتبك ، أو قد يكون في مكان آخر ، يمكنك الوصول إليه عبر الإنترنت. تسمى التطبيقات الموجودة على الخادم ، والتي يمكن لأي شخص في الشركة استخدامها في نفس الوقت ، برنامج المؤسسة. يمكن للشركة استخدام برامج المؤسسة للقيام بأشياء مثل جرد المسار وإدارة المبيعات والدفعات وتخزين معلومات العملاء وسجلات الموظفين.
نصائح
-
عندما يتحدث الناس عن السحابة ، فإنهم يشيرون إلى خادم أو مجموعة من الخوادم التي يتم الوصول إليها عبر الإنترنت.
تخطيط موارد المؤسسات: نظم تخطيط موارد المؤسسات
عندما يكون لديك العديد من وظائف الأعمال التي تريد الوصول إليها على نظام المؤسسة ، فإن حزمة برمجيات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) غالباً ما تكون منطقية.مثلما تقوم Microsoft بتجميع تطبيقات سطح المكتب الخاصة بها مثل Word و Excel و Powerpoint في حزمة واحدة ، والتي يمكن أن تعمل جميعها معًا ، يقوم برنامج ERP بتجميع تطبيقات المؤسسات في حزمة واحدة يمكن أن تعمل أيضًا معًا. يمكن شراء هذه التطبيقات ، التي تسمى عادة الوحدات النمطية ، في حزم ثم ، كما تحتاج إلى مزيد من الوظائف ، يمكن إضافة وحدات إضافية.
يمكن أن تتضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات عادةً أنظمة علاقات العملاء وإدارة سلسلة التوريد في وحداتها.
CRM: نظم إدارة علاقات العملاء
يشبه برنامج إدارة علاقات العملاء نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، ولكن كما يوحي اسمه ، فهو يركز على بيانات العملاء. وغالبًا ما يتم استخدامه للمبيعات وخدمة العملاء والتسويق. يمكن إدخال أي تفاصيل حول عملائك في نظام إدارة علاقات العملاء ، والتي يتم توفيرها لأي شخص آخر في عملك. يمكن تخزين معلومات الاتصال الشخصية لأشخاص مختلفين في مؤسسة العميل ، بالإضافة إلى شراء السجل والشكاوى والعائدات. بمجرد إدخال هذه البيانات ، يمكن استخدام نظام CRM للتنبؤ بالمبيعات ويساعدك على تحديد فرص التسويق.
CSM: نظم إدارة سلسلة التوريد
تدور برمجية CSM حول الموارد واللوجستيات المطلوبة لإخراج المنتجات إلى عملائك. وتشمل سلسلة التوريد المشتركة مصادر المواد الخام من الموردين ، وطلبها وتتبع الشحنات ، ثم تتبع المواد التي يتم إنتاجها من خلال عملية التصنيع ، وتخزينها في مستودع ثم شحنها إلى العملاء. بشكل صحيح ، يمكن لنظام CSM أن يضع أوامر مع الموردين بشكل تلقائي قبل الحاجة إلى المواد الخام ، بالإضافة إلى تتبع كفاءة كل قسم عند تصنيعه.
استكشاف أنواع مختلفة من وحدات تخطيط موارد المؤسسات
يمكن للوحدات المختلفة الوصول إلى تلك البيانات وعرضها على الموظفين حسب الحاجة. بدون مثل هذا النظام ، قد يستخدم قسم المحاسبة نظامًا واحدًا ، وهو قسم آخر لقسم المبيعات ، بينما يستخدم المستودع نظامًا ثالثًا. وستظل معلومات كل إدارة في صومعتها الخاصة ، والتي يتعذر الوصول إليها من الإدارات الأخرى.
لنفترض ، على سبيل المثال ، أنك تمتلك شركة صنعت أحذية المطر. بدون نظام مؤسسي ، سوف يعمل كل قسم بشكل مستقل عن الآخر. إذا كان قسم المبيعات قد وصل إلى عميل جديد ، فسيتعين عليه الاتصال بالمحاسبة للحصول على إعداد العميل والموافقة عليه للائتمان. بمجرد الموافقة ، يجب على قسم المحاسبة عندئذ إخطار قسم المبيعات بأنه يمكن معالجة الطلب الأول. ثم يتعين على شخص ما التنسيق مع المستودع وقسم الإنتاج ، في حين أن كل من قسم المشتريات وإدارات الموارد البشرية سيحتاج إلى إحضار كل منها لضمان وجود ما يكفي من الإمدادات والعاملين لمعالجة الطلب. ستتضمن كل خطوة من هذه الخطوات رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية في جميع أنحاء الشركة ، بالإضافة إلى العميل حتى يتم شحن الطلب.
باستخدام نظام مؤسسي ، من خلال وحدات مختلفة ، يمكن أن يتم كل هذا تلقائيا والكثير منه دون أي تفاعل بشري ، مما يزيد من سرعة العملية ويقلل من الخطأ البشري.
وحدة المبيعات: تقوم مندوبة مبيعاتك بإيصال عميل جديد ، وهي سلسلة ملابس للبيع بالتجزئة تقع في كندا ، وترغب في شراء 1،000 حذاء من نفس التصميم وأحجام مختلفة. إنها تدخل معلومات العميل في وحدة المبيعات.
وحدة المحاسبة: يتلقى قسم المحاسبة إشعارًا بإضافة عميل جديد. يتحققون من معلومات العميل ويديرون فحص الائتمان. بمجرد الموافقة على طلب العميل ، يحصل ممثل المبيعات على تأكيد ، بما في ذلك سعر البيع وخصم العميل.
وحدة المخزون: وبينما يؤكد مندوب المبيعات على الأمر ، يخبرها النظام بوجود 200 من هذه الأحذية في المخزون ، والتي يمكن شحنها على الفور. يجب أن يتم تصنيع الأحذية المتبقية ويمكن شحنها في غضون أسبوعين.
وحدة الانتاج: بمجرد تأكيد الطلب ، يتم إخطار مدير الإنتاج أنه يحتاج إلى 800 حذاء من الأحجام المطلوبة.
وحدة الموارد البشرية: مع أحدث طلب ، يتم إخطار الموارد البشرية بأنها وصلت إلى حد جديد ، وبناءً على توقعات المبيعات المحدثة للربع ، يجب توظيف اثنين من الموظفين الآخرين.
وحدة المشتريات: تؤدي الطلبات الجديدة للأحذية تلقائيًا إلى تقديم طلب إلى الشركة المصنعة لمطاط الشركة للحفاظ على المخزون عند الحد الأدنى.
وحدة تتبع الطلب: يمكن للعميل الكندي الجديد تسجيل الدخول إلى موقع شركتك لمعرفة متى سيتم شحن الطلب. يعرض النظام أيضًا المنتجات الأخرى التي تم طلبها من تجار التجزئة في الشهر الماضي.
وحدة دعم القرار: أنت ترى أن الطلبات إلى كندا مزدهرة ، مما يتيح لك البيانات التي تحتاجها لتحديد ما إذا كنت تريد تعيين مندوب مبيعات لهذا البلد أم لا. بالنظر إلى الأنماط المحددة التي تبيعها هناك ، تدرك أنه قد تكون هناك أسواق لأحذية ذات نمط مماثل لهذه السوق الجديدة.
فوائد وفشل أنظمة المشاريع
يمكن أن يساعد اختيار برامج المؤسسة المناسبة على تحسين الإنتاجية وخفض التكاليف وزيادة المبيعات وجعل القرارات الإدارية أكثر فاعلية. في عصر التجارة العالمية ، إذا كان منافسوك يستخدمون بالفعل حلول المؤسسات لتبسيط تدفق المعلومات الخاصة بهم ، فإن عدم وجود منصة للمؤسسة قد يجعلك أقل قدرة على المنافسة وقد يعرض عملك للخطر.
من ناحية أخرى ، فإن تبني حل مشروع يشبه إلى حد كبير وضع كل بيض البيانات في سلة واحدة. مشكلة في التثبيت يمكن أن تشل كل قسم. في استطلاع عام 2015 ، وصف 21٪ من المستجيبين طرح حل ERP الخاص بهم بأنه فشل. يمكن أن تشمل المشاكل ما يلي:
- تدريب الموظفين بشكل غير صحيح لتشغيل النظام الجديد.
- عدم فهم متطلبات الموظفين.
- غير صحيح تهيئة البيانات المطلوبة للنظام للوصول.
- عدم حماية البيانات الحساسة من الوصول إليها من قبل المخترقين.
في حين أن بعض المشاكل قد تسبب الصداع لبضعة أسابيع فقط ، قد يستمر البعض الآخر لعدة سنوات. تاريخياً ، كان من المعروف أن عمليات تنفيذ المشاريع الضعيفة أدت إلى انخفاض مليار دولار من الشركات. تسببت دراسة الحالة الكلاسيكية في تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات السيئة مرة واحدة في فشل هيرشي في جلب الشوكولاتة إلى سوق البيع بالتجزئة في عيد الهالوين ، مما تسبب في انخفاض حاد في أسعار أسهمها. في السنوات الأخيرة ، تم إلقاء اللوم على دخول "تارجت" الفاشل إلى كندا في تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات بشكل ضعيف.
