كيفية تشغيل الجرد الكنسي

يمكن أن يكون المخزون للمؤسسات الدينية من العناصر المادية ومجموعات المهارات لأعضاء الجماعة الذين يرغبون في التبرع بوقتهم. يجب أن يتم احتساب أولئك الذين يرغبون في التبرع بوقتهم وخبرتهم حتى يتم استغلالهم بشكل صحيح لمصلحة الكنيسة. يجب توثيق أصول الكنيسة الفيزيائية كتابةً مع المستندات المخزنة بأمان في مواقع متعددة. يمكن لعدة أشخاص المساعدة في إعداد جرد أولي كنسي ، ولكن يجب أن يتم تعيين الصيانة والتخزين الآمن له إلى أحد الأشخاص المعينين. قد يستغرق جمع المخزون الأولي ما دام أسبوعًا ويجب ألا تستغرق عملية تسوية الجرد السنوي أكثر من يوم أو يومين. يتطلب هذا المشروع الاهتمام بالتفاصيل.

العناصر التي ستحتاجها

برنامج جداول البيانات
الإنترنت
طابعة / ناسخة
الحافظة
قلم
ملصقات

جرد العناصر المادية

احصل على نموذج مخزون كندي جاهز من الإنترنت أو أنشئ برنامجك الخاص باستخدام جداول البيانات. في الجزء العلوي من النموذج ، قم بتضمين اسم المؤسسة ومساحاتها لكل من رقم الورقة واسم الموقع. وأسفل ذلك ، أنشئ أعمدة بعنوان "الرقم التسلسلي" ، وصف العنصر ، "" التاريخ المكتسب ، "" القيمة المبدئية "، و" الاحتفاظ / التصرف ". اطبع نسخًا كافية من النموذج لاستخدامها في كل غرفة من غرف الكنيسة ووضعها في الحافظة.

التمييز بين الإمدادات والمعدات ، مشيرا إلى مبلغ دولار يحدد مقدار التمييز. على سبيل المثال ، تعتبر البنود ذات التكلفة أقل من 500 دولار كل الإمدادات في حين تعتبر البنود التي تزيد تكلفة كل منها على 500 دولار من المعدات. بسبب قيمته ، يجب أن يتم جرد المعدات في حين أنها غير ضرورية لمستلزمات المخزون.

إنشاء قائمة تسلسلية للأرقام التسلسلية باستخدام برنامج جداول البيانات وطباعة الأرقام ، كل واحدة ، على تسميات 1 بوصة. يجب أن يتم أخذ الأرقام التسلسلية في المرة الأولى بتنسيق الأرقام الفريد. الرقم الفريد هو الرقم الذي سيتغير بالتتابع ، على سبيل المثال: 2011-10-1 ، 2011-10-2 ، 2011-10-3.

تبدأ في غرفة واحدة وتحديد جميع العناصر التي تحسب كمعدات. بمجرد تحديدها ، قم بإرفاق ملصق رقم تسلسلي واحد في أسفل كل عنصر حتى يمكن تعقب العناصر.

لاحظ رقم الورقة واسم الغرفة باستخدام نماذج المخزون في الحافظة. لكل عنصر معطى رقم تسلسلي ، قم بتسجيل البيانات في كل الحقول الموجودة في نموذج المخزون.

يجب أن يحتوي حقل الوصف على نظرة عامة على العنصر. يجب أن يحتوي الحقل التسلسلي على الرقم الذي قمت بتثبيته في أسفل العنصر. عند أخذ معلومات الجرد الأولية ، قد لا يكون التاريخ المكتسب والقيمة الأولية متاحين. إذا كان الأمر كذلك ، أكمل النموذج وفقًا لذلك. إذا لم يكن كذلك ، فاكتب التاريخ الحالي في الحقل المكتَن للتاريخ ، ثم قم بتقييم القيمة. إذا تم الاحتفاظ ببند ، ما عليك سوى وضع علامة في الحقل. إذا كان يتم التخلص منها ، لاحظ تاريخ التخلص.

الانتقال من غرفة إلى غرفة مكرر الخطوتين 4 و 5. تذكر أن تستمر في ملاحظة رقم الورقة واسم الغرفة في أعلى كل ورقة أثناء تغيير المواقع.

قم بعمل نسخ واحدة من نماذج الجرد المكتملة. ضع نسخة واحدة لكل منهما ، بترتيب تسلسلي حسب رقم الورقة ، في رابط من ثلاثة عصابات. ضع رابطًا واحدًا في موقع آمن وخارج الموقع والآخر في الموقع في أحد المكاتب الإدارية. اتبع إجراءات المخزون مرة واحدة على الأقل كل عام.

جرد مجموعات المهارات

احصل على نموذج متطوّع كنسي جاهز من الإنترنت أو أنشئ برنامجك الخاص باستخدام برنامج جداول البيانات. تضمين حقول "الاسم" و "العنوان" و "رقم الهاتف" و "عنوان البريد الإلكتروني" و "الأيام المتاحة" و "ساعات العمل المتاحة في الأسبوع". في عمود أسفل الصفحة ، أدرج مجموعات المهارات والأدوار المطلوبة وتعليمات للمتطوعين لتدوير مجالات الاهتمام ، مثل سائق الحافلة ، ومتطوع خدمة الطعام ، وتنسيق الأنشطة ، وكاتب تبرعات مخزن الطعام.

قم بتوزيع النموذج خلال مدرسة الأحد أو خدمة الكنيسة أو إرساله عبر البريد مع طلب عودته إلى موقع معين في أو قبل تاريخ محدد.

إدراج النماذج في الموثق ذي الثلاث حلقات ، أو لسهولة الاستخدام ، وإنشاء قاعدة بيانات رقمية مع المعلومات والاهتمامات الشخصية للمتطوعين. بهذه الطريقة ، يمكن إجراء اتصال مباشر مع أعضاء الجماعة المهتمين ، ويمكن للموظفين الإداريين رؤية الموارد المتاحة للكنيسة بدقة.

توزيع استمارات تطوعية جديدة في موعد لا يتجاوز مرة واحدة سنوياً. إذا لم يتم إرجاع النماذج المحدثة إلى الشخص الذي ملأها سابقًا في العام السابق ، فقم بإجراء اتصال هاتفي لتحديد ما إذا كانوا لا يزالون يرغبون في التبرع بوقتهم في المناطق التي لاحظوها سابقاً وإجراء التغييرات وفقًا لذلك.

نصائح

توفر ترجمة بيانات ورقة الجرد المادية إلى جدول بيانات رقمي نقطة ثالثة لحفظها.

إن إضافة عناصر جديدة إلى المخزون كما هي ستضمن أن تاريخ الاقتناء والقيمة الأولية قد تم تسجيلها بشكل صحيح.

قم بمراجعة نموذج المتطوعين سنويًا لتشمل مجموعات أو مراكز مهارات جديدة.