كيفية تتبع الجرد

إن تتبع المخزون ليس بالتأكيد أحد أكثر الأجزاء متعة في إدارة أعمال المنتجات. يتطلب العمل اليدوي الشاق (الرفع ، التحرك ، العد) ، العمل الورقي والكثير من الوقت الذي يقضيه الكمبيوتر. والخبر السار هو أنه بمجرد الانتهاء من إنشاء نظام تتبع المخزون الخاص بك ، سيصبح عملك أكثر كفاءة. ستتمكن من تتبع الاتجاهات في المبيعات والعوائد ، وستعرف متى يكون الوقت المثالي لطلب المزيد من المنتجات أو تصنيعها ، وستتمكن من وضع بياناتك المالية وملخصاتها في نهاية العام بشكل أسرع.

عد منتجاتك لتحديد مخزون البدء. بمجرد الحصول على الأرقام النهائية الخاصة بك ، قم بتصنيف المستودع أولاً حسب اسم المنتج ، ثم حسب السمات المحددة الأخرى للمنتجات مثل اللون أو الحجم أو التاريخ أو النمط. على سبيل المثال ، إذا كنت تحمل قمصانًا مطرزة كمخزون ، فستحتاج إلى تصنيفها حسب الرسالة على القميص ، ثم حسب اللون ، ثم حسب الحجم. هذا يجعل من السهل عليك تتبع والعثور على المخزون الذي تحتاجه.

إنشاء جدول بيانات في Microsoft Excel لتتبع المخزون إذا كان لديك أقل من 10 أنواع من المنتجات في المخزون. قم بإنشاء ورقة عمل جديدة لكل منتج وابدأ بإدراج عدد الجرد الأولي. من تلك النقطة ، اطرح جميع مبيعات كل منتج تخرج حسب معلومات السجل الخاص بك على أساس أسبوعي. أضف مخزونًا جديدًا عند وصوله. قم بضبط إجمالي المخزون عند وجود إرجاع المنتج. تأكد من تضمين التاريخ المجاور لكل إدخال.

إذا كان لديك أكثر من 10 أنواع من المنتجات لجردها ، ففكر في إعداد قاعدة بيانات جرد في Microsoft Access بدلاً من ذلك (راجع موارد ارتباط إلى قوالب يمكنك استخدامها). قوالب مخزون قاعدة بيانات Microsoft Access أكثر جاذبية وأتمتة وسهلة الاستخدام. كما يتيح لك طباعة تقارير المخزون مريحة لتتبع المبيعات وإضافات المخزون والعوائد.

إذا كنت بائع تجزئة متجرًا يبيع العديد من العناصر المختلفة ، فاشترِ برنامجًا لإدارة المخزون المحترف للتكامل مع ماسح الباركود والسجل (التسجيلات) في متجرك. سيكون هذا مكلفًا ، ولكنه يستحق التكلفة نظرًا لأنه سيصبح ساحقًا ويستغرق وقتًا طويلاً لتحديث قاعدة البيانات يدويًا مع العديد من العناصر لتتبعها (راجع الموارد لاقتراح برمجيات تتبع المخزون). إذا كنت تاجر الجملة أو الموزع أو الشركة المصنعة التي تعمل فقط مع الفواتير (لا توجد مبيعات مباشرة للعملاء) ، يمكنك أيضًا تتبع المخزون الخاص بك باستخدام الأوراق الخاصة بالفاتورة.

إذا كنت تاجر تجزئة ، قم بإجراء فحص يدوي للمخزون مرة واحدة على الأقل في السنة للتأكد من أن المخزون على الورق يطابق المخزون الموجود في المتجر. بسبب الانكماش (السرقة) ، يمكن أن تختلف الأرقام بشكل كبير إذا لم يتم إجراء فحص جرد منتظم. تغيير الأرقام على نظام الكمبيوتر الخاص بك لتعكس انكماش.

نصائح

• إذا كان لديك متجر كبير جدًا ، فيمكنك استئجار شركة خارجية للقدوم وإجراء فحص المخزون اليدوي. وعادة ما يقومون بعملهم بعد إغلاق المتجر وفي الليل. في حين أن انكماش هو بالتأكيد مشكلة لأي عمل ، يمكن أن يتم شطب المبلغ الذي تخسره ، مما يوفر لك فائدة ضريبية مستقبلية. وهذا سبب آخر يجعل من المهم جدًا إجراء فحص يدوي منتظم للمخزون عند تشغيل شركة بيع بالتجزئة.