في المراسلات التجارية المكتوبة ، من الشائع استخدام تحية عند بدء الخطاب أو البريد الإلكتروني وإنهائه. التحية التي تستخدمها لبدء رسالتك تحدد نغمة بقية المراسلات.
قبل بدء الاتصال ، من المهم أن يكون لديك فهم لمن تكتب إليه ، ومستوى الشكل المطلوب الذي تحتاج إلى استخدامه لهذا النوع من التواصل. في حين أن العديد من المنظمات تستخدم لغة رسمية في الاتصالات التجارية الخاصة بها ، فهناك أيضًا العديد من الشركات حيث تكون لغة الأعمال غير الرسمية مقبولة ويتم تشجيعها.
حدد تحية رسالة العمل
ستتوقف التحية على الأعمال التي تستخدمها لبدء رسالتك على ما إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي تراسله. كلما كان ذلك ممكنًا ، من الأفضل توجيه خطابك أو بريدك الإلكتروني إلى شخص معين. بهذه الطريقة تستحوذ الرسالة على انتباههم. ومع ذلك ، إذا كنت لا تعرف اسمها ، فهناك بعض الخيارات الرسمية التي يمكنك استخدامها: "لمن يهمه الأمر" ، "سيدي أو سيدتي العزيزة" ، "تحياتي" و "مرحبًا".
إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي تتعامل معه في مراسلاتك ، فتأكد من كتابته بشكل صحيح. يُظهر خطأ التعرّف على اسم شخص ما في بيئة تجارية عدم مبالاة أو حتى عدم الاحترام.
في ما يلي بعض أمثلة التحية الرسمية التي يمكنك استخدامها عندما تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه: "عزيزي name" ، "إلى name" و "مرحبًا name." اعتمادًا على علاقتك مع قد تكون قادرًا على استخدام اسمه الأول. إذا كانت العلاقة رسمية جدًا ، فقد يكون من الأفضل استخدام "السيد" أو "السيدة" أو "السيدة" متبوعًا باسمهم الأخير.
تتضمن بعض الأمثلة النموذجية للأعمال التجارية "Hi name" و "Hey name". استخدمها فقط إذا كنت تعرف ثقافة المؤسسة جيدًا ويمكن أن تؤكد أنها عارضة. يجب ألا تستخدم هذه الأنواع من التحية على المراسلات الرسمية مثل خطاب المقدمة أو خطاب التوصية أو خطاب التحقيق ، بغض النظر عن مدى ضعف المنظمة. من الأفضل استخدام هذه التحذيرات العرضية فقط في الحالات التي يكون فيها لديك علاقة عمل ثابتة.
جرب هذه الأعمال رسالة الإغلاق
عند تسجيل الخروج على رسالتك أو بريدك الإلكتروني ، تأكد من استخدام الإغلاق المطابق للنغمة التي استخدمتها في التحية ونص الرسالة. على سبيل المثال ، إذا بدأت في استخدام البريد الإلكتروني بشكل عرضي ، "مرحبًا الاسم" ، فحينئذٍ لا ينبغي لك استخدام رسالة رسمية رسمية للإغلاق مثل "احتراما لك".
يمكن استخدام هذه الرسائل التجارية في رسائل ورسائل بريد إلكتروني أكثر رسمية: "مع خالص التقدير" ، "مع الاحترام لك" ، "مع أطيب التحيات" ، "مع أطيب التحيات" ، "بكل احترام ،" "بأمانة لك" و "تفضل بقبول فائق الاحترام". هذا النوع النغمة هي الأفضل للمنظمات التي تكون فيها المراسلات الرسمية هي القاعدة ، أو الوثائق ذات الطابع الأكثر رسمية ، مثل رسائل الغلاف.
فيما يلي بعض الأمثلة الختامية لتجربتها في المراسلات غير الرسمية: "شكرًا" ، "شكرًا جزيلاً" ، "أفضل" و "أفضل التمنيات". تُستخدم هذه الأنواع من رسائل الأعمال بشكل أفضل في الشركات التي تتمتع بجو غير رسمي للأعمال ، ومع الأشخاص الذين تربطك بهم رابطة راسخة. لا تستخدم نغمة غير رسمية للتوقيع على الوثائق الرسمية الهامة.
