التحية هي التحية في الرسالة. إنها الطريقة التي تخاطب بها المستلم ، وتضبط النغمة لبقية المحتوى في الرسالة. في العمل هذه الأيام ، تتم معظم المراسلات من خلال البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، لا يزال يتم استخدام البريد اللاحق في بعض الصناعات ومع أنواع محددة من مستندات الأعمال. في كلتا الحالتين ، من المهم استخدام التحية الصحيحة لإظهار المستلم من احترام الرسالة وإشراكه في بداية الاتصال.
نصائح
-
يعتمد التحصيل الملائم للحروف التجارية على نغمة المستند ، سواء كان في الطباعة أو البريد الإلكتروني وطبيعة الرسالة التي يتم تسليمها.
كيفية اختيار تحية رسالة العمل
تحديد أي التحية لاستخدامها في خطاب عملك يعتمد على اثنين من العوامل. أولاً ، معرفة طبيعة المسألة التي تناقشها. هل تتطلب نغمة رسمية أو غير رسمية؟ على سبيل المثال ، التقدم بطلب للحصول على وظيفة في شركة هو معاملة تجارية رسمية ويتطلب خطاب عمل مع تحية رسمية. من ناحية أخرى ، لا يتطلب إرسال بريد إلكتروني إلى زميل عن موعد الاجتماع لتناول الغداء تحية رسمية. وبالمثل ، قد يتطلب التعامل مع عميل لم تتحدث معه من قبل نغمة أكثر رسمية مقارنة بالتحدث مع شريك تتعامل معه بانتظام.
هناك عامل آخر يجب مراعاته عند اتخاذ القرار بشأن استخدام التحية هو نغمة الرسالة بأكملها. إن التحية هي الجزء الأول من رسالة العمل التي يقرأها المتلقي ، لذلك فهو يحدد النغمة للرسالة بأكملها. حدّد تحياتك بعناية استنادًا إلى النغمة التي تريد نقلها طوال الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، ستعتمد التحية التي تستخدمها على ما تعرفه ولا تعرفه عن المستلم. سواء كنت تعرف اسم الشخص ونوعه ومهنته ووثائق اعتماده يلعب دورًا في اختيار التحية.
النظر في صيغة خطاب الأعمال
قد يعتمد التحية التي تستخدمها أيضًا على تنسيق رسالتك. على سبيل المثال ، قد يؤثر ما إذا كنت ستُرسل رسالتك عبر البريد العادي أو البريد الإلكتروني على نوع التحية التي تختارها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن نوع الخطاب سيحدد أيضًا التحية التي تستخدمها. على سبيل المثال ، قد يكون خطاب تمهيدي مقدم العمل المرسل بالبريد الإلكتروني تحية رسمية أكثر بكثير من مذكرة على مستوى الشركة يتم إرسالها إلى قائمة داخلية عبر البريد الإلكتروني. ستحتاج أيضًا إلى التفكير فيما إذا كنت ترسل خطاب عملك إلى شخص واحد أو إلى عدة أشخاص ، لأن ذلك سيؤثر على التحية التي تختارها.
مستلم رسالة العمل
قبل أن تبدأ رسالة العمل الخاصة بك ، تعرف على من ترسل الرسالة. إذا كنت تراسل شخصًا ما ، فمن المهم معرفة اسمه بالكامل باستخدام التهجئة الصحيحة. إذا كان لدى المتلقي اسم محايد جنسياً مثل أليكس أو بات ، فإن الاتصال بالمنظمة ومعرفة الجنس قد يوفر عليك احتمالية الإحراج في المستقبل. إذا لم تكن مدركًا لنوع جنس الشخص ، فيمكنك إسقاط المقالة المجانية في التحية.
إذا كان خطاب العمل الخاص بك رداً على رسالة أرسلها المستلم بالفعل ، فقم بتوجيه الانتباه إلى كيفية توقيعه على اسمه. إذا كان اسمها الكامل هو كاساندرا ووقعوا على خطابهم "كاس" ، عندئذ قد تميل إلى مخاطبتها باسم "كاس". يعتمد هذا على طبيعة علاقتك والمستند الذي تكتبه. لا تقصر اسم شخص ما دون أن تتم دعوته أولاً للقيام بذلك.
استخدام العناوين الخاصة بنوع الجنس
في بعض الحالات ، يمكنك اختيار استخدام عنوان خاص بنوع الجنس كجزء من التحية. "السيد" يستخدم لرجل ويسبق اسمه الأخير - "السيد. سميث ، على سبيل المثال. بالنسبة للمرأة المتزوجة ، استخدم "السيدة" قبل الاسم الأخير. بالنسبة لامرأة غير متزوجة ، يمكنك استخدام "ملكة جمال". عند الكتابة إلى امرأة دون معرفة حالتها الزوجية ، يمكنك استخدام "السيدة" ، كما هو الحال في "السيدة سميث".
قبل أن تقرر استخدام عنوان مخصص لكل جنس ، فكر فيما إذا كانت لغتك شاملة أم لا. قد لا يعرف بعض الأشخاص أنهم إما ذكور أو إناث أو قد يميزون كجنس معاكس. إذا كنت لا تعرف أو لا تتأكد من الموقف ، فيمكنك اختيار ترك لغة خاصة بالجنس بالكامل في مراسلاتك.
التحية الرسمية
التحية الرسمية الأكثر شيوعًا في مجال الأعمال هي "الأعزاء". يمكنك استخدام هذا التحية بعدة طرق:
- عزيزي السيد سميث
- عزيزي جون / جين
- عزيزي السيدة / السيدة. حداد
- عزيزي جون سميث
تعتمد طريقة تعامل اسم المستلم على شكلي خطاب العمل وعلاقتك بها. يمكن استخدام كلمة "عزيزي" في كل من رسائل الأعمال المطبوعة والبريد الإلكتروني ، كما يمكن أن يكون التحية "إلى". "مرحبا" تحية رسمية أخرى. ومع ذلك ، يتم استخدام ذلك بشكل عام في البريد الإلكتروني بدلاً من البريد العادي.
التحية غير الرسمية
يمكن استخدام تحيات أقل رسمية في بيئات العمل. ومع ذلك ، فإن قبولها أو عدم قبولها يعتمد على ثقافة المنظمة ، ومستلم الرسالة وطبيعة الرسالة.
في المنظمات التي لا يوجد فيها تسلسل هرمي رسمي أو أعمال صغيرة لا تضم سوى حفنة من الموظفين الذين يعرفون بعضهم البعض جيداً ، قد لا يكون هناك أي حاجة للتحية الرسمية. بشكل عام ، في المراسلات الداخلية مع الزملاء أو الشركاء الذين تعرفهم ، من المقبول استخدام "Hi John" أو "Hey Jane" ، خاصة عند التواصل عبر البريد الإلكتروني.
لاحظ أنه حتى إذا كانت ثقافة المنظمة غير رسمية ، فقد تكون هناك بعض الحالات التي تتطلب التحية الرسمية ، مثل عند التحدث مع عميل جديد أو صاحب مصلحة أو عند التقدم للحصول على وظيفة.
التحية لمستلم مجهول
في بعض الأحيان عند كتابة رسالة أعمال ، قد لا تعرف اسم المستلم. في هذه الحالة ، حاول الاتصال بالمنظمة في وقت مبكر لمعرفة من الذي قد يبحث في خطاب عملك ، وقم بتوجيه ملاحظتك وفقًا لذلك. يمكنك أيضًا التحقق من موقع الشركة على الويب لمعرفة ما إذا كان يمكنك العثور على هذه المعلومات. إذا لم تكن قادرًا على معرفة اسم المستلم ، فيمكنك كتابة خطاب العمل الخاص بك بتحية عامة مثل:
- سيدي العزيز او سيدتي
- إلي من يهمه الامر
- إلى مدير التوظيف
التحية للمستلمين المتعددين
عند التعامل مع عدة مستلمين لخطاب العمل الخاص بك ، قم بتخصيص التحية لتشمل أسماء متعددة ، مثل كتابة "عزيزي جين وجون" أو "إلى السيد والسيدة سميث". إذا كان هناك أكثر من اسمين لسردهما ، فيجوز لك اختر التخلي عن الأسماء تمامًا واستخدام تحية عامة مثل:
- فريقي العزيز
- اهلا بالجميع
- إلى قسم الموارد البشرية
- عزيزي بلو سكاي كوربوريشن
المبادئ التوجيهية للحصول على عناوين محددة
قد يتطلب منك احتلال شخص ما أو تعليمه أن يتعامل معه بطريقة معينة في تحية أعمالك اعتمادًا على شكلي الرسالة. بشكل عام ، ينطبق هذا على أعضاء من رجال الدين ، والمهنيين الطبيين ، والأكاديميين ، والأفراد العسكريين والمسؤولين المنتخبين.
على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب إلى شخص يحمل شهادة طبية ، فاستخدم "Dr." قبل اسمه الأخير ، كما في "Dr. سميث ". عند الكتابة إلى أستاذ أو قاض أو حاخام أو إمام أو راعي ، اكتب العنوان الكامل قبل اسمه الأخير ، مثل" عزيزي القس سميث ". عند الكتابة إلى أفراد الجيش ، من المناسب استخدام رتبهم الكاملة و الاسم الأخير في التحية ، كما هو الحال في "عزيزي الفريق أولمنت سميث" أو "مرحبا الكابتن سميث".
تنسيق الاستهلال في رسالة عمل
عند تنسيق الرسالة ، يمكنك إضافة إما نقطتين أو فاصلة بعد التحية. القولون هو الخيار الأكثر رسمية ، في حين يتم استخدام الفاصلة للمراسلات غير الرسمية. تبدأ الفقرة الأولى من رسالتك بعد التحية في السطر التالي ، على سبيل المثال:
عزيزي جون،
الفقرة الأولى
