الاجتهاد اللازم هو في الأساس تحقيق مكثف يسبق صفقة أو قرار هام. على سبيل المثال ، تحدث العناية الواجبة عادة عندما تكون مهتمًا بجدية بشراء نشاط تجاري أو تحتاج إلى تطوير عرض تقديمي للمبيعات لعقد رئيسي للمصادر الخارجية. على الرغم من أن العملية قد تستغرق وقتًا طويلاً ويجب أن تتم في كثير من الأحيان خلف الكواليس ، إلا أن المعلومات التي تجمعها وتوجزها في تقرير العناية الواجبة أمر بالغ الأهمية لاتخاذ قرار جيد أو إنشاء عرض تقديمي فعال.
الهيكل والتركيز
وكما هو الحال في معظم التقارير الرسمية الأخرى ، يتضمن تقرير العناية الواجبة هدفًا ، وملخصًا تنفيذيًا ، ونتائج رئيسية ، وقسمًا للتوصيات ، ومرفقًا واحدًا أو أكثر. غير أن ما يميز تقرير العناية الواجبة من الآخرين هو غرضه وتركيزه ودرجة معلوماته. بمجرد الانتهاء من المرحلة النشطة من إجراء العناية الواجبة - البحث عن الحقائق ، وجمع البيانات الخام وإعداد الملاحظات الشخصية - يقوم جيل التقرير بتنظيم البيانات بطريقة تسمح لك بتقييم الوضع الحالي ، وتحديد المخاطر وكشف القضايا التي توفر الاستدانة الفرص.
الشكل والصوت
يستخدم معظم الناس تقرير العناية الواجبة كمواد مرجعية خلف الكواليس أثناء مفاوضات العقود أو الأسعار أو كمصدر معلومات لإنشاء عرض تقديمي لعروض الأسعار. بغض النظر عن الغرض ، فإن معظم ما تضمنه في تقرير العناية الواجبة هو معلومات سرية ، لذا بالإضافة إلى الكتابة للجمهور المستهدف والتركيز على الأهداف ، قم بتضمين المعلومات الأكثر صلة أو ضرورية فقط. استخدم صوتًا رسميًا وقدم الحقائق باستخدام كتابة موضوعية وغير متحيزة ومعلومات منفصلة عن التقرير إلى أقسام متميزة باستخدام الحروف أو الأرقام.
الأهداف والملخص التنفيذي
اشرح أسبابك لأداء العناية الواجبة في قسم الأهداف. على الرغم من أن الموجز التنفيذي يأتي فقط بعد أهداف التقرير - وقبل الهيئة - اكتب الملخص الأخير. والسبب هو أن القراء - في الغالب التنفيذيين في الشركات - المهتمين بهذا القسم قد لا يأخذوا الوقت الكافي لقراءة التقرير الكامل. تحتاج إلى تنظيم الملخص التنفيذي بحيث يقرأ مثل التقرير في صورة مصغرة ولكن في نفس الوقت يبقي طوله متناسبًا مع بقية التقرير.
النتائج والتوصيات الرئيسية
يقول مايكل سيسكو ، وهو كاتب ومستشار مستقل لتكنولوجيا المعلومات ، في مقالة على موقع TechRepublic على الويب ، أن النتائج الرئيسية يجب أن تركز على العناصر التي تؤثر على السعر أو العمليات الجارية للشركة. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب تقرير العناية الواجبة لاستخدامه في عرض تعاقد خارجي ، فقم بتضمين المشكلات التي تدعم السعر والموضع ، مثل أعطال العمليات التشغيلية التي تبرز مشكلات الإنتاجية والأداء. بالإضافة إلى ذلك ، تضمين نسب التكلفة التي تكشف عن المبلغ الذي تنفقه الشركة حاليًا لتشغيل الخدمة داخل الشركة ، وتحديد المخاطر مثل الحاجة إلى استثمار المزيد من الأموال لترقية أو استبدال المعدات القديمة أو القديمة. تسليط الضوء على الاستفادة من الفرص في قسم التوصيات. تضمين تكاليف التنفيذ ، وتوفير نسبة عائد الاستثمار وإعطاء إطار زمني لتحقيق المدخرات أو الفوائد لكل فرصة.
