الاجتماعات هي جزء ضروري من كل عمل. لأن الاجتماع المخطط له بشكل جيد هو منتدى لتعبئة رأس المال البشري ، فهو أداة عمل أساسية يمكنها تحسين إنتاجية قوة العمل. لا توجد طريقة عالمية لتشغيل الاجتماع. ومع ذلك ، يمكنك طرح بعض الأسئلة في معظم الاجتماعات لمساعدتك في البقاء على المسار الصحيح وتحقيق أهداف الاجتماع.
ما هي أهداف هذا الاجتماع؟
ابدأ كل اجتماع بتحديد أهداف الاجتماع أولاً ، والتي تساعد أيضًا في "كسر الجليد". اطرح أسئلة مثل "ماذا نريد أن ننجز اليوم؟" أو "ما هي أهداف هذا الاجتماع؟" يمكن أن يساعدك وضع هدف واضح في الحفاظ على المسار الصحيح. إذا انحرف الاجتماع عن مساره ، فيمكنك تذكير المشاركين بأدب بأهداف الاجتماع بأدب.
ما التقدم الذي أحرزناه منذ الاجتماع الأخير؟
اسأل المشاركين في الاجتماع "ما التقدم الذي أحرزناه منذ الاجتماع الأخير؟" هذا سؤال مفيد بشكل خاص إذا كان لديك اجتماعات متكررة. كن مستعدًا لمناقشة التقدم الذي أحرزته ، وجلب أجندة اجتماع تسرد الموضوعات الهامة التي قمت بتغطيتها في اجتماعاتك السابقة وما قمت به لمعالجة أي مشاكل معلقة.
ما هي القضايا التي نواجهها؟
الاجتماعات هي مكان لمناقشة المشاكل التي تواجهك أنت أو أعضاء فريقك في مشروع أو شركتك أو فرد. بحيث يترجم إلى: "ما هي القضايا التي نواجهها؟" الإعداد هو المفتاح ، لذلك خطط للاجتماع عن طريق الخروج بقائمة من نقاط النقاش. عند مناقشة المشاكل ، لا تغضب والدفاع ؛ حافظ على هدوئك وفسر المشكلات المعروفة واكشف عن التهديدات التي تلوح في الأفق واطلب طرقًا لمعالجة هذه القضايا.
ما هي الأشياء التي نريد أن ننجزها قبل اجتماعنا التالي؟
قم بإنهاء جميع الاجتماعات بسؤال "ما هي الأشياء التي نريد إنجازها قبل اجتماعنا القادم؟" قم بتطوير قائمة بالخطوات التالية في نهاية كل اجتماع. اطلب من أحد أعضاء فريقك إرسال ملاحظات تفصيلية بالاجتماعات تتضمن قائمة بالأدوار والمسؤوليات والتواريخ لكل من الخطوات التالية. اطلع على الغرفة واطلب من المشاركين أن يشاركوا ما يعتقدون أنه أفضل الخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق أهدافك في الاجتماع التالي.
كيف نقوم بإنجاز أهداف أعمالنا في المستقبل؟
اسأل المشاركين في الاجتماع "كيف نحقق أهداف أعمالنا في المستقبل؟" هذا مهم لأن كل الاجتماعات يجب أن تتماشى مع أهداف الشركة وأهدافها. ويساعد السؤال المشاركين في الاجتماع على الحفاظ على الصورة الكبيرة في الاعتبار لأن هذا الأمر يُفقد في كثير من الأحيان في المراوغة اليومية.
