من الممكن أن يمثل تتبع إمدادات الطابعات وطلبها لمؤسسة كبيرة ، مثل المدرسة ، تحديًا. يستخدم كل طراز طابعة نوعًا مختلفًا من خرطوشة الحبر أو مسحوق الحبر ، وستقوم كل خرطوشة حبر بطباعة عدد مختلف من الصفحات قبل أن تحتاج إلى استبدالها. على الرغم من إمكانية تتبع خرطوشة حبر الطباعة لطلب الطريقة القديمة ، باستخدام قائمة تم إنشاؤها باستخدام الورق والقلم ، فإن إنشاء جدول بيانات لتخزين جميع المعلومات ذات الصلة سيوفر الوقت ويسمح لك بوضع ميزانية للحبر بشكل أكثر فاعلية بمرور الوقت.
أنشئ جدول بيانات فارغًا جديدًا لتتبع طلب خراطيش الحبر باستخدام برنامج جداول البيانات بجهاز الكمبيوتر. من المحتمل أن يكون جهاز الكمبيوتر الخاص بك مزودًا مع Microsoft Excel مثبتًا كجزء من Microsoft Office. إذا لم يكن لديك برنامج Excel ، فقم بتنزيل مجموعة Office المجانية وتثبيتها ، مثل OpenOffice ، أو استخدام أداة عبر الإنترنت مثل محرر مستندات Google ، والتي يمكنك الوصول إليها دون أي تكلفة إذا قمت بالاشتراك للحصول على حساب Gmail مجاني.
تحديد المعلومات التي تريد تتبعها. يختلف ذلك على أساس كل حالة على حدة ، وأحد مزايا استخدام جدول البيانات الإلكتروني هو أنه من السهل تغيير المعلومات التي تتبعها عند تغير احتياجاتك. للبدء ، حاول تتبع رقم الغرفة حيث تم تثبيت كل طابعة ، ونوع الطابعة ، وأنواع خراطيش الحبر أو الحبر الذي تستخدمه الطابعة ، ومقدار ما دفعته للحبر وتاريخ آخر مرة أمرت فيها بالحبر البديل.
أدخل رؤوس أعمدة جدول البيانات أولاً. لاحظ كيف يتم تكوين جدول البيانات الفارغ. هناك صف من الأرقام ينساب أسفل المحور الرأسي و صف من الأحرف عبر الوصول الأفقي. في الخلية الأولى ، أو الصف 1 العمود A ، اكتب "رقم الغرفة". في الصف 1 العمود B ، اكتب "طراز الطابعة". ينتقل "نموذج خرطوشة الحبر" في الصف 1 العمود C ، وهكذا ، حتى يتم إدخال رأس عمود لكل معلومة ترغب في تتبعها.
اختر الطابعة الأولى التي تريد إدخالها في جدول البيانات الخاص بك وابدأ بكتابة رقم الغرفة في عمود الصف 2 أ. اكتب طراز الطابعة في العمود 2 ب ، ثم استمر في إدخال جميع المعلومات ذات الصلة في العمود المناسب ، بما في ذلك التاريخ الذي آخر الحبر أمر.
أدخل معلومات للطابعة التالية ، بدءًا من العمود 3 في العمود A ، ثم أدخل البيانات الأخرى لهذه الطابعة في كل عمود مناسب. استمر في إدخال المعلومات لكل طابعة لاحقة في صف جديد حتى يتم سرد كافة الطابعات ومعلومات الطابعة. عند الانتهاء ، احفظ جدول البيانات لديك إلى محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر.
إنشاء أعمدة تاريخ فارغة إضافية لتسجيل كل مرة تطلب حبرًا لطابعة معينة. احفظ الملف على القرص الصلب عند الانتهاء حتى تتمكن من استخدامه في المرة القادمة التي تطلب فيها الإمدادات.
نصائح
-
استخدم تنسيقًا خاصًا لتسليط الضوء على المعلومات المهمة أو كمساعدات تنظيمية. على سبيل المثال ، استخدم خطًا عريضًا لعناوين الأعمدة وخطًا ملونًا لتجميع الطابعات معًا في نفس الوحدة التنظيمية. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام اللون الأخضر للطابعات التي تستخدم أعضاء هيئة التدريس والأزرق للطابعات التي تستخدم الطلاب والبرتقال للطابعات التي يتم إعدادها في المكتبة.
بعد مرور بعض الوقت - الفصل الدراسي أو السنة الدراسية ، على سبيل المثال - إجمالي المبلغ الذي يتم إنفاقه على كل طابعة الحبر خلال تلك الفترة. يمكنك استخدام هذه المعلومات لتدوين ما إذا كان يتم استخدام بعض الطابعات أكثر من غيرها ، سواء كانت إحدى الطابعات أكثر فعالية من غيرها ، وحتى أي الأقسام أو الفصول الدراسية تستخدم معظم الحبر - المعلومات التي يمكن أن تكون مفيدة لكل من إعادة الترتيب والميزنة. المقاصد.
