إذا كنت تقوم بوظيفة جديدة تتطلب واجبات كتابية مهنية ، أو ترسل بريدًا شخصيًا أو كتابًا تجاريًا أو ترسل طيارًا لجمع التبرعات أو أي حدث آخر ، فستحتاج إلى تعلم كيفية وضع مظروف بشكل صحيح. يمكن للبريد غير المقدم بشكل صحيح إرسال رسالة إلى مستلمه بأنك لم تهتم بالقدر الكافي له لقضاء بعض الوقت في طي العناصر وإدراجها في مظروف.
قم بمعالجة مظاريفك قبل أن تقوم بحشوها ، خاصة إذا كانت تحتوي على رسائل للعملاء أو العملاء المحتملين. يمكن معالجة المغلفات باستخدام طابعة لنقل عنوان مباشرة إلى مظروف عن طريق طباعة ملصقات بريدية يمكن تأمينها على المظروف أو كتابة عنوان يدويًا. يجب استخدام المظاريف المكتوبة بخط اليد فقط عند إرسال المراسلات الشخصية إلى صديق أو أحد أفراد العائلة.
اجمع المواد التي يجب وضعها في ظرفك. إذا كان لديك الكثير من المغلفات التي تحتوي على معلومات مشابهة ، فابحث عن مساحة كبيرة للعمل بها ، مثل الطاولة أو المكتب أو العداد. قم بفصل المكونات المختلفة لكل رسالة بريدية إلى أكوام منفصلة داخل مسافة قابلة للوصول من المكان الذي ستعمل فيه.
قم بفحص أكبر ورقة يتم تضمينها في المراسلات. إذا كانت الورقة الأكبر عبارة عن حرف نموذجي 8.5 × 11 بوصة ، فستحتاج إلى طيها إلى الثلث ، مع طي كل الأوراق الصغيرة أو المكونات البريدية بالداخل. إذا كان أكبر حجم للورق أصغر بكثير من حجم الورق العادي ، فيمكنك طي الورقة إلى النصف أو تركها في حالة وضعها داخل المغلف.
قم بتحريك الورقة (الأظرف) المطوية في ظرف ذي نهاية مفتوحة باتجاه الجزء السفلي من المغلف. يجب أن يكون المستلم قادرًا على فتح رفوف المظروف ، وسحب رسالتك وقراءة محتويات البريد دون الحاجة إلى تدوير الورق أو قلبه. ختم المغلف الخاص بك مع اسفنجة رطبة إذا كنت لا تستخدم المغلف ذاتية الختم (أو ظهرا).
