تستخدم الشركات جداول البيانات لمجموعة متنوعة من الأغراض. يمكن للبرامج حساب وفرز وتحليل البيانات بحيث تكون الإدارة أكثر قدرة على فهم كيفية عمل الشركة. يتم إعداد جداول البيانات بتنسيق الشبكة. يتم وضع كل قطعة من البيانات في الخلية الخاصة به بحيث يمكن استخدامها بشكل صحيح. يمكن أن تكون البيانات أرقامًا أو كلمات. يتم فرز الكلمات أبجديا والأرقام عدديا. يتم احتساب الأرقام مع الجمع والطرح والضرب والقسمة. يمكن أيضًا إنشاء صيغ لإجراء حسابات أكثر تعقيدًا.
تستخدم الشركات جداول البيانات لتتبع الموظفين والإنتاج والتمويل. يمكن بيانات الموظف تسجيل وتتبع العمل الإضافي والغياب. يمكن جمع كميات الإنتاج مع الساعات اللازمة لإكمال المنتجات. يمكن الجمع بين هذا الموظف وبيانات الإنتاج لتحليل إنتاجية الموظفين بناءً على كمية المنتج الذي يتم إنشاؤه. يمكن أن تقوم الإدارة بتفصيل البيانات لعرض كمية المنتج الذي يتم إنتاجه في المتوسط خلال ساعة واحدة ، وكم عدد الدولارات التي يستغرقها المنتج ، وعدد الموظفين الذين تم استخدامهم.
يمكن أن تساعد جداول البيانات أيضًا في تتبع الأرباح والنفقات الفعلية مقابل المبالغ المدرجة في الميزانية. يمكن للمحللين الماليين إدخال بيانات الميزانية ، وهو ما تتوقع الإدارة إنفاقه وكسبه في غضون عام ، في عمود في جدول بيانات. يمكن لعمود منفصل سرد الإنفاق الفعلي ، بحيث يمكن مقارنته جنبًا إلى جنب. يعرض إجمالي الأعمدة ما تم إنجازه حتى الآن مع مرور الأشهر. ويمكن بعد ذلك تحليل المبالغ لتحديد ما إذا كان ينبغي القيام بالأمور لتصحيح الاختلافات الكبيرة بين الميزانية والمبالغ الفعلية. يمكن لمستخدم جدول البيانات إنشاء رسومات بيانية من البيانات لعرض مثال أكثر وضوحًا للنفقات أو الأقسام الأخرى في جدول البيانات.
يمكن استخدام جداول البيانات لعرض المعلومات المالية في شكل بيانات الدخل وبيانات التدفقات النقدية والميزانيات العمومية. يتم إعداد هذه عادةً لسحب المعلومات من قاعدة بيانات المعلومات المالية أو جداول البيانات الأخرى المرتبطة بها. تظهر هذه البيانات الأرباح الصافية والأصول مقابل الخصوم وكيف أن السيولة تتحرك داخل الشركة.
في الأساس ، يمكن استخدام جداول البيانات لإجراء أي شيء يتعلق بالحسابات وتكون مفيدة جدًا عند الحاجة إلى إجراء عدة حسابات في وقت واحد. تسعير المنتج هو مثال على ذلك. يمكن أن تعرض قاعدة بيانات المنتجات تحليلاً لكل المكونات وأسعارها. إذا ارتفعت تكلفة أحد المكونات ، فيمكن تغييرها في جدول البيانات ، وستغير الحسابات والوصلات ذلك في جميع المنتجات. سيعكس ذلك التكلفة الجديدة لكل منتج حتى تتمكن الإدارة من تعديل الأسعار لعملائها.
