تعتبر جداول البيانات أداة شائعة في المكتب ويمكن أن تكون مفيدة في المنزل أيضًا. سواء كنت بحاجة إلى وضع جدول زمني للتفاصيل وإضافتها تلقائيًا إلى تكاليف حفل الزفاف ، أو إنتاج فاتورة لعملائك المستقلين أو إنشاء مجموعة من البيانات المالية لنشاطك التجاري ، فإن جداول البيانات ترقى إلى مستوى المهمة.
قد يكون هناك منحنى التعلم إذا كنت ترغب في استخدام بعض الميزات الأكثر تقدمًا ، ولكن بمجرد فهم كيفية عمل جداول البيانات وإمكانياتها ، سترى أن استخداماتها لا حصر لها تقريبًا.
ما هو جدول البيانات؟
جدول البيانات هو مستند إلكتروني يستخدم صفوفًا وأعمدة لتخزين البيانات ومعالجتها. إنها ورقة عمل رقمية تعتمد على البرمجيات ، تم تصميمها على غرار النموذج الورقي للورقة الشبكية للمحاسب. تشكل الصفوف والأعمدة خلايا تحتوي على أجزاء منفصلة من البيانات. يمكنك استخدام جداول البيانات لإجراء العمليات الحسابية وغيرها من المعاملات على البيانات التي تدخلها.
يستخدم العديد من الأشخاص أيضًا جداول البيانات لتسجيل البيانات التي تحتوي على سمات متعددة وتخزينها. على سبيل المثال ، يمكن استخدام اسم الشخص ، وتفاصيل عنوانه ، واسم الشركة التي يعملون بها ، وحالة عنوانهم وعلاقتهم التجارية لقاعدة بيانات التنقيب عن المبيعات.
يمكنك فرز البيانات في جدول البيانات وإجراء أنواع مختلفة من التحليل عليها. يمكنك أيضًا تطبيق الصيغ والدوال المختلفة على البيانات. توفر جداول البيانات القدرة على تنظيم المعلومات الخاصة بك واستخدامها كأساس لإنشاء الجداول والرسوم البيانية والرسوم البيانية للتحليل.
لماذا استخدم جدول البيانات؟
أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لاستخدام جداول البيانات هو تخزين البيانات وتسجيلها وطباعتها. من السهل تنظيم البيانات وفرزها باستخدام جدول البيانات ، وبسبب التخطيط مع صفوف وأعمدة الخلايا ، يمكنك النقر فوق أي مكان لتحديث المعلومات بسهولة دون القلق بشأن المساحات غير المرئية أو المرتجعات أو علامات التبويب كما تفعل في بعض البرامج الأخرى مثل معالج النصوص.
يمكنك أتمتة وظائف مختلفة لتشغيل العمليات الحسابية ، أو البحث عن عناصر معينة أو سحب معلومات التحديثات من البرامج الأخرى أو الويب. على سبيل المثال ، قد يضيف المحاسبون بيانات جديدة كل شهر إلى جداول بياناتهم ويستخدمون صيغة "sum" بسيطة لتحديث إجمالي البيانات تلقائيًا.
تقدم جداول البيانات طريقة سريعة وسهلة لعرض البيانات ومشاركتها مع الآخرين. يمكنك كتابة البيانات أو نسخها من برنامج آخر ولصقها في جدول بيانات وحفظ الملف وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى شخص آخر بسهولة. يستطيع موظفو المكتب حفظ جدول بيانات على شبكة الكمبيوتر الخاصة بهم للمكاتب للسماح لأشخاص آخرين بفتح الملف وتحديث أجزاء مختلفة منه.
تعرض جداول البيانات القدرة على تخزين كميات كبيرة من البيانات في مكان واحد نظرًا لأن ملف جدول البيانات يحتوي على أكثر من ورقة واحدة. تسمى كل علامة تبويب في الملف بورقة عمل ، ويسمى الملف المصنف. يمكنك تخزين المعلومات المالية ، وتنسيقها في قوائم مالية ، ولمنشأة صغيرة ، واستخدام علامة تبويب مختلفة لكل شهر من السنة. يمكنك بعد ذلك إضافة علامة تبويب أخرى تستخدم روابط لتلخيص وإضافة جميع البيانات إلى رقم سنوي.
كيفية استخدام جوجل اكسل
Excel هو اسم منتج جدول بيانات Microsoft Office ، ولكن يمكنك استخدامه مع Google ، بدلاً من استخدام تطبيق جداول البيانات الخاص بـ Google. واحدة من أكبر مزايا استخدام برنامج جداول البيانات Microsoft Excel داخل تطبيق Google Drive من Google هو أنه يمكنك العمل على جداول بيانات Excel عبر الإنترنت.
باستخدام Microsoft Office ، ما لم يكن لديك اشتراك Office 365 عبر الإنترنت ، ستتمكن فقط من الوصول إلى ملفات جداول بيانات Excel من مجلد ملفات محرك الأقراص الثابتة أو مجلد شبكة الكمبيوتر الخاص بك. إذا كنت تريد العمل على جداول بيانات Excel داخل محرك Google ، فيمكنك أيضًا تحويل جدول بيانات Excel إلى ملف جداول بيانات Google. إذا حمّلت ملف Excel لتخزينه في Google Drive وحاولت فتحه ، فسترى مستندًا ثابتًا لن يسمح لك بإجراء أي تغييرات.
ومع ذلك ، حسنت Microsoft و Google قدرتهما على العمل معًا على ملفات Microsoft Office داخل Google. يمكنك تثبيت المكون الإضافي لـ Microsoft Office في Google Drive ، والموجود في Google Play. بمجرد تثبيت المكون الإضافي عند فتح تطبيقات Microsoft Office ، سترى قائمة منسدلة تقول Google Drive ، وستعطيك خيارات متنوعة لفتح ملفات Microsoft Office وتعديلها وحفظها ، مع الاحتفاظ بها بتنسيق Microsoft Office أثناء تخزينها داخل Google Drive.
للحصول على المكوِّن الإضافي ، يمكنك إجراء بحث عبر الإنترنت في متصفحك لمكوّن Google Drive الإضافي لـ Microsoft Office. سيُطلب منك تنزيل "_driveforoffice.exe "_ ملف واتبع عملية تثبيت بسيطة.
كيفية استخدام جداول بيانات Google
لإنشاء جدول بيانات داخل جداول بيانات Google ، تأكد من تسجيل الدخول إلى حسابك في Google أو فتح علامة تبويب المتصفح أو الانتقال إلى drive.google.com أو sheets.google.com وإنشاء مستند جداول بيانات جديد.
بعد الانتقال إلى Google Drive ، باستخدام شريط القوائم على الجانب الأيمن من الشاشة أو الزر "+" الأحمر في الجزء السفلي الأيسر من الشاشة ، أنشئ مستند جداول بيانات جديدًا ، وستكون مستعدًا لبدء استخدام جدول. تتيح لك جداول بيانات Google التعاون بسهولة مع الأشخاص الآخرين عبر الإنترنت عندما ترسل لهم رابطًا إلى جدول البيانات. يمكن للعديد من الأشخاص العمل بنشاط في الملف في الوقت نفسه ، ويمكنك معرفة الأشخاص الموجودين في الملف وحتى علامة التبويب "جدول البيانات" والخلية التي يعملون عليها. باستخدام جداول البيانات ، يمكنك أيضًا استخدام أدوات Google المدمجة الأخرى ، مثل ترجمة النص في جدول البيانات ، باستخدام الصيغ لجمع بيانات أسعار الأسهم تلقائيًا من المواقع عبر الإنترنت واستيراد أنواع أخرى من البيانات مباشرة من صفحات الويب إلى جدول البيانات.
تقدم جداول بيانات Google نماذج جاهزة للاستخدامات المختلفة مثل الميزانية وفاتورة العمل المستقل والبيانات المالية للشركة وتتبع المشروعات وجدول مخطط جانت وجدول مواعيد تغيير الموظفين وقاعدة بيانات جهات اتصال المبيعات والمزيد. يمكنك أيضًا العثور على هذه النماذج والقوالب الأخرى داخل Microsoft Excel وبرامج جداول البيانات الأخرى. تتمثل إحدى مزايا جداول بيانات Google في أن عملك يتم حفظه تلقائيًا كل بضع ثوانٍ. إذا كنت تستخدم برنامج جداول بيانات Excel ، فلديك خيار الحفظ تلقائيًا ، ولكنها ليست الميزة الافتراضية ، وقد تفقد العمل ما لم تحفظ عملك يدويًا بشكل متكرر.
وظائف جدول البيانات الأساسية
تتضمن الوظائف الأساسية لجدول البيانات تخزين ثلاثة أنواع من البيانات ، وهي النصوص والأرقام والصيغ أو الوظائف. يستخدم معظم الأشخاص جداول البيانات لإجراء حسابات رياضيات أساسية ، مثل الجمع والطرح والضرب والقسمة على بياناتهم. يمكنك أيضًا تخزين صفوف من البيانات ذات سمات متعددة ، مثل تفاصيل الاسم والعنوان.
تحتوي جداول البيانات عادةً على العديد من الصفوف لاستيعاب كمية كبيرة من البيانات ، بحد أقصى مليوني خلية مكونة من العديد من الأعمدة والصفوف التي تحتاجها ، بحد أقصى لهذه الخلية. يوفر الإصدار الأحدث لـ Microsoft Excel حاليًا 1،048،576 صفًا و 16،384 عمودًا لتخزين بياناتك.
يمكن نسخ بيانات جدول البيانات كجداول ولصقها في برامج أخرى ، مثل برنامج معالجة الكلمات أو عرض الشرائح ، لإنشاء جداول متعددة لأغراض التحليل وإعداد التقارير والعرض التقديمي. يمكنك أيضًا تنسيق بياناتك باستخدام الألوان والخطوط ومربعات النص والصور والعديد من الميزات الأخرى لجذب الانتباه إلى أجزاء معينة من بياناتك أو جدول جدول بياناتك.
ما هي وظائف جدول البيانات المتقدم؟
استنادًا إلى ما إذا كنت تستخدم جداول بيانات Google أو برنامج Microsoft Excel أو برنامج جداول بيانات آخر ، سيكون بإمكانك الوصول إلى العديد من الميزات المتقدمة التي يمكنها مساعدتك في إنشاء جميع أنواع النماذج لمعالجة البيانات وتحليلها.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام جداول البيانات لإجراء تحليلات الانحدار الإحصائي ، ونماذج التدفق النقدي المخصوم والعديد من التدريبات الأخرى. يمكنك إنشاء مصنف يحتوي على عدة جداول بيانات تحتوي على بيانات مالية لكل شهر من السنة. يمكنك بعد ذلك إنشاء جدول بيانات آخر في نفس المصنف أو في مصنف جديد ، يتضمن افتراضات لنمو الأعمال التجارية ، ونمو المبيعات ، والتغيرات المئوية في التكاليف والافتراضات الأخرى. باستخدام الصيغ والروابط ، يمكنك بعد ذلك إنشاء بيان مالي متوقع يتم تحديثه تلقائيًا عندما تقوم بتغيير الافتراضات في علامة تبويب افتراضات جدول البيانات.
يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من الصيغ والوظائف المؤتمتة المختلفة ، بما في ذلك الصيغ "if / then" التي تسمح لك بتوضيح ما إذا كان الشرط "X" مستوفٍ ، ثم تنفيذ الدالة "Y" أو الصيغة. يمكنك أيضًا تضمين هذه إذا / ثم عبارات و Microsoft Excel يمكن التعامل مع ما يصل إلى سبعة إذا كانت العبارات ثم متداخلة داخل بعضها البعض ، وهذا يعني أنه يمكن أن يكون لديك ما يصل إلى سبع وظائف شرطية ، تعتمد على بعضها البعض ، يتم تطبيقها تلقائيًا على بياناتك.
تقدم بعض برامج جداول البيانات مسجل ماكرو ، والذي يسمح لك بتسجيل خطوات مختلفة لعملية روتينية مثل تنسيق جداول البيانات أو إدخال أنواع معينة من البيانات دون الحاجة إلى معرفة Visual Basic أو أي لغة برمجة أخرى. في المستقبل ، بدلاً من تنفيذ الوظائف الفعلية في جدول البيانات ، يمكنك استخدام مفاتيح الاختصارات ، وتجري العملية تلقائيًا لأن الخطوات تم حفظها في شكل ماكرو.
تقدم جداول البيانات وظائف مثل "هدف السعي" ، والتي تتيح لك تكرار الصيغ وحلها لبعض الإجابات المحددة وتغيير المدخلات وفقًا لذلك. إذا كان لديك مجموعة كبيرة من البيانات للعمل بها ، تسمح لك وظائف معينة بتحديد وإزالة التكرارات ، وفرز البيانات وتصفيتها ، ودمجها ، وإجرائها ، وترتيبها والبحث عن قيم البيانات رأسياً أو أفقيًا وإعادتها إلى جدول جديد. هذه مجرد أمثلة قليلة من العديد من الوظائف المتقدمة التي تعرضها جداول البيانات.
جداول البيانات مقابل برامج قواعد البيانات
يستخدم العديد من الأشخاص جداول البيانات لتخزين صفوف البيانات ، وقد تتساءل عن سبب عدم استخدام برنامج قاعدة بيانات مثل Microsoft Access لتخزين البيانات بدلاً من استخدام جدول البيانات. بينما يمكن لبرامج قواعد البيانات وجداول البيانات تخزين صفوف من البيانات ذات سمات متعددة ، لكل منها نقاط قوته.
يعمل Excel و Google Sheets وجداول البيانات الأخرى على تخزين البيانات برؤوس بنفس الطريقة التي يعمل بها برنامج قاعدة البيانات. ومع ذلك ، باستخدام بيانات جدول البيانات ، يمكنك القيام بحسابات الصيغة التلقائية أو الحسابات اليدوية بسهولة على البيانات. كما أن جداول البيانات سهلة الاستخدام ، ويمكنك البدء في إدخال البيانات الخاصة بك والعمل بها على الفور بدلاً من الاضطرار إلى إعداد قاعدة البيانات كما تفعل في برنامج مثل Access. باستخدام جداول البيانات ، يمكنك أيضًا بسهولة إنشاء مخططات ورسوم بيانية استنادًا إلى بياناتك.
من ناحية أخرى ، تميل قواعد البيانات إلى أن تكون أكثر استقرارًا. من خلال بيانات جداول البيانات ، من السهل حذف خلية أو صف أو عمود من البيانات عن طريق الخطأ إذا كنت لا تولي اهتماما دقيقا ، وهو ما يصعب القيام به في برنامج قاعدة البيانات. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لديك كميات كبيرة من البيانات ، فقد تصبح غير قابلة للإدارة في جدول البيانات ، حيث يتم تصميم برامج قواعد البيانات خصيصًا لإدارة آلاف وملايين من صفوف سجلات البيانات. عندما تحتاج إلى تحديث عناصر كل صف من سجلات البيانات باستمرار أو القيام بأنواع مختلفة من الفرز وإعداد التقارير ، قد يكون برنامج قواعد البيانات أكثر منطقية من جدول البيانات.
