يمثل طلب الاقتراحات (RFP) أول مرحلة في عملية الشراء ، أو عملية الحصول على السلع أو الخدمات الضرورية. طلب العروض يدعو الموردين المحتملين لتقديم اقتراح للسلعة أو الخدمة التي تحتاجها شركتك. إن طلب العروض هذا يجعل شراء السلع أو الخدمات الضرورية منهجية وتنافسية ويتيح لشركتك اختيار أفضل خيار بين الحلول الإبداعية من العديد من مقدمي الخدمة.
وصف
إن طلب الاقتراحات ليس مجرد طلب لتقدير السعر ، بل هو طلب لتقرير مفصل يتضمن معلومات الشركة الأساسية والسجل ، والبيانات المالية ، والقدرات التقنية ، ومعلومات المنتج ، ومراجع العملاء التي يمكن التحقق منها. يتضمن طلب المقترحات عمومًا أوصافًا تفصيلية للعنصر أو المشروع أو الخدمة المطلوبة للحصول على استجابات دقيقة من مقدمي الخدمة. عادةً ما يكون طلب الاقتراحات غير متاح للجمهور ، ولكن يتم إرساله بدلاً من ذلك إلى قائمة معتمدة مسبقًا للمزودين المحتملين.
وظيفة
يخدم طلب الاقتراحات للحصول على الحقائق والأرقام اللازمة لضمان اتخاذ قرارات تجارية سليمة للمشروعات المعقدة. من خلال عملية طلب تقديم العروض ، يتعين على الشركات التنافس لتقديم أفضل اقتراح للسلعة أو الخدمة المعنية من أجل الفوز بأعمال المشتري. هذا يسمح للمشتري بفحص خيارات متعددة للحصول على أفضل مزيج من الجودة والشروط والخدمة بأفضل سعر ممكن. كما يستخدم طلب الاقتراحات لتشجيع الموردين على التوصل إلى حلول مبتكرة لمشاكل الأعمال المقدمة في طلب تقديم العروض. نظرًا لأن عملية طلب العروض يمكن أن تكون طويلة وموجودة ، يجب استخدامها فقط عند الضرورة للمشاريع المعقدة.
فوائد
إن طلب العروض يجعل اهتمامك بالشراء معروفًا لدى العديد من مقدمي الخدمة وتشجيع مقدمي الخدمة على تقديم أفضل منتج أو خدمة بأفضل سعر. منذ البداية ، يدرك الموفرون المحتملون أن عملية الاختيار تنافسية للغاية. تتطلب عملية طلب تقديم العروض من المشتري تحديد ما يعتزم شراءه والموردين للاستجابة للطلبات بشكل واقعي. من خلال إجراء تقييم منظم واختيار ، يمكن للشركات والمؤسسات إظهار مدى موضوعيتها في عملية الاختيار.
عيوب
عملية RFP لها أيضا عيوبها. نظرًا لأن طلبات العروض تتطلب الكثير من الجهد على جانب كلٍّ من المشتري والمورد ، فقد تستغرق وقتًا طويلاً جدًا. يمكن أن يتسبب الوقت والجهد اللازمان لإعداد الوثائق وتخطيط الاجتماعات في حدوث تأخيرات. نظرًا لمقدار الوقت والصعوبة في الاستجابة لطلب العروض ، قد تقرر بعض الشركات عدم المشاركة. قد يكون من الصعب تحديد ما تريد الشركة شراءه بالضبط ، وغالبًا ما تؤدي المتطلبات غير الواضحة إلى مقترحات غير مرضية من الموردين المحتملين. علاوة على ذلك ، يمكن أن تكون المقترحات طويلة وصعبة بالنسبة إلى الشركة الشرائية لتقييمها بفعالية.
العناصر الأساسية
يجب أن يتضمن الطلب المكتوب بشكل جيد للمقترحات عدة عناصر أساسية. وبصرف النظر عن العناصر الأساسية ، مثل ملخص الأعمال المراد القيام بها ، ووصف للسلع أو الخدمات المطلوبة والمتطلبات التجارية التفصيلية ، ينبغي أن تتضمن طلبات الاقتراحات معلومات للموردين حول كيفية الاستجابة. يجب تضمين المعلومات الخاصة بالموردين حول كيفية التعامل مع المشتري ، وإجراءات التقييم التي سيتم استخدامها ، ونموذج الطلب المطلوب ، والموعد النهائي ، ومعايير الاختيار المستخدمة ، ومعلومات الاتصال ، والجدول الزمني المخطط للمشروع.
