معظم الشركات تتلقى شحنات الجرد على أساس منتظم. يوفر المخزون الموارد اللازمة لبناء منتجات جديدة للعملاء أو المنتجات النهائية لبيعها مباشرة إلى العملاء. تضمن الشركات التي تتبع عملية استلام مخزون محدد مسبقًا أن تعرف الشركة أي مخزون يدخل إلى المخزون ويدفع فقط مقابل هذه العناصر. تساهم عملية استلام المخزون بدقة أيضًا في الحفاظ على مستويات مخزون دقيقة.
وصول شحنة
الخطوة الأولى عند استلام المخزون يحدث عندما تصل الشاحنة إلى رصيف الشركة. يلتقي موظفو المستودع مع سائق الشاحنة ويبدأون في تفريغ الشاحنة. يقوم العاملون في المستودع بتفريغ المخزون من الشاحنة إلى موقع محدد داخل المستودع. يقوم الموظفون بتسجيل كمية كل عنصر في مستند الشحن. كل من الموظف وسائق الشاحنة يوقعان على الوثيقة للتحقق من الكمية المستلمة.
قارن مستندات الشحن
يقوم موظف المستودع بمقارنة عدة وثائق للتأكد من تسجيل الكميات المناسبة. تتضمن هذه المستندات طلب الشراء الأصلي ومستند الشحن وتقرير الاستلام المكتوب بخط اليد. في حالة وجود أي تناقض فيما يتعلق ببند أو كمية المخزون ، يقوم الموظف بالتحقق من المخزون المستلم ويكتب التصحيح يدويًا على المستند.
مخزون المتجر
بعد التحقق من الكميات المتلقاة ، يقوم موظفو المستودع بتخزين المخزون على رفوف المستودع. يحتوي كل رف مستودع على علامات تستخدمها الشركة لتحديد موقع المخزون عند الحاجة. يكتب موظفو المستودع علامات المستودع على المستندات أثناء تخزين المخزون.
أدخل الكمية المتلقاة إلى النظام
يستخدم الموظف المستندات لتحديث المخزون المستلم في نظام مخزون الشركة. بعد تسجيل الدخول إلى نظام الكمبيوتر الخاص بالشركة ، يقوم الموظف بإدخال كل عنصر يتم استلامه ، والكمية الدقيقة المستلمة وموقع المستودع. بعد إدخال جميع العناصر في النظام ، يقوم الموظف بطباعة تقرير استلام المخزون هذا ويضيف هذا إلى مجموعة المستندات الحالية. إنها توجه هذه الحزمة إلى قسم المشتريات.
عنوان التناقض مع البائع
عندما يستلم قسم المشتريات المستندات ، فإنه يراجع أي تناقضات يلاحظها موظف المستودع. يرسل البائع عادة فاتورة إلى وكيل الشراء الذي يقارن هذه الفاتورة بالمستندات. في حالة وجود أي اختلافات بين الفاتورة والمستندات ، يتصل وكيل المشتريات بالبائع ويتفاوض على المبلغ الإجمالي المستحق. بمجرد أن يشعر الوكيل بالرضا عن المبلغ المطلوب دفعه ، فإنه يكتبه على الفاتورة ، ويوافق على الفاتورة ويوجهها للدفع.
