تعد خرائط تدفق العمليات طريقة ممتازة لتوثيق العمليات القابلة للتكرار. من خلال إنشاء تدفقات عملية صلبة ومُختبرة ، سيكون لدى الموظفين مرجع مرئي بسيط لحل المسائل المتعلقة بعمليات الأعمال.
قم بتعريف الإدخال أو المشغل لبدء عملية الأعمال. هذا هو الوضع أو النشاط الذي سيشير إلى بداية عملية الأعمال. تختلف المشغلات الصالحة ولكنها غالبًا ما تكون مكالمة هاتفية أو طلب معلومات أو الحاجة إلى تسليمها. إدراج فاصل ، أو بيضاوي. هذه هي بداية العملية الخاصة بك.
قرر ما إذا كانت الخطوة التالية في العملية هي إجراء أو قرار.
قم بإدخال مربع عملية إذا كانت الخطوة التالية عبارة عن إجراء أو عملية. مربعات عملية وعادة ما تكون مستطيلة. إذا كانت هذه الخطوة عملية موثقة على مخطط انسيابي مختلف ، فاستخدم مربع عملية محدد مسبقًا. مربع عملية محددة مسبقًا عبارة عن مستطيل يحتوي على خط إضافي على كلا الطرفين للإشارة إلى وجود عملية أخرى محددة مسبقًا يجب تنفيذها قبل المتابعة في التدفق.
أدخل مربع قرار إذا كانت الخطوة الأولى هي اتخاذ قرار. عادةً ما يكون مربع القرار هو الشكل الماسي ويستخدم للإشارة إلى إما / أو قرار ، مثل "نعم" أو "لا".
قم بتوصيل الفاصل الأولي بالخطوة الأولى باستخدام خط.
استمر في إضافة مربعات القرار والعملية وتوصيلها حتى تقوم ببناء تمثيل مرئي جيد للعملية.
نصائح
-
هناك عدد من رموز مخطط التدفق الأكثر تقدمًا والتي قد تكون مناسبة للعملية ؛ الرجوع إلى مرجع جيد إذا لم تكن رموز عملية الأعمال الأساسية كافية لتوثيق العملية بشكل كافٍ.
يمكن إنشاء تدفقات العملية في مجموعة متنوعة من التطبيقات ، بما في ذلك Visio و Excel و PowerPoint على الأنظمة الأساسية للكمبيوتر و Macintosh. يعتبر Kivio نظامًا شائعًا لتخطيط التدفق لأنظمة Unix و Linux.
تحتوي العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، مثل Baan و SAP ، على وحدات وثائق عملية مدمجة.
تحذير
إن الانحراف عن رموز العمليات القياسية سيجعل من الصعب على الأشخاص المطلعين على الرموز القياسية قراءة تدفقات العملية الخاصة بك.
