إجراءات حجز خدمة التموين تحمي البائع والعميل. يضمن الباعة العملاء من خلال التزامهم من خلال تأكيد العميل للتاريخ وعدد الضيوف والقائمة وغيرها من التفاصيل الخاصة بالأحداث. يضمن العملاء تأكيد موعد مأدباتهم من خلال الالتزام بالمواعيد النهائية للدفع وتوصيل احتياجاتهم الإضافية لموظفي المأدبة.
الاجتماع ومراجعة العقد
خدمة التموين لديها اجتماع أولي ومراجعة العقد مع عميل محتمل كجزء من إجراءات الحجز. سيقوم مندوب المبيعات بمراجعة البنود والشروط بالإضافة إلى جميع جوانب عملية الحجز مع مناقشة التكاليف أيضًا. مطلوب التوقيعات من عملاء الحجز وشهدت. يتم منح العقد للعميل ويتم الاحتفاظ بنسخة من قبل البائع.
الوديعة
مطلوب إيداع عادة عند طلب خدمات الطعام.قد تكون هناك حاجة إلى إيداع لعقد التاريخ ومكان معين. وبناءً على البائع ، قد تكون هذه الوديعة مطلوبة حتى قبل توقيع العقد ويمكن توقيع العقد بعد ذلك بوقت قصير. يتم توفير نسخ من إيصالات الدفع المقدمة للعميل.
رسوم الإلغاء
عادة لا يتم إرجاع الودائع ولكن يمكن أن تدار رسوم الإلغاء. يتم فرض رسوم الإلغاء إذا تم تأجيل الحدث. قد يتم تطوير سياسات وإجراءات حجز أخرى في الحالات التي يرغب فيها العميل في التحرك دون تأجيل أي موعد. يمكن إعطاء رسم لتغيرات التاريخ. (المرجع 2)
الموعد النهائي للأغذية
إجراء آخر هو تحديد مواعيد نهائية لأوامر الغذاء النهائية. على الرغم من أن العقد والإجراءات الأخرى تفرض التكاليف والودائع ومتطلبات الإلغاء ، فإنه دائمًا ما يكون جزءًا من عملية تحديد موعد نهائي عندما يتم تقديم العدد النهائي من الوجبات والمشروبات المطلوبة إلى شركة التموين. تقدم الأعراس والحفلات والمؤتمرات والعروض التجارية أرقامها النهائية قبل ثلاثة أيام من الأحداث الكبرى ؛ كما أنها توفر تحديثات على متطلبات وجبة خاصة مثل وجبات الطعام لأولئك الذين يعانون من مرض السكري ، والحساسية أو للأطفال.
