ميزانية العرض للمكاتب هي انهيار للتكاليف التي يمكن أن تكون بمثابة خطة إنفاق. في شكل مكتوب ، تحدد الميزانية كيف ستنفق الشركة الأموال المخصصة للإمدادات المستخدمة في العمليات المكتبية. يجب أن تكون الخطة واقعية بحيث يمكن فهمها والالتزام بها بسهولة. تعد ميزانية إمدادات المكاتب أداة ضرورية لقياس النفقات الإجمالية لأعمالك. سيسمح لك إعداد الميزانية بإدارة التكاليف بكفاءة والمحافظة على نطاق معقول للإنفاق التشغيلي لا يتعدى إيرادات الأعمال. عادة ما تتضمن ميزانية العرض الأساسية للمكاتب فقط النفقات المطلوبة تمامًا لتشغيل النشاط التجاري بشكل فعال. يمكن زيادة الميزانية بمرور الوقت ، حسب الحاجة ، بينما تنمو الأعمال.
قم بمراجعة عناصر التوريد المكتبية الضرورية لإدارة العمل. قم بإنشاء جدول بيانات لسرد عناصر مثل الأقلام وأنواع الورق المختلفة والعلامات وأقلام الحبر وحبر الطابعة والدبابيس والدبابيس ومقاطع الورق ومجلدات الملفات ومستلزمات البريد والأظرف والشريط. تأكد من تضمين العناصر الخاصة بنشاطك التجاري الخاص. على سبيل المثال ، إذا قمت بتوفير نسخة احتياطية للبيانات أو تعاملت مع وحدة تخزين الوسائط ، فستحتاج إلى أقراص مضغوطة أو أقراص DVD وغيرها من المستلزمات والمعدات المتخصصة.
راجع تكلفة العناصر واحصل على إجمالي كمية شهرية لكل عنصر. توثيق الحسابات على جدول البيانات. أضف جميع الأرقام الفردية لكل عنصر معًا للحصول على إجمالي الميزانية الشهرية. ثم اضرب الإجمالي الشهري بـ 12 من أجل مبلغ ميزانية العرض السنوي للمكتب. إضافة 10 في المئة اضافية للتوسع.
بحث مختلف موردي توريد المكاتب للعثور على أسعار أكثر فعالية من حيث التكلفة. قم بإنشاء جدول بيانات منفصل لمقارنة البيانات من بائعين مختلفين للعناصر التي تستخدمها بانتظام لإجراء الأعمال. غالباً ما يقوم الموردون المستقلون بتقديم عروض أسعار عليك النظر فيها. احسب تقديرات الموردين لمتوسط التكلفة الشهرية التقريبية. ضمّن هذه البيانات بالإضافة إلى 10 في المائة على جدول البيانات.
قارن بين تقديرات البائعين الإجمالية لتقديراتك الحالية والأصلية. قم بإنشاء نسخة من جدول البيانات التقديري الأصلي من الخطوة 1 لاستخدامها عند النظر في تغيرات الأسعار. استخدم جدول البيانات الجديد كقالب لميزانيتك الحالية. ضبط الأسعار للعناصر التي تم العثور عليها بسعر أقل لدى البائعين المختلفين. لاحظ البائع والسعر والتاريخ في جدول البيانات للتتبع في المستقبل. النظر في كل بند في القائمة والقضاء على تلك التي ليست مطلوبة على الاطلاق.
تقييم ومراجعة الميزانية على أساس شهري. حاول استخدام أداة ميزانية مثل الأداة التي توفرها Microsoft لإدارة الشؤون المالية لمكاتب العرض. تطوير نظام لرصد ميزانية توريد المكاتب باستمرار. بانتظام تعديل ومراجعة التسعير واستخدام العرض. ضبط الميزانية وفقا للنتائج الجديدة وتقليم كلما أمكن ذلك. في حالة حدوث زيادة في الإنفاق ، اتخذ خطوات لإيجاد تخفيضات بطرق أخرى من خلال الاستفادة من المبيعات وعروض الموردين الأخرى.
