يمكن للجنة تخطيط الحدث أن تكون مفيدة إذا كنت مسؤولاً عن نشاط كبير أو معقد. يجب تشكيل اللجنة في وقت مبكر حتى تتمكن من المشاركة في التخطيط من البداية إلى النهاية. أخذ زمام المبادرة عندما يتعلق الأمر بتحديد المواعيد النهائية وتجنيد أعضاء اللجنة.
البدء في وضع خطط للجنة قبل أشهر من الحدث. تحديد عدد المرات التي يجب أن تلتقي فيها اللجنة وتبقي الاجتماعات على أقل تقدير حتى لا يشعر الناس بالملل. جدولة الاجتماعات الإضافية مع اقتراب الحدث.
قم بتأسيس مسؤوليات أعضاء اللجنة وتخطيط أية لجان فرعية قبل أن تقترب من الناس للانضمام إلى اللجنة.
دعوة الناس للانضمام إلى اللجنة. ركز على الأشخاص الذين أبدوا اهتمامًا بالحدث أو لديهم خبرة في التخطيط لأحداث مماثلة. اسأل شخصياً وامنح الفرد كل التفاصيل التي خططت لها حتى تلك اللحظة. أرسل لهم رسائل بريد إلكتروني تشكرهم على الانضمام إلى لجنتكم وتذكيرهم بتفاصيل أول اجتماع لك.
اطلب من كل عضو أن يملأ نموذجًا قصيرًا يتضمن معلومات الاتصال في الاجتماع الأول. راجع جداول الاجتماعات وقدم تفاصيل حول الحدث وأي أصول أو مشاكل حالية. أشر إلى المكان الذي تحتاج فيه إلى المساعدة وما هي القرارات التي يجب اتخاذها. إحضار اللجان الفرعية والسماح للمجموعة بتحديد أي الأعضاء سيكونون مسؤولين عنها. تعيين رؤساء اللجان الفرعية في نهاية الاجتماع الأول.
