سواء كنت تدير معرضًا أو تبيع فنك الخاص ، فقد تكون الفاتورة هي آخر اتصال لك مع المشتري. يؤدي اختيار التنسيق الذي يتلاءم مع الخطاب الخاص بك ويدعم صورة علامتك التجارية إلى تحويل فواتيرك إلى أدوات تسويقية تركت انطباعًا جيدًا. يمكنك تخصيص القوالب الموجودة في معالجة الكلمات وبرامج الفوترة المخصصة ، أو إنشاء نماذج خاصة بك. ومع ذلك ، يجب أن ينتج عن تخطيطك مستندًا نظيفًا وسهل القراءة يجمع المعلومات ذات الصلة معًا.
إنشاء أنظمة الترقيم
تطوير نظام ترقيم الوظائف أو المشاريع لتنظيم معلومات العميل وتتبع النفقات وتحديد الأعمال المرسلة للطابعات ومحلات الإطارات والموردين الآخرين نيابة عن عملائك. توصي Creative Public بنظام يتضمن رقمًا ووصفًا مختصرًا. على سبيل المثال ، قد يكون 15-003-05-Ceramic-Smith هو المشروع الثالث الذي كان لديك في مايو 2015 لعميل سميث. بموجب هذا النظام ، ستقوم بتعيين 15-067-09-ArtFest إلى مشروعك السابع والستين في سبتمبر 2015.
أنشئ نظام ترقيم منفصل لتحديد فواتيرك. تجعل فواتير الترقيم من إعداد الضريبة وتسديد المدفوعات في نهاية العام أكثر سهولة ، وتعطي أقسام المحاسبة للعملاء الأرقام المرجعية المطلوبة. اختر تركيبة رقم متسلسل سنوي وفقًا لما اقترحه Smashing Magazine ، مثل 2015015 للفاتورة الخامسة عشرة المكتوبة في 2015 ، أو مرجع عميل بالإضافة إلى رقم متسلسل لهذا العميل ، مثل TA025 ، لمشروع 25 للإعلان في الوقت المناسب معك.
قم بتعيين رقم عمل ورقم فاتورة للعمل الذي تريد دفعه.
تحضير العنوان
اكتب الكلمة "INVOICE" في أعلى الصفحة ، إذا كان القالب الخاص بك لا يحتوي عليها بالفعل.
تجميع شعارك أو اسم معرض / استوديو أو اسمك وعنوانك ، بالإضافة إلى معلومات الاتصال الأساسية مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وعنوان URL لموقع الويب معًا في قسم واحد.
أدخل معلومات عميلك بما في ذلك اسم الشركة واسم الشخص الذي قام بشراء العمل ، بالإضافة إلى عناوينهم وأرقام هواتفهم.
أدخل تفاصيل المعاملة
خصص قسمًا واحدًا في النصف العلوي من الصفحة لملاحظة التاريخ ورقم الفاتورة ورقم أمر شراء العميل ، إذا كان متاحًا ورقم الوظيفة الذي عينته للعمل.
قم بإضافة المبلغ المستحق وشروط الدفع الخاصة بك ، مثل "مستحق الدفع عند الاستلام" أو "قماش مؤطر يتم تسليمه بمجرد استلام الدفعة" ، عندما يكون التسليم مشروطًا عند استيفاء المبلغ المستحق.
وصف الحقوق التي يشتريها العميل - للأعمال الرقمية - مثل "الاستخدام لمرة واحدة فقط. جميع حقوق الطبع والنشر وغيرها تعود إلى الفنان بعد 30 يومًا". توصي شركة Stropheus القانونية القانونية بالإشارة إلى أنك تحتفظ بحق الرفض الأول إذا كان المشتري يريد إعادة بيع عملك.
قم بتوفير رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي - رقم تعريف صاحب العمل - أو رقم التأمين الاجتماعي الخاص بك كمعارض والمتاحف وعملاء الشركات الذين يحتاجون إلى هذه المعلومات للإبلاغ الضريبي.
أدرج خيارات الدفع التي تعرضها ، مثل الشيكات ، أو PayPal ، أو Square ، أو بطاقة الائتمان ، ووفر أي تفاصيل حساب مطلوبة للعميل كي يدفع لك.
قسم كامل للرسوم
ابدأ هذا القسم بعبارة مثل "الخدمات المقدمة على النحو التالي:".
صف المهمة مع تفاصيل كافية تفيد بأن الوصف سيفهمه الآخرون لاحقًا. على سبيل المثال ، بدلاً من "التدريب الفني" ، اكتب "10 رسومات توضيحية بالقلم والحبر لدليل خدمة مُحمّل العجلات."
لاحظ هيكل الرسوم الخاص بك إما بسعر ثابت أو بالساعة بالإضافة إلى المبلغ المقابل بالدولار. تأكد من تضمين عدد الساعات القابلة للفوترة عند التسعير بالساعة. أضف إجمالي تكلفة تصميم هذا القسم.
اذكر أي نفقات تطلب السداد لها. ضمِّن وصفًا كافيًا حتى يتسنى للعميل مطابقة كل عنصر سطر مع الإيصالات الداعمة التي تقدمها. أضف إجماليًا لفئة المصروفات.
حدد أي ودائع أو سلفة قدمها العميل.
لاحظ المبلغ الإجمالي المستحق ، مخصومًا منه أية مدفوعات تم تلقيها حتى الآن. توصي جامعة Kutztown بنسلفانيا باستخدام الأرقام والكلمات ، مثل "المجموع المستحق: 750 دولارًا. سبعمائة وخمسين دولارًا".
اتبع نصائح Freshbooks وأضف "شكرًا لك على نشاطك التجاري!" في أسفل الصفحة لزيادة فرصك في الدفع الفوري.
نصائح
-
يعني استخدام رقم آخر غير 001 في فاتورتك الأولى أن نشاطك التجاري أكثر رسوخًا.
اطلب من العملاء أن يدفعوك تحت اسمك المعين ، ما لم يكن لديك حساب فحص تجاري في اسم شركتك أو حساب "القيام بالأعمال التجارية" مع البنك الذي تتعامل معه لتجنب مشاكل صرف الشيكات.
