حتى لو كنت في عملك لفترة قصيرة فقط ، فأنت تعلم أن الاحتفاظ بسجلات دقيقة ، وتقييم ممارسات الشراء الحالية ، والبحث عن علاقات بائع جديدة والتأكد من أن أنظمة التشغيل لديك مصممة بكفاءة هي مفاتيح قسم المشتريات المنظمة. سواء أكنت قد دخلت للتو لتحويل قسم موجود من الفوضى إلى المنظمة ، أو كنت تريد فقط أن تكون على يقين من أن كل شيء يتحرك بكفاءة مع بعض الأخطاء ، يمكن لهذه المقالة توجيهك في الاتجاه الصحيح.
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
البرمجيات
-
شراء الوثائق
-
دليل السياسة
-
عملية التخزين / المخزون المراجعة
-
نظام الأمان (اختياري)
البدء في تدقيق ملفات وطرق قسم المشتريات لتقييم النظام الحالي. متابعة البنود المطلوبة للموظفين أو الإدارات والتحقق من أداء الموردين المعتمدين. زيارة رؤساء الأقسام لمناقشة تجاربهم الشرائية السابقة. الحصول على تعليقات حول كيفية تحسين أساليب معالجة وتتبع وإتمام الإدارة.
الحصول على إذن لصياغة دليل سياسة إدارة المشتريات الجديد استنادًا إلى التعليقات الواردة من رؤساء الأقسام إذا لم يكن هناك دليل حالي أو أصبح من الواضح أن الإصدار الحالي لا يعمل. كتابة وتحرير وتعميم المسودات على صناع القرار ذوي الصلة. إرسال نسخ من المنشور إلى المديرين حتى يكون لديهم نقطة مرجعية لطلبات الشراء في المستقبل.
وثائق التدقيق التي تستخدمها شركتك لإجراء عمليات الشراء. راجع لغة طلب الشراء ، وقم بإجراء مراجعة شاملة لنماذج وثائق عروض شركتك ، وتقييم طلب التوريد المجتمعي وغيرها من الأوراق. قم بإجراء تغييرات ، إذا لزم الأمر ، لزيادة الأمان والكفاءة في تسليم العناصر المطلوبة.
مراجعة وتحليل مخزون الشركة من اللوازم المخزنة حاليًا في الموقع أو خارجه. تحقق من جميع المخزونات مقابل الوثائق الموجودة. علم بالعلامة التجارية ونقص في المواد التي هي في الطلب المستمر ، مثل اللوازم المكتبية. تقييم الطريقة التي يتم بها تخزين المشتريات واستردادها من قبل الملتقطين وتعبئتها. إجراء تحسينات على الطريقة التي يتم تخزينها لخفض عدم الكفاءة.
تقييم عمليات الأرفف والانتقاء والتعبئة الحالية - لا سيما إذا كانت السلاسة قد أسفرت عن سرقة ، ولم يتم الكشف عن المخزون والتأخير في الحصول على الإمدادات إلى العمال في الوقت المناسب. تحقق من الحكمة في تثبيت نظام أمان ، إذا لم يكن موجودًا بالفعل ، ليكون بمثابة رادع جريمة في مناطق التخزين.
وضع برنامج لمراقبة الجودة بحيث يتلقى كل من الملتقطين والمغلفين والمحاسبة والشراء جميع المعلومات الهامة عن شحنات التوريد في نفس الوقت ؛ لا سيما أن المعلومات تتعلق بالطلبات الخلفية أو الإضرابات العمالية أو السلع المعيبة أو التالفة - وهي ظروف غير متوقعة قد تؤثر على استلام وصرف المواد التي تأتي من خلال قسم المشتريات.
مواكبة اتجاهات الصناعة لتعلم تقنيات جديدة لتنظيم عمليات إدارة المشتريات. تصور تقرير تقدم معياري حتى تتمكن من تحديث الإدارة بشكل منهجي على حالة العناصر التي يتم وضعها عند الطلب ، بحيث لا تقضي نصف يومك في الإجابة على السؤال نفسه ، "متى يمكنني توقع الحصول على دفاتر الملاحظات التي أمرت بها في يوليو؟"
