أساس أي عمل ، قسم المشتريات مسؤول عن كل ما يتعلق بطلب المواد والتعامل مع البائعين. سيعمل قسم المشتريات الجيد على تقليل تكاليف السلع المشتراة ، وبائعي الشاشة من أجل الجودة وتتبع الطلبات بدءًا من الشروع وحتى الاستقبال. يمكن أن يكون لجودة قسم المشتريات تأثير كبير على هوامش ربح الأعمال.
منع النقص
قسم المشتريات مسؤول عن الحصول على المواد اللازمة لتصنيع وتشغيل أعمالك. لضمان عدم تأثير نقص المواد على الإنتاجية ، تستخدم أقسام الشراء تقنيات مثل المصادر المتعددة. تعني المصادر المتعددة أن العديد من الموردين يستخدمون لتوفير نفس السلع. بهذه الطريقة ، إذا كانت هناك مشكلة مع مورد واحد ، يمكن زيادة الطلبات على أخرى للتعويض.
تقليل النفقات
يلعب قسم المشتريات دورًا مهمًا في زيادة أرباح أعمالك. يقارن الأسعار والتفاوض مع الموردين للحصول على عملك أفضل سعر ممكن على السلع الضرورية.
قبل الموافقة على البائعين
يمكن للمورّدين المُسبّقين مسبقًا أن يعجّلوا عملية الاستحواذ للأشياء التي يحتاجها عملك باستمرار. يقوم قسم المشتريات بتقييم البائعين من حيث السعر والجودة ومراجعات العملاء والوقت لملء الطلبات ، وينتج قائمة بالموردين المعتمدين.
أوامر المسار
يتم توثيق الطلبات من خلال نماذج طلب الشراء ، والتي تحدد معلومات تعريف مهمة حول المواد المطلوبة وكذلك الكمية المطلوبة. يتم استخدام هذه النماذج لضمان استلام البضائع المطلوبة وتتبع الوقت المستغرق لأوامر الشراء.
تحقق من الفواتير
يقوم قسم المشتريات بفحص الفواتير عند وصولها للتأكد من دقتها قبل تمريرها إلى المحاسبة. ويقارن الفاتورة بنموذج طلب الشراء والبضائع المستلمة بالفعل. بالإضافة إلى ذلك ، يتم فحص أي رسوم إضافية. وهذا يضمن أن الأعمال التجارية تدفع فقط مقابل البضائع التي تم استلامها بالفعل.
