المال هو شريان الحياة لأي شركة ، ومن الصعب أن تكون ناجحًا دون السيطرة بشكل جيد على كيفية تدفق إيراداتك. جزء من هذه العملية هو توليد إيرادات كافية لتكون مربحة والحفاظ على رقابة صارمة على التكاليف الخاصة بك. على مستوى أساسي أكثر ، يعني ذلك التحكم في من لديه حق الوصول إلى حسابات الشركة المصرفية وتحت أي ظروف.
نصائح
-
صاحب الحساب هو الشخص الذي يقبل المسؤولية القانونية عن التعامل مع الحساب.
صاحب الحساب في ملكية فردية
إذا كنت تعمل كمالك وحيد ، فإن إدارة حسابك المصرفي أمر بسيط. ستكون صاحب الحساب ، تمامًا كما تفعل إذا كان حسابك الشخصي. ستقوم بإعداده بنفس الطريقة ، مع رقم التعريف الشخصي ورقم الضمان الاجتماعي الخاص بك.
كما ستوفر أيضًا قسمين إضافيين من المعلومات الخاصة بالأعمال: رقم تعريف الموظف الخاص بك من مصلحة الضرائب الأمريكية - تحتاج إلى ذلك إذا كان لديك موظفون أو تخطط لامتلاكهم - وإذا كان ذلك ينطبق عليك الاسم الوهمي الذي تعمل بموجبه. اسمك على الحساب ، لذا فأنت صاحب الحساب عن طريق التعريف القانوني.
إبقائهم منفصلين
عندما يتكون نشاطك التجاري من أنت فقط ، قد تميل إلى تخطي العملية الكاملة لإعداد حساب منفصل للنشاط التجاري واستخدام أحد حساباتك الشخصية فقط لكلا الغرضين. ليس هذا أنت لا يمكن افعل ذلك أو أي أشخاص آخرين لا افعل ذلك ، لكنها فكرة سيئة حقًا.
سيجد كل من أنت والمحاسب الخاص بك صعوبة في الفصل بين معاملاتك التجارية والشخصية ، وسيجعل الكثير من العمل الإضافي لك في نهاية العام وفي وقت الضرائب. إنها ليست مستدامة إذا كنت تخطط لنمو عملك ، لذلك فمن الذكاء أن تفعل الأشياء بالطريقة الصحيحة منذ البداية.
إعطاء شخص آخر الوصول
في معظم الأعمال التجارية ، سيأتي وقت تكون فيه مشغولاً للغاية للقيام بكل شيء بنفسك. في هذه المرحلة ، ستحتاج إلى منح شخص آخر حق الوصول إلى الحسابات المصرفية حتى يتمكن من التعامل على الأقل مع المعاملات الروتينية ودفع الفواتير نيابةً عنك. هؤلاء الأشخاص لن يكونوا أصحاب حسابات كما أنت ، لكنك ستفوض لهم درجة معينة من السلطة للبنك نيابة عنك.
في الشركات الكبيرة ، قد يكون الأشخاص الذين تختارهم مديرين أو أعضاء رئيسيين في فريق المحاسبة. في شركة صغيرة ، قد يكون الأمر بسيطًا مثل إعطاء الموظف الوحيد سلطة توقيعه. سوف يقوم البنك الخاص بك بتسجيل أرقام التعريف الشخصية وأرقام التأمين الاجتماعي الخاصة بهم كما لو كانوا أصحاب حسابات.
أصحاب الحسابات في الشراكات
يعد إعداد الحسابات المصرفية في شراكة عملية مشابهة إلى حد ما. يقدم كل شريك هوية شخصية بالإضافة إلى رقم تعريف موظف الشركة واسمها الوهمي. في هذه الحالة ، ستحتاج أيضًا إلى تقديم نسخة من اتفاقية الشراكة وشهادة التسجيل إذا كانت شراكة محدودة.
يجب على أي شريك لديه أكثر من 25٪ من الملكية والمراقب الهام الذي يتحمل المسؤولية الأساسية عن إدارة الأعمال توفير معلومات إضافية. في بعض الحالات ، مثل مجموعة من الأطباء الذين يشتركون في العيادة بشكل مشترك ، قد يكون لكل شريك حساب أساسي منفصل ولكن الوصول المشترك إلى رقم حساب ثانوي لعملياتهم الجماعية.
الوصول إلى الحساب في الهياكل التجارية الأخرى
وتقوم الشركات الأكبر حجما ، التي تم تأسيسها ، بإعداد حسابات بنكية بطريقة مماثلة ، مع وجود وحدة تحكم كبيرة وأي شخص يمتلك حصة تبلغ 25 بالمائة أو يزيد من تزويد البنك بمعلومات شخصية إضافية.
في هذه الحالات ، قد تقوم الشركة أيضًا بتزويد البنك باتفاقية تشغيل توضح من المسؤول عن إدارة الشركة ووثيقة تسمى قرارًا مصرفيًا يشرح فيها الأشخاص الذين لديهم سلطة إنشاء الحسابات والخدمات مع البنك وتحت أي ظروف. وكلما كبر حجم الشركة ، زادت احتمالية أن تكون الأعمال المصرفية اليومية وكتابة الشيكات تتم عن طريق مديرين منخفضي المستوى أو موظفي محاسبة على عكس الملاك أو الإدارة العليا.
إنشاء ضوابط
من المهم أن تكون لديك ضوابط على استخدام حساباتك المصرفية وخاصةً الشيكات وسلطة الدفع. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل الحفاظ على الشيكات المادية للشركة تحت القفل والمفتاح وتقييد المفاتيح لعدد قليل من الأشخاص الموثوق بهم. في الشركات الكبيرة ، هذا غير عملي ، ولكن قد تختار إعداد برنامج المحاسبة الخاص بك بحيث يمكن لأشخاص محددين فقط طباعة الشيكات. ومن الضوابط الشائعة الأخرى طلب توقيع ثانٍ مأذون به على الشيكات فوق مبلغ معين بالدولار ، مما يقلل من مخاطر الغش أو الاختلاس.
