يمكن أن يمثل خطاب الاحتفاظ أداة قيّمة لمؤسسة تتقاضى رسومًا سنوية. يمكن لهذه الرسالة أن تنقذ أحد العملاء من خلال تذكيرهم بتجديد العضوية. يمكنك صياغة خطاب احتفاظ فعال باتباع بعض الخطوات البسيطة. سوف تزيد مهنيتك من فرص الاحتفاظ بالعملاء.
ابدأ بالشكليات. اكتب "اسم العضو العزيز". إن استخدام اسم العضو ، بدلاً من العنوان العام ، سيجعل الرسالة تبدو شخصية.
مفتوحة مع سبب رسالتك. اكتب "أنا قلق من أننا لم نستلم تجديد عضويتك".
اكتب فقرة لتذكير الشخص بالمزايا. على سبيل المثال ، "بصفتك عضوًا في منظمتنا ، لديك فرصة لتحسين جودة حياتك في مجتمعنا". احتفظ بهذه الفقرة محدودة إلى حوالي ثلاث نقاط بيع رئيسية. هذا سيبقي القارئ مشغول.
الانتهاء من الرسالة. أخبر الشخص أن يتصل بك إذا كان لديه أي أسئلة حول العضوية أو أي قضايا أخرى. قم بتضمين رقم هاتفك. أغلق الرسالة باستخدام "بصدق" وقم بتوقيعها بعد طباعتها.
