يعد التواصل الفعال بين الشركات أمرًا حيويًا لنجاح مؤسستك. له تأثير كبير على أداء شركتك وإنتاجية الموظف وكذلك على أساس أرباحك. بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، يجب أن تكون قادرًا على نقل رؤيتك وأهدافك بوضوح ، وبناء علاقات مع العملاء والشركاء المحتملين والتفاعل مع فريقك.
أساسيات الاتصالات التجارية
يجب على المديرين والرؤساء التنفيذيين وقادة الفرق وغيرهم من المهنيين أن يتعلموا كيف يكونوا متعاملين جيدين من أجل الوفاء بمسؤولياتهم. سواء كنت ترغب في بيع المزيد من المنتجات ، أو بناء فريق قوي أو تعظيم جهودك التسويقية ، فمن المهم أن تتقن أساسيات الاتصالات التجارية.
إذا كنت ترغب في النجاح ، فلا يكفي أن تكون استراتيجيًا جيدًا أو لديك أفكار رائعة. بالتأكيد ، يمكنك توظيف أشخاص للتواصل مع عملائك والترويج لخدماتك ، لكنك لا تزال بحاجة إلى وضع رؤيتك في الكلمات. تقع على عاتقك مسؤولية توفير التعليقات لموظفيك والاستماع إلى ما يقولونه ومناقشة أهداف الشركة.
يدور التواصل في مجال الأعمال حول مشاركة المعلومات بين الأشخاص داخل وخارج مؤسستك. يمكن أن يتخذ أشكالًا عديدة ، مثل الاتصال الرسمي وغير الرسمي ، والاتصالات الداخلية والخارجية ، والتواصل القانوني ، والتواصل الجانبي أو الأفقي والمزيد. فكر في الأمر كقناة ثنائية الاتجاه لنقل الإرشادات والأفكار والآراء والتقارير وما إلى ذلك.
لكي تكون الاتصالات فعالة ، يجب أن تكون متبادلة. تحتاج إلى التحدث بوضوح والاستماع بعناية. تأكد أيضًا من فهم أساسيات الاتصالات التجارية ، وهي:
- بناء
- صلة
- التناسق
- وضوح
- حداثة وأولوية
- متوسط
بادئ ذي بدء ، يجب أن تكون رسالتك منظمة بشكل جيد ولديها فتحة ، وجسم وإغلاق. سواء كنت تقوم بإرسال رسائل بريد إلكتروني أو إجراء مكالمات هاتفية أو تقديم مشروع ، فضع في اعتبارك هذه العناصر الهيكلية. ابدأ بتقديم مقدمة موجزة لرسالتك لإعلام الجمهور بما يتوقع. على سبيل المثال ، يمكنك قول شيء مثل "، اليوم ، سنناقش إستراتيجيتنا التسويقية للربع القادم." بعد ذلك ، قدم أفكارك بالتفصيل. اعتمادا على السياق ، قد تحتاج إلى نسخ بياناتك احتياطيا مع الحقائق والأرقام. أغلق رسالتك باستنتاج موجز يوضح النقاط الرئيسية التي ناقشتها.
تأكد من أن رسالتك واضحة وذات صلة بالجمهور المستهدف. تخيل أنك تحاول أن تشرح لأحد العملاء أنه يحتاج إلى تغيير موقع الويب بالكامل بدلاً من بعض التغييرات الطفيفة. قد تميل إلى مناقشة تصميم الويب وتحسين محركات البحث ومعدلات الارتداد والجوانب الفنية الأخرى ، ولكن لا تفعل ذلك. قد لا يعرف العميل ما تعنيه هذه الأشياء ولماذا تهم. بدلاً من ذلك ، يجب أن تركز على كيفية إعادة تصميم موقع الويب بالكامل لصالح أعماله. أخبره أنه سيصل إلى المزيد من العملاء ، وزيادة الوعي بالعلامة التجارية ، وزيادة معدلات الاحتفاظ ، وتحسين أمن البيانات وما إلى ذلك.
احرص دائمًا على الحفاظ على اتساق رسالتك ، مع التكيف مع الجمهور والسياق. إذا كنت تغير رأيك باستمرار ، فإنك تخاطر بفقدان مصداقيتك.
من الأمور التي يجب أن تخبر موظفيك بحماية بيانات العملاء والحفاظ على تحديث برامجهم وشيء آخر هو وضع سياسة أمان في مكانها. الاتصالات الكتابية تجعل من السهل توضيح الأفكار والتأكد من أن كل شخص موجود في نفس الصفحة.
تأكد أيضًا من أن رسالتك لا تنسى. تضمين عبارة قوية وواضحة تعزز معتقداتك وتتعلق بالموضوع. فكر في بدء أو إنهاء رسالتك من خلال عرض أسعار أو فتح قوي آخر. في بعض الأحيان ، يمكن أن تساعد الفكاهة أيضًا. سواء كنت تتحدث مع عميل أو موظف ، فامنحي لها شيئًا ما لتتذكره.
وفقا لعلماء النفس ، من الأرجح أن يتذكر بعض الناس ما رأوه أو سمعوه لآخر مرة. وهذا ما يسمى تأثير حداثة. ويميل آخرون إلى تذكر ما رأوه أو سمعوه لأول مرة ، وهو ما يُعرف باسم تأثير الأسبقية. لذلك ، من المنطقي أن تبدأ و / أو تغلق رسالتك ببيان قوي.
شيء آخر للنظر هو وسيلة الاتصال. كيف تخطط لتوصيل رسالتك؟ هناك أنواع مختلفة من وسائل الاتصال ، ولكل منها خصائص فريدة. وتشمل هذه على سبيل المثال لا الحصر:
- العروض
- تقارير
- الاتصال عبر الإنترنت
- اجتماعات عمل
- اجتماعات الفيديو والهاتف
- البريد الإلكتروني
- وسائل الاعلام الاجتماعية
- وسائل الإعلام المطبوعة
- العقود وغيرها من الوثائق المكتوبة الرسمية
الجوانب القانونية للاتصالات التجارية
عندما تكتب عقدًا أو تودع أوراقًا قانونية ، يكون الأمر الأكثر أهمية هو التواصل بوضوح. قد يؤدي ضعف الاتصال إلى فرض غرامات باهظة ، والاحتيال ، والتشهير ، وفقدان الإيرادات ، والقضايا الباهظة الثمن.
تعرف على القوانين في ولايتك أو بلدك ، بما في ذلك تلك المتعلقة بالإعلان. على سبيل المثال ، يجب أن تكون حملاتك التسويقية صادقة وأن تلتزم بالقوانين في مجال عملك. إذا كنت تبيع المكملات الغذائية ، قد لا تدعي أن منتجاتك تعالج الأمراض أو تمنعها. أيضا ، لا يمكنك تسويق الكحول والسجائر بأنها مفيدة للعملاء. دعم المطالبات الخاصة بك مع الحقائق الثابتة وإجراء الإفصاحات اللازمة.
تحقق مرة أخرى من العقود والاتفاقات التجارية الخاصة بك. إذا كان لديك شيء لتقوله ، ضعه كتابيًا. قم بتضمين مقطع يحدد بوضوح المصطلحات المستخدمة في العقد. إضافة أقسام ذات صلة ، مثل مدة العقد وإنهائه ، والضمانات ، وقابلية الفصل والسرية.
انتبه إلى كيفية تواصلك مع موظفيك أيضًا. اختر كلماتك بعناية. الامتناع عن تقديم التهديدات أو التمييز ضد الموظفين. على سبيل المثال ، إذا أخبرت أحد الموظفين أنه أصغر من أن يأخذ مشروعًا محددًا ، فقد يتم اتهامك بالتمييز على أساس السن. يمكن أن يتهم المدير الذي يثير إزعاج الموظفين بالتمييز ضد الإعاقة ، حتى لو لم يكن سلوكه يهدف إلى إيذاء الشخص المعني.
لماذا يعتبر التواصل التجاري مهمًا؟
معرفة الجوانب الأساسية للاتصال ، ليس من الصعب فهم سبب أهمية ذلك. يمكن أن يعزز التواصل الفعال علاقتك مع العملاء والموظفين وشركاء الأعمال مع ضمان الامتثال القانوني. علاوة على ذلك ، يمكن أن يمنحك ميزة تنافسية ويساعدك على تحقيق أقصى استفادة من جهودك التسويقية.
يجب عدم التقليل من أهمية الاتصال الخارجي في المنظمة. بصفتك مديرًا أو مالكًا لنشاط تجاري ، يجب أن تكون قادرًا على نقل رسالتك إلى الجمهور المستهدف وكذلك إلى المستثمرين والمساهمين والموردين والشركاء المحتملين. على سبيل المثال ، توفر لك الأحداث المباشرة فرصة لجذب انتباه العملاء المحتملين أو تأمين التمويل لمشروعك الصغير. يمكن لخطاب مدروس أو عرض تقديمي للمنتج أن يعزز سمعتك ويولد مبيعات. تتيح لك المقابلات والبيانات الصحفية إعلام العملاء والمستثمرين حول أحدث مشاريعك. على سبيل المثال ، قد ترغب في التحدث عن تعاونك الجديد مع علامة تجارية أو عن خط جديد من المنتجات التي ستعطل الصناعة. إذا كنت تتصل بوضوح وتقدِّم قيمة حقيقية ، فستؤدي إلى توليد ضجة حول علامتك التجارية.
التواصل الداخلي ضروري جدا. نادراً ما يترك نصف الموظفين تقريباً اجتماعاً أو لا يعرفون أبداً ماذا يفعلون بعد ذلك. في الواقع ، 21 في المئة من المهنيين ليس لديهم خطة رسمية للاتصال الداخلي. إذا أخفقت في توضيح الغرض من الاجتماع وأهدافه بوضوح ، فقد تخلق حالة من الارتباك والصراعات في مكان العمل.
يمكن للقادة المتميزين في التواصل أن يعززوا معنويات الموظفين ويقللوا من معدلات دورانهم ويزيدوا من الإنتاجية في المؤسسة. كما أن لديهم روابط أقوى مع فرقهم ويخوضون صراعات أقل. علاوة على ذلك ، يضمن التواصل الداخلي الفعال أن موظفيك يفهمون أدوارهم والمساهمة التي يقدمونها لنمو الشركة ونجاحها.
