معظم الفنادق تجري تدقيقات ليلية أو تحقق من دفاتر حساب دفاتر الضيوف الخاصة بهم.تم الانتهاء من هذه الفحوصات لضمان دقة حسابات الضيوف والتحقق من المعاملات المالية اليومية وتتبع نسب الإشغال وإيرادات الغرف وكذلك لمعرفة أي من الضيوف سيقومون بالتدقيق في اليوم التالي. يمكن إجراء عمليات المراجعة الليلية يدويًا أو إلكترونيًا ، وهناك العديد من الخطوات في الإجراء العام.
استكمال الرسوم المعلقة المسؤول
المدققون الليليون مسؤولون عن التأكد من أن جميع معاملات الضيوف من اليوم يتم تحصيلها بشكل صحيح ويتم ترحيلها إلى حسابات الزائرين. يجب نشر هذه الرسوم في التاريخ الدقيق ، أو الارتباك ، وقد تحدث اختلافات عندما يقوم الضيف بالخروج. تشمل بعض الأمثلة على هذا النوع رسوم خدمة الغرف ، أو رسوم الهاتف أو خدمة الإنترنت ، ورسوم التنظيف الجاف ، ورسوم ميني بار أو تكاليف خدمة صف السيارات.
تسوية حالة الغرفة والأسعار
بعد مراجعة تقرير إشغال اليوم وتقارير حالة التدبير المنزلي ، والتي يتم الانتهاء منها كل صباح ، يجب على المدقق الليلي تسوية أي تناقضات بين التقريرين لمعرفة حالة شغل غرف الفنادق الفعلية. ثم يقارن سجلات تسجيل النزيل مع تقرير الغرفة للتأكد من أن أسعار الفائدة المشحونة أو المقتبسة. على سبيل المثال ، قد يتم اقتباس بعض الضيوف من خصومات غرف الشركات عند تسجيل الوصول ، ولكن نظام الحجز قد تم إدراجه كمعدّل قياسي.
تحقق من عدم الظهور
عندما يكون الضيوف لديهم حجوزات ولكن لا يمكنهم تسجيل الوصول ، يعتبرون عدم حضور. يجب على المدقق الليلي التحقق من هذه المعلومات في نظام المكتب الأمامي لضمان إزالة الحجوزات المكررة ، وفرض رسوم على عدم الحضور وإتاحة الغرف. يجب عليه أيضًا تدوين ملاحظة في النظام أن العميل لم يظهر حتى لا تكون هناك مشاكل عند فرض رسوم عدم الحضور.
معدلات غرفة بوست والضرائب
عملية المراجعة الليلية هذه عادة ما تكون أسهل بكثير مع نظام آلي. المدقق الليلي ببساطة ينشر ، أو يخلق رسومًا مقابل أسعار الليلة الفعلية للغرف وأي ضرائب سارية على جميع الغرف المشغولة. بعد تأكيد الأسعار والضرائب ، يقوم المدقق الليلي بإنشاء سعر الغرفة والتقرير الضريبي.
جيل التقارير
المراجع الليلي يخلق العديد من التقارير بخلاف سعر الغرفة والتقرير الضريبي. ويشمل ذلك تقرير العمليات اليومية وتقارير الدائرة المنفصلة وتقرير الموازنة المرتفع. يتكون تقرير العمليات اليومية من ملخص لجميع الأعمال اليومية ويتضمن تفاصيل مثل إجمالي الإيرادات والمعاملات النقدية للمكاتب الأمامية والإحصاءات التشغيلية والمبالغ المستحقة القبض. تتضمن تقارير القسم المنفصل جميع المعاملات من أقسام الفندق الأخرى ، مثل مطعم في الموقع أو بار وخدمة الغرف ومناطق فندقية أخرى. يحدد تقرير الرصيد المرتفع ببساطة الضيوف الذين قد يكونوا قريبين من الوصول إلى حدود ائتمان حساباتهم.
الإجراءات النهائية
يقارن المدقق الليلي المدفوعات النقدية والدفع ، ويوازن السجلات ثم ينشئ قسيمة إيداع نقدي للبنك. ثم تدعم نظام الكمبيوتر في الفندق لضمان حفظ جميع المعلومات. يتمثل الإجراء النهائي في توزيع جميع التقارير والمعلومات على الأطراف المعنية ، مثل المدير العام ومدير مكتب الاستقبال وخدمة الغرف أو مدير المطعم.
