المحاسبة هي تسجيل وتحليل وإعداد التقارير عن الأحداث الهامة ماديًا للشركة. تحتوي الحسابات على سجلات التغيرات في الأصول والخصوم وحقوق المساهمين والإيرادات والمصروفات. يتضمن التسلسل المعتاد للخطوات في عملية التسجيل التحليل ، وإعداد إدخالات دفتر اليومية ونشر هذه الإدخالات في دفتر الأستاذ العام. تشمل العمليات المحاسبية اللاحقة إعداد ميزان المراجعة وتجميع البيانات المالية.
الأساسيات: الديون والاعتمادات
تعتبر الحسابات والائتمانات أدوات المحاسبة الأساسية لتغيير الحسابات. تزيد الخصوم من حسابات الأصول والمصروفات ، وتخفّض حسابات الخصوم وحقوق الملكية والإيرادات. تزيد الائتمانات من حسابات الخصوم وحقوق الملكية والإيرادات وتخفّض حسابات الأصول والمصروفات. توجد الخصومات والائتمانات على الجانب الأيسر والأيمن ، على التوالي ، من حساب T ، وهو الشكل الأساسي لتمثيل حساب.
تحليل
تتمثل الخطوة الأولى في عملية التسجيل في تحليل المعاملة وتحديد الإدخالات المحاسبية وتسجيلها في الحسابات المناسبة. يتضمن التحليل فحص الورقة أو السجل الإلكتروني للمعاملة ، مثل فاتورة أو إيصال مبيعات أو نقل إلكتروني. وتشمل المعاملات الشائعة مبيعات المنتجات ، وتقديم الخدمات ، وشراء اللوازم ، ودفع الرواتب ، وشراء الإعلانات وتسجيل مدفوعات الفائدة. في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، يجب على الشركات تسجيل المعاملات في الفترة نفسها التي تحدث فيها ، سواء كانت أو لم تتغير الأموال النقدية. تؤثر معاملات الإيرادات والمصروفات على حسابات بيان الدخل المقابلة ، بالإضافة إلى حسابات الميزانية العمومية. قد تؤثر بعض المعاملات على حسابات الميزانية العمومية فقط.
إدخالات دفتر اليومية
إدخالات دفتر اليومية هي الخطوة الثانية في عملية التسجيل. المجلة هي سجل زمني للمعاملات. يتكون الإدخال من تاريخ المعاملة ومبالغ الخصم والائتمان للحسابات المناسبة ومذكرة مختصرة توضح المعاملة. على سبيل المثال ، إدخالات دفتر اليومية لمعاملة المبيعات النقدية هي الاعتماد (زيادة) المبيعات والخصم (زيادة) النقدية. تكشف إدخالات دفتر اليومية عن جميع تأثيرات المعاملات في مكان واحد. وهي مفيدة أيضًا في اكتشاف الأخطاء وتصحيحها ؛ نظرًا لأنه يجب أن تتوازن مبالغ الخصم والدين في نهاية الفترة.
نشر ليدجر
الخطوة الثالثة والأخيرة في عملية التسجيل هي نشر إدخالات دفتر اليومية في دفتر الأستاذ العام ، والذي يحتوي على سجلات موجزة لجميع الحسابات. يحتوي كل سجل على حقول لتاريخ المعاملة والتعليقات والمدينات والائتمانات والرصيد المستحق. في مثال معاملة المبيعات السابقة ، تتضمن عملية النشر إدخال مبلغ ائتمان لحساب المبيعات ومبلغ خصم للحساب النقدي وتحديث الأرصدة المعنية. قد يكون دفتر الأستاذ العام في شكل الموثق ، بطاقات الفهرسة أو تطبيق البرامج.
