تعتبر الاتصالات الجيدة مع موردي شركتك ضرورية للحفاظ على سلسلة توريد تعمل بسلاسة. عندما ينتقل نشاطك التجاري ، فأنت تريد التأكد من إخطار جميع مورّديك ولديك وقت لتحديث معلومات الاتصال والشحن. ليس من الصعب إعداد خطاب تغيير العنوان ، ولكنك تحتاج إلى إجراء بعض التخطيط. تجنب ترك هذه المهمة حتى اللحظة الأخيرة.
قم بتجميع قائمة بريدية شاملة لموردي شركتك. ابدأ في إعداد القائمة قبل ستة أسابيع على الأقل من تاريخ نفاذ نشاطك التجاري ، بحيث يمكنك إرسال تغيير عنوان الرسائل في وقت مبكر. قد تحتاج إلى إرسال أكثر من حرف واحد في بعض الحالات. على سبيل المثال ، قد يكون لدى البائع قسم للطلب والشحن يكون منفصلاً عن مكاتب إعداد الفواتير الخاصة به. سوف تحتاج إلى إخطار كليهما.
ضع معلومات تغيير العنوان فقط في نص الرسالة إلى البائعين. استخدم ترويسة شركتك أو ضع عنوانك الحالي ومعلومات الاتصال الخاصة بك في التحية أو إغلاق الرسالة بعد تنسيق الرسالة التجارية المعتادة.
أخبر البائعين بأن نشاطك التجاري سينتقل في الفقرة الأولى من الرسالة ويعطي تاريخ التغيير. قد تستغرق هذه الخطوة الفعلية عدة أيام ، لذا يجب تحديد التاريخ الدقيق لإرسال المراسلات والشحنات إلى العنوان الجديد. اشرح لماذا تتحرك الشركة. على سبيل المثال ، عند إخبار الموردين بأن الشركة تتوسع وتحتاج إلى منشأة أكبر ، فإنها تتيح لهم معرفة ما يحدث بطريقة تخلق انطباعًا مواتًا. إذا كانت هناك فترة يتم خلالها إيقاف تشغيل العمليات ، فذكر التواريخ التي سيتم إغلاق النشاط التجاري فيها.
ضع عنوان الشارع الجديد للنشاط التجاري في الفقرة الثانية. إذا كان العنوان البريدي مختلفًا عن عنوان الشارع ، فقم بإدراجه أيضًا. قدّم أي معلومات اتصال أخرى تتغير ، مثل أرقام الهواتف. أرسل خطاب تغيير العنوان قبل ثلاثة أسابيع على الأقل من النقل حتى يتوفر لدى البائعين وقت لتحديث سجلاتهم. وأخيراً ، قم بتزويد رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني للبائعين لطرح الأسئلة إذا لزم الأمر.
نصائح
-
تابع رسالتك برسالة بريد إلكتروني تطلب تأكيدًا على استلام خطاب تغيير العنوان وتذكير البائعين بالانتقال التالي. قد ترغب في نشر تغيير العنوان على موقع الويب الخاص بك وصفحات وسائل الاعلام الاجتماعية كذلك. تقديم عناوين الويب لهذه المواقع في الرسالة وفي البريد الإلكتروني.
