بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه أو نوع العمل الذي تقوم به ، فمن المحتم أن تحتاج في مرحلة ما للمشاركة في اجتماع عمل. بعض أماكن العمل ، خاصة تلك الموجودة في إعدادات المكتب ، لديها عدة اجتماعات في اليوم ، في حين أن البعض الآخر قد يكون لهم فقط مرة واحدة كل بضعة أسابيع. بغض النظر ، من المهم أن تكون على دراية بأنواع الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماعات في مكان عملك ، وكيفية إجراء اجتماع فعال وما هي قواعد السلوك التي يجب اتباعها أثناء الاجتماع. إذا كنت مسؤولاً عن إدارة الاجتماع ، فقد يُطلب منك وضع كاسحات ثلجية للحاضرين أو تدوين ملاحظات أو دقائق في الاجتماع.
ما هو اجتماع العمل؟
في جوهرها ، اجتماع العمل هو تجمع شخصين أو أكثر لمناقشة الأفكار والأهداف والأهداف التي تهم مكان العمل. يمكن عقد اجتماعات العمل شخصياً في مكتب أو في مكان مختلف ، أو حتى عبر الهاتف وعبر مؤتمر الفيديو. تعقد الاجتماعات مع الموظفين والمديرين والمديرين التنفيذيين والعملاء والآفاق والموردين والشركاء ، وأي شخص آخر متعلق بالمنظمة. في معظم الحالات ، يجب عقد اجتماع عندما تكون المشكلة في متناول اليد أمرًا لا يمكن توصيله بشكل صحيح عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني ، ويتطلب التفاعل وجهًا لوجه مع شخص أو أكثر.
غرض اجتماع العمل هو في كثير من الأحيان لاتخاذ قرارات مهمة بشأن المنظمة. سواء كان اتخاذ قرار بشأن مسألة تتعلق بالإدارات ، مثل كيفية تنمية ميزانية التسويق ، أو مسألة تنظيمية أكبر ، مثل عدد الأشخاص الذين يريدون الاستغناء عنهم خلال فترة انتقالية ، يساعد الاجتماع على نقل الأفكار بوضوح. عند التحدث شخصيًا مع أصحاب المصلحة المهمين ، يكون من السهل الحصول على المعلومات المهمة بفعالية من أجل الوصول إلى القرار المعني.
هدف مشترك آخر للاجتماعات يشمل إجراء إعلانات مهمة. يمكن أن يكون ذلك حول التغييرات التنظيمية أو الخطط التشغيلية أو تغيير اتجاه الشركة. في كثير من الأحيان ، تعقد الاجتماعات عندما ينضم كبار المسؤولين التنفيذيين إلى الفريق أو يغادره أو عندما تحتفل الشركة بمرحلة رئيسية أو نجاح. يمكن أن تعمل هذه الأنواع من الاجتماعات على زيادة مشاركة الموظف والوئام التنظيمي.
تساعد اجتماعات العمل أيضًا على حل النزاع وحل المشكلات المعقدة. يمكن أن يكون الصراع شائعًا في مكان العمل ، حيث تعمل العديد من الشخصيات المختلفة معًا في فريق. في حين أن بعض النزاعات صحية ويمكن أن تعزز النمو ، إلا أنها يمكن أن تكون غير مرغوبة وتتطلب حل سريع. يمكن لعقد اجتماع أن يساعد الأطراف المختلفين على التوصل إلى تفاهم. المشاكل الأكبر التي تنطوي على العديد من أصحاب المصلحة لديهم فرصة أفضل لحلها في اجتماع عمل عندما يكون الأشخاص المهمون المعنيون في مكان واحد ويعملون باتجاه نفس الهدف.
مراجعة الشركة أو تقدم المشروع هو أيضا هدف مشترك لاجتماعات العمل. هنا ، تتعقب المؤسسة طريقة عمل الفريق في مشروع معين أو كيفية سير الشركة ككل مقابل أهداف الإيرادات المخطط لها. من خلال عقد اجتماعات تسجيل دخول متكررة ، تضمن المنظمات أن تكون جميع الأطراف المعنية على دراية بحالة النتائج المهمة.
كيف تدير اجتماعات الأعمال الفعالة
بينما تساعد اجتماعات الأعمال المؤسسات على اتخاذ القرارات وحل المسائل المعقدة ، يمكن أن تكون في بعض الأحيان استخدامًا غير فعال للوقت إذا لم يتم تشغيلها بشكل صحيح. عندما يحضر الأشخاص إلى الاجتماعات غير المستعدة ، ولا يهتمون ولا يتابعون عناصر الإجراءات ، يمكن اعتبار ذلك مضيعة للوقت. من أجل ضمان استخدام الوقت بفعالية ، يجب أن يشارك كل من المنظم والمشاركين في اجتماعات العمل بنشاط. إذا كنت تنظم الاجتماع ، فعليك بإعداد جدول أعمال للاجتماع ، وتحديد ما سيتم تغطيته تمامًا. إذا كانت هناك عناصر يجب على الحضور التحضير لها ، تأكد من منحهم الوقت الكافي للقيام بذلك. تعقد بعض الاجتماعات على أساس روتيني ، مثل نقاط اتصال الفريق الأسبوعية. بالنسبة إلى هذه الأنواع من الاجتماعات ، أنشئ نموذجًا لجدول الأعمال واملأ العناصر الفريدة كل أسبوع.
راجع قائمة الحضور بعناية ودعوة أصحاب المصلحة الرئيسيين فقط إلى الاجتماع. إذا لم يتمكن الشخص الذي يحتاج إلى حضور الاجتماع ، فقد تحتاج إلى إعادة الجدولة لاستيعابهم. خلاف ذلك ، يمكن أن يكون تشغيل الاجتماع مع صاحب المصلحة المفقود المطلوب لاتخاذ القرار غير فعال.
يُعد الوقت أمرًا هامًا ، ومن المهم احترام أن الأشخاص الذين يحضرون اجتماعكم يأخذون الوقت من يومهم للقيام بذلك. ونتيجةً لذلك ، من الضروري ضمان بدء الاجتماع وتنتهي في الوقت المحدد. عند إعداد جدول الأعمال ، حدد مقدار الوقت الذي ستحتاج إلى إنفاقه على كل عنصر ، وشغّل الاجتماع على مدار الساعة. إذا كنت تشعر أن الاجتماع لا يسير على الطريق الصحيح ، فعليك بمطالبته بالالتزام بالمواضيع المدرجة على جدول الأعمال. إذا ظهرت قضايا مهمة أخرى ، فقم بتدوينها لمزيد من المناقشة في نقطة أخرى.
لضمان عدم فقدان أي عناصر مهمة تم طرحها في اجتماعك ، تدوين ملاحظات ، وتسمى أيضًا دقائق. يمكنك إما كتابة أو كتابتها بنفسك أثناء الاجتماع أو تعيين شخص آخر في الاجتماع لأخذ الملاحظات نيابة عنك. بهذه الطريقة ستتمكن من التركيز على المناقشة. بعد الاجتماع ، تأكد من مراجعة الملاحظات وإضافة أي عناصر مفقودة وإرسالها إلى أصحاب المصلحة المهمين. يمكن أن يكون الحصول على سجل مكتوب لما تم مناقشته في الاجتماع مفيدًا في حالة ظهور مشكلات في المستقبل.
بعد انتهاء اجتماع العمل ، تأكد من متابعة أي بنود عمل تم اتخاذ قرار بشأنها. قد تحتاج إلى إرسال رسائل تذكير إلى زملائك أو لمسها معهم للتأكد من إكمالهم لمهامهم.إذا كانت هناك أية مشكلات معلقة لم يتم إكمالها بحلول الموعد النهائي ، فقد تحتاج إلى إجراء مناقشة إضافية مع هذا الشخص.
اجتماع الأعمال Icebreakers
تتطلب بعض اجتماعات العمل ، خاصة تلك التي لا يعرف الحاضرون بعضهم بعضًا بشكل جيد جدًا ، استخدام كسارات الجليد. يمكن أن تساعد الأسئلة الممتعة أو أنشطة بناء الفريق القصيرة على تخفيف حدة التوتر ووضع الجميع في ساحة لعب متساوية. واحدة من أسهل الطرق لكسر الجليد في الاجتماع هي طرح سؤال يكشف عن كيرات فريدة أو مثيرة للاهتمام عن كل شخص. الإجابات على هذه الأنواع من الأسئلة تساعد الناس على التواصل مع بعضهم البعض. بعض الأمثلة تشمل:
- إذا كنت حيوانًا ، فأنت من هو ولماذا؟
- أين المكان الأكثر إثارة للاهتمام الذي كنت فيه؟
- إذا تمكنت من مقابلة أي شخصية تاريخية ، فمن سيكون ولماذا؟
أسئلة الجليد لا تحتاج إلى التعامل مع موضوع الاجتماع. وهي مصممة لجعل الناس يتحدثون ويستمعون لبعضهم البعض. آخر اجتماع جليدي كبير للاجتماع ينطوي على كل حاضرين يخبرنا بحقيقتين وكذبة ، وبقية الحاضرين يجب أن يخمنوا العنصر الذي هو الكذبة. هذه طريقة رائعة للتعرف على الناس في الاجتماع. يمكن أن تأتي كاسحات الجليد أيضًا في شكل أنشطة جماعية. على سبيل المثال ، اطلب من الأشخاص في الاجتماع العثور على شخص ما في الاجتماع لديه شيء محدد مشترك معهم ، مثل حيوان أليف أو علامة تجارية. هذا يدفع الناس إلى ترك مقاعدهم والتحدث مع الآخرين الذين قد لا يتحدثون معهم بشكل عام.
تتضمن بعض أنشطة كاسحة الجليد بعض التحضير في جزء منظم الاجتماع. يتضمن أحد الأنشطة كتابة اسم المشاهير على قطع صغيرة من الورق وإلصاق اسم على ظهر كل شخص. في هذه اللعبة ، يجب على كل ضيف أن يسأل نعم أو لا سؤال حول الشخص الذي هو اسمه على ظهره ، في محاولة لتخمين من هو.
اجتماعات الأعمال الآداب
في حين أن ثقافة منظمتك ستعلم كيف يجب أن تتصرف في اجتماعات العمل ، هناك بعض جوانب اجتماع آداب عالمية. واحدة من أفضل الطرق لحضور اجتماع هي أن تكون مستعدة. وهذا يعني معرفة ما هو مدرج في جدول الأعمال ، وبعد الانتهاء من الإعداد أو البحث ، مع العناصر التي تتحمل المسؤولية عنها. على سبيل المثال ، إذا كان عنصر جدول الأعمال يتضمن مناقشة خطة تسويق تعمل عليها ، فمن المهم أن تذهب إلى الاجتماع مع ملاحظات الخطة في متناول اليد ، وعلى استعداد لمناقشة هذه التفاصيل بالتفصيل. من المهم أيضًا أن تصل في الوقت المحدد.
يُعد التركيز على الاجتماع بدلاً من الهاتف الذكي أو الكمبيوتر المحمول طريقة أخرى لإظهار احترافيتك ، لذا قم بإيقاف تشغيل هاتفك وإغلاق الكمبيوتر المحمول أثناء الاجتماع. إذا كنت تريد الوصول إلى أي ملفات على الكمبيوتر المحمول الخاص بك للاجتماع ، فتأكد من إيقاف تشغيل بريدك الإلكتروني حتى لا تشتت انتباهك عن طريق الرسائل الواردة. تذكر أن الاجتماع يتطلب اهتمامك وتقسيمه بين هاتفك أو الكمبيوتر المحمول لن يؤدي إلى مناقشة فعالة.
كونك مستمعا جيدا ومشاركا نشطا هي الجوانب المركزية لحضور اجتماع عمل. تأكد من المتابعة مع ما يقوله الأشخاص ، وطرح أسئلة عندما تكون غير متأكد من شيء ما ، وقدم إجابات أو إحصاءات حول العناصر التي تتحمل مسؤوليتها. لغة الجسد هي أيضا جزء من مشارك نشط. هذا يعني الجلوس طويلاً بدلاً من التأرجح في مقعدك والاتصال بالعين مع الأشخاص الذين تتحدث معهم.
اعتمادًا على نوع الاجتماع الذي تحضره ، قد ترغب في إرسال ملاحظة شكر إلى منظم الاجتماع أو الأشخاص الذين التقيت بهم. قد يكون هذا مناسبًا إذا كنت تقابل عميلًا مهمًا أو عميلًا مهمًا. يمكنك شكرهم على وقتهم وتكرار بعض الأشياء الهامة التي ناقشتها في الاجتماع لإظهار حماسك.
نموذج محضر اجتماع الأعمال
عند تكليفك بتسجيل دقائق الاجتماع ، قد يبدو الأمر وكأنه عمل مرهق. يمكن لبعض النصائح أن تساعدك على ملاحظة جميع النقاط المهمة في الاجتماع دون فقدان أي شيء. من المهم أن تفهم الغرض من الدقائق. الملاحظات التي تم أخذها خلال الاجتماع هي أن تكون سجلاً مكتوبًا لما حدث هناك. يمكن أن تكون هذه الملاحظات مفيدة للحاضرين لتتذكر ما قيل أو يمكنهم تقديم تفصيل للاجتماع لأولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور. نتيجة لذلك ، من المهم حذف جميع البنود الأساسية التي نوقشت خلال الاجتماع ، بما في ذلك القرارات التي تم اتخاذها والمهام أو الخطوات التالية المخطط لها والقرارات التي تم تحقيقها.
قبل حضور اجتماع ، اكتب نموذجًا بسيطًا يمكنك ملؤه أثناء تدوين الملاحظات. احصل على نسخة من جدول أعمال الاجتماع واستخدمه كدليل. في الجزء العلوي من جدول الأعمال ، أضف مساحة للإشارة إلى أسماء جميع الحاضرين في الاجتماع. إذا كان هناك معاونون رئيسيون مفقودون ، فستحتاج إلى الإشارة إلى ذلك أيضًا في حالة ما إذا كنت بحاجة إلى متابعتها معهم لاحقًا. اعتمادًا على نوع الاجتماع والمواضيع التي سيتم مناقشتها ، هناك عدد من العناصر التي يمكنك إضافتها إلى قالب الدقائق:
- تاريخ ووقت الاجتماع.
- تاريخ ووقت الاجتماع التالي ، في حالة جدولة واحدة.
- أسماء الحاضرين وأسماء أي من أصحاب المصلحة الرئيسيين المفقودين.
- القرارات التي تم اتخاذها أو الخيارات التي تمت مناقشتها لكل بند من بنود جدول الأعمال.
- الخطوات التالية لكل بند من بنود جدول الأعمال.
- بنود جدول الأعمال التي لم تتم مناقشتها في الاجتماع ، ولكن سيتم ترحيلها إلى الاجتماع التالي.
- أي نشاط تجاري جديد لم يتم الإشارة إليه في جدول الأعمال الأصلي.
- المهام أو عناصر العمل والأفراد الذين تم تعيينهم لهم ، بما في ذلك تواريخ الاستحقاق في حالة تحديدها.
من خلال تطوير نموذج لدقائق الاجتماع ، ستكون في وضع أفضل لتسجيل التسريبات المهمة ومتابعة أي أعمال ضرورية بعد الاجتماع.
