غالبًا ما يتم سرد أثاث المكاتب والمعدات واللوازم كعناصر فردية في ميزانية مكتبية. عندما تكون الأموال الإضافية متبقية في نهاية السنة في بند معين ، فإن تلك الأموال هي أول أموال يتم تخفيضها أو إلغاؤها أثناء تخفيضات الميزانية. من المهم البحث عن تصميم أثاث المكاتب ، ومتانة المعدات المكتبية وخصومات التوريدات المكتبية ، بحيث يمكنك الاستفادة من كل ميزانيتك المخصصة تحت بنود محددة قبل نهاية السنة المالية.
أثاث المكاتب
يتكون أثاث المكاتب من الأثاث الذي يعد جزءًا من تصميم المكتب ويشمل جميع المفروشات الكبيرة مثل المكاتب والطاولات والكراسي ورفوف الكتب. وتكلف هذه المواد الكبيرة بشكل عام مئات أو آلاف الدولارات لكل بند وتدوم لمدة خمس سنوات كحد أدنى. يمكن أن تكون ميزانية أثاث المكاتب غير متناسقة ، لأن معظم نفقات أثاث المكاتب مدرجة في ميزانية تكاليف بدء الشركة.اعتمادا على احتياجات الشركة ، يمكن تخفيض ميزانية الأثاث المكتبي بشكل كبير في العام أو العامين التاليين. على الرغم من أن بعض المفروشات المكتبية الرئيسية قد تحتاج إلى استبدالها كل عشرين عامًا ، إلا أن أثاث المكاتب عالي الجودة قد لا يحتاج إلى استبداله أبدًا. يمكن أن يؤدي الأثاث المصمم بشكل جيد والفعال إلى زيادة إنتاجية الموظف وحماسه ، مما يعني أن الاستثمار في الأثاث المكتبي غالبًا ما يكون استثمارًا في صورة الشركة.
معدات المكتب
المعدات المكتبية هي عنصر وظيفي أو ميكانيكي يستخدم لتسهيل الإنتاج في المكتب ، مثل الفاكس أو آلة النسخ. وتصنف المواد الأقل تكلفة ، مثل الدباسات ، بصفة عامة على أنها لوازم مكتبية. المكتب المعاصر يتطلب وفرة من المعدات المكتبية. اعتبارا من عام 2010 ، شملت المعدات المكتبية الأساسية جهاز كمبيوتر لكل موظف ، وتستخدم عادة طابعة وماسحة ضوئية في كل حيز مكتبي. قد تتضمن معدات المكاتب الأكثر تقدمًا بصمة أو ماسح ضوئي للعين ، أو كاميرات رقمية عالية التقنية أو مسجلات فيديو ، ومعدات مؤتمرات الفيديو ، بما في ذلك جهاز عرض بشاشة مسطحة. قد تحتاج أجهزة المكاتب إلى استبدالها أكثر من أثاث المكاتب ، خاصة وأن التكنولوجيا الجديدة لا تظهر لأول مرة وتستخدم. وكلما كانت وظيفة المعدات المكتبية أكثر أهمية بالنسبة للمكتب ، فغالبًا ما يتعين استبدالها. إن المعدات المكتبية التي تواجه المزيد من التلف والتلف من الاستخدام اليومي والمتسق ، مثل كمبيوتر الشركة المحمول أو الهاتف الخلوي ، سيكون لها عمر افتراضي أقصر وتكاليف صيانة أكبر. ينبغي أن تكون تكاليف صيانة وإصلاح المعدات المكتبية بنداً منفصلاً عن تخصيص المعدات المكتبية.
اللوازم المكتبية
تشمل اللوازم المكتبية العامة جميع العناصر اللازمة لتشغيل المكتب. كما يمكن شراء المعدات المكتبية الصغيرة ، مثل الدباسات وأجهزة توزيع الأشرطة ، تحت هذا البند. قد تشمل تكلفة التوريد للمكاتب الرئيسية رقاقات الورق ، والنماذج والمستندات المطبوعة ، والملاحظات اللاصقة ، والمفكرات. جميع البنود المستهلكة ، مثل الأقلام ، وأقلام الرصاص ، وأشياء التمييز ، وجميع مستلزمات الكتابة ، تقع أيضًا ضمن هذه الفئة. يجب إعادة تزويد اللوازم المكتبية باستمرار بسبب قابليتها للتنقل والتخلص منها. غالبًا ما يكون من الصعب حساب جميع العناصر الصغيرة ، خاصة عندما يستخدم المكتب خزانة عرض مفتوحة. انتبه جيدًا إلى قوائم الجرد والفواتير الأسبوعية. انظر إلى العناصر التي تستنفد غالبية ميزانية مكتبك والتسوق. يمكنك بسهولة خفض نفقاتك وزيادة مدخراتك من خلال البحث عن أفضل الأسعار.
