يعد تنظيم مكتب قانوني وسيلة رائعة للمساعدين القانونيين والأمناء القانونيين والمساعدين القانونيين لدعم المحامين. في مكاتب المحاماة الصغيرة ، قد يضطر المحامون إلى تنظيم أنفسهم. معظم مكاتب المحاماة لديها نظام إيداع مركزي ، وملفات القضية يتم سحبها إلى المحامين فقط عند الحاجة لعمل القضية. ولأن المحامين يقضون وقتهم في الاجتماع مع العملاء ، أو حضور جلسات المحكمة ، أو أخذ الترشيحات ، أو أداء أعمال أخرى ، فإنهم يعتمدون على التنظيم المكتبي للعثور على الأوراق عند الحاجة.
الحالات الاستباقية
يحتاج كل محامٍ في مكتب المحاماة إلى نظام لتتبع المعلومات المتعلقة بالحالات المرتقبة.ويوصي جيم ويركن ، محامي الدفاع المدني ورئيس مجلس إدارة مجموعة Wirken Law Group في كانساس سيتي ، باستخدام نموذج يسمى "تقرير جديد للوضع الجديد". يساعد هذا النموذج القياسي المحامي على تتبع معلومات العميل المحتمل ، والحفاظ على الملاحظات حول المحادثات المتعلقة بالموضوع وتسجيل الوقت الذي تستغرقه الاستشارات في هذا الشأن. إذا تم فتح ملف القضية في وقت لاحق ، يمكن للمحامي أو شخص الدعم استخدام هذا النموذج لإنشاء ملف ورقي وملف جديد في نظام قاعدة بيانات إدارة الحالة.
تنظيم الملف
تنظيم الملفات هو المفتاح لتنظيم مكتب محاماة. هذه العملية مهمة لتنظيم ملفات الحالة ولتنظيم السجلات المحاسبية. تساعد منظمة الملف أيضًا مكتبًا قانونيًا على الحد من تصورات العميل عن سوء التصرف وتسهيل الاحتفاظ بالعميل. بالنسبة للملفات الورقية ، يجب على مكتب قانوني تطوير نظام لتنظيم كل مجلد ملف. على سبيل المثال ، في كل قسم من الملف ، يجب وضع نفس نوع المستندات في كل مرة. في كل قسم ، قد تحتاج المستندات إلى علامات تبويب ملونة (بأرقام أو تواريخ) للإشارة إلى المكان الذي تبدأ فيه كل وثيقة وتنتهي. يجب تقديم الأوراق بترتيب زمني ، إما مع أحدث مستند في الأعلى أو في الجزء الخلفي من كل قسم.
يمكن لمكتب محاماة تطوير دليل مجلد الملفات وتقديمه لجميع الموظفين. قد يحتاج الموظفون الجدد إلى التدريب لفهم دليل الملفات. ينبغي أن يعتمد المحامون وموظفو الدعم القانوني على موظفي الإيداع المحترفين في معظم مهام الإيداع.
تخزين البيانات الإلكترونية
قد تستخدم المنظمة أيضًا نظام قاعدة بيانات لإدارة الحالات لتتبع معلومات الحالة والمحاسبة. تتضمن بعض أنظمة إدارة قواعد البيانات القدرة على إرفاق رسائل الفاكس والمستندات الإلكترونية والمستندات الممسوحة ضوئياً بملفات الحالات في قاعدة البيانات الإلكترونية. تعد بعض أنظمة قواعد البيانات مفيدة بشكل خاص للمهام غير الروتينية ، مثل التحقق مما إذا كان المحامي لديه تضارب في المصالح في تمثيل العميل (مما قد يؤدي إلى انتهاك أخلاقي).
يجب أن يتلقى الموظفون والمحامون التدريب على كيفية استخدام نظام إدارة قواعد البيانات هذا لتخزين المعلومات إلكترونيًا. قد يرغب مكتب قانوني في تقييد الملفات الشخصية للمستخدمين الذين يمكنهم إدراج أو حذف السجلات لمنع فقدان معلومات العميل المهمة.
