عادة ما يكون الاتصال الأولي بين عميل محتمل ومكتب محاماة عبر الهاتف ويتم التعامل معه من قبل موظف استقبال. نتيجة لذلك ، من المهم أن يكون موظف استقبال الشركة محترفًا ومهذبًا في جميع الأوقات. قد يكون الحفاظ على الاحترافية في بعض الأحيان تحديًا ، خاصةً بالنسبة إلى موظفي الاستقبال الذين يجيبون على عدد كبير من المكالمات على أساس يومي. ولكن هناك بعض المبادئ التي يجب عليك اتباعها دائمًا عند الرد على المكالمات في مكتب محاماة.
كمية المكالمات الأولية
خذ كل مكالمة عن طريق الإعلان عن اسم الشركة القانونية ، وتعرف بنفسك بالاسم ، واستفسر عن كيفية مساعدة المتصل. على سبيل المثال ، "صباح الخير ، هذه هي شركة المحاماة X و Y ، جين تتحدث ، من أنا أتحدث معه؟" بمجرد تحديد المتصل بالاسم ، اسأل "كيف يمكنني مساعدتك اليوم السيدة Z" ، و راجع المتصل بالاسم خلال ما تبقى من المحادثة. يمكن أن يكون تدوين الملاحظات أثناء كل مكالمة مفيدًا ، خاصة فيما يتعلق بالأسماء. حافظ على نغمة إيجابية أثناء المحادثة ، وكن صبوراً ، ولا تفقد أعصابك أبدًا. تجنب استخدام المصطلحات أو اللغات العامية أو غير الكلمات مثل "uh huh" و "um".
تحديد احتياجات المتصل
من المهم جدًا أن تستمع عن كثب إلى المتصل وأن تحدد احتياجاتها وأن تقدم لها المعلومات المطلوبة بطريقة واضحة وموجزة. يسعى كل متصل للحصول على المساعدة في الحصول على المعلومات المطلوبة أو العثور على الشخص المناسب للتحدث معه.
توجيه المتصل إلى الشخص المناسب في الشركة
إذا كان المتصل يطلب أفضل المعلومات التي يقدمها المحامي ، أبلغ المتصل أنه يحتاج للتحدث مع شخص آخر ويطلب منه الاحتفاظ بنقله. اتصل بالمحامي الذي تنوي تحويل المكالمة إليه ، وإعلان المتصل حسب الاسم ، والكشف عن الغرض من المكالمة ونقل المكالمة إذا كان المحامي متاحًا. لا يجب ترك أي متصل في الانتظار لأكثر من 45 ثانية. بعد مرور 45 ثانية ، اطلب من المتصل إذا كان يرغب في الاستمرار في الانتظار ، أو ترغب في استدعائك مرة أخرى عندما يكون المحامي متاحًا أو تفضل معاودة الاتصال في وقت لاحق.
إنهاء المكالمة
قبل إنهاء كل مكالمة ، استفسر عما إذا كان بإمكانك الحصول على أي مساعدة إضافية قبل إنهاء المكالمة. أشكر المتصل للنظر في شركة محاماة. من النادر أن يتمكن موظف الاستقبال القانوني من إقناع عميل محتمل بتوظيف شركة محاماة ، ولكن من السهل جدًا على موظف الاستقبال أن يفقد عميلًا لشركة محاماة من خلال كونه غير مهني أو وقح أو فوضوي.
