تواجه المؤسسات الكبيرة وأولئك الذين لديهم مواقع متعددة شكلاً من أشكال الاحتيال المالي يطلق عليه موظفون أشباح. للكشف عنها ، ومنعها في نهاية المطاف ، تشارك هذه الشركات بشكل روتيني في ممارسة تدقيق الأشباح.
شبح الموظفين محددة
الموظفون الشبحون - الذين يطلق عليهم أحيانًا الموظفين الوهميين - هم أسماء في كشف الرواتب التي يتم إصدار شيكات الرواتب لهم ، ولكنهم ليسوا موظفين فعليين ولا يقومون بأي عمل. يتم إعطاء المصطلح "موظف خفي" لأن الموظف موجود على الورق ولكنه غير موجود في مكان العمل. غالباً ما يطلق على الوظائف التي يُزعم أن الموظفين الوهميين يُطلق عليها وظائف عدم الحضور. قد يستغرق الأمر وقتاً طويلاً للعثور على الموظفين المجهولين دون مساعدة من عمليات تدقيق الأشباح. يمكن أن تساعد عناصر التحكم الداخلية الصارمة في منع الموظفين الوهميين.
يتسلل Ghost الموظفين في جدول الرواتب
تتطلب معظم المنظمات توثيق التوظيف من أجل وضع شخص ما على جدول الرواتب ، وهو ما يعني عمومًا أنه يجب إشراك مشرف أو مدير - شخص لديه السلطة لتوجيه قسم الرواتب لإضافة موظف جديد. في بعض الأحيان ، يشارك أيضًا عضو في قسم الرواتب. يضاف الموظفون الشبح إلى كشوف المرتبات ، من بين أمور أخرى ، إنشاء موظف وهمي ، باستخدام اسم الموظف المنتهي ، ووضع الموظفين الجدد في النظام فترة دفع واحدة قبل بدء العمل للشركة وإضافة موظفين مؤقتين إلى كشوف المرتبات. في بعض الحالات ، يقوم الأشخاص الذين يقومون بتسلل الموظفين الشبحين إلى كشوف المرتبات بإزالتها بعد بضعة أسابيع فقط ، مما يزيد من صعوبة تحديد التدقيق المستقبلي.
طرد موظفي الشبح
على الرغم من أنه قد يتم أحيانًا الكشف عن وجود موظفين أشباح في عملية تدقيق روتينية ، إلا أن الوثائق المقدمة في معظم الحالات تكون كافية لاجتياز مثل هذا الفحص. تم تصميم عمليات تدقيق الشبح خصيصًا للكشف عن أي موظف خفي ، والتحقق من سجلات الرواتب وسلوك الموظفين عن كثب للحصول على أدلة عن الأشباح. أثبتت عمليات التدقيق هذه أنها مفيدة ، خاصة بالنسبة للمؤسسات الكبيرة. على سبيل المثال ، في عام 2009 ، وجد التدقيق الذي أجرته مدارس ديترويت العامة أكثر من 250 موظفًا شبحًا - وهو غش كلف النظام أكثر من 400000 دولار على مدار أربع سنوات.
عمليات مراجعة الاشباح
واحدة من أكثر الطرق فعالية لإجراء تدقيق الأشباح هي مطالبة جميع الموظفين بتحصيل شيكاتهم أو إيداع الإيداع المباشر شخصياً. لن يتم جمع شيكات أو أرتب الموظفين الشبح. هكذا تحدد المدارس العامة في ديترويت عدد الموظفين الشبح الذي لديها. تتضمن طرق التدقيق الأخرى الفعالة للأشباح البحث عن الموظفين الذين لم يأخذوا إجازة ، ولا يسردون العنوان الفعلي ولا يتلقون أي خصومات على شيكاتهم (الضمان الاجتماعي أو الضرائب أو التأمين). بالإضافة إلى ذلك ، يبحث الأشخاص الذين يقومون بإجراء عمليات التدقيق الأشباح عن العديد من الإيداعات المباشرة التي تذهب إلى نفس الحساب البنكي وأرقام الضمان الاجتماعي غير الصالحة ومعلومات الموظف المفقودة.
