يجب أن يكون لكل مشروع خطة عمل ، ومركز المؤتمرات ليس استثناءً. لا تشرح الخطة المكتوبة بشكل جيد الأعمال بإحدى الجهات الخارجية فحسب ، بل توفر أيضًا وثيقة مرجعية لمالك الشركة لرصد التقدم نحو الأهداف المحددة. إن عملية التفكير الفعلي في كل مرحلة من مراحل خطة العمل مفيدة أيضًا لأنها تجبر المؤلف على النظر في كل جانب من جوانب تحديد الأهداف إلى التدفق النقدي المالي المفصل. تواجه خطة العمل الخاصة بمركز المؤتمرات تحديات محددة من حيث أنها تعتمد على مجموعة من الخدمات التي تمكنها من العمل بفعالية على مدار العام ، بما في ذلك الأوقات التي تكون فيها الحجوزات متفرقة أو غير موجودة.
العناصر التي ستحتاجها
-
معلومات الصناعة
-
خطة التسويق
-
التوقعات المالية
كيفية كتابة خطة عمل لمركز المؤتمرات
إعداد مخطط تفصيلي للخطة بحيث يمكن أن يكون بمثابة دليل في بناء الهيكل التفصيلي. تتكون الخطة المناسبة لمركز المؤتمرات مما يلي: ملخص تنفيذي بيان المهمة والرؤية والأهداف خلفية الشركة ووصفها منتجات وخدمات تحليل السوق والطلب الخطة التشغيلية الإدارة والتنظيم الخطة المالية * الملاحق
حدد أهدافًا للنشاط التجاري. هذه يجب أن يتم تعريفها في شروط قابلة للقياس ، وليس فقط العموميات. على سبيل المثال ، يعتبر "تحقيق الربح" هدفًا غامضًا للغاية ، لذا سيكون الهدف الأفضل هو: "تحقيق أرباح قبل الضريبة تبلغ 120،000 دولار بحلول نهاية العام الثاني". وهذا يمنح المالك شيئًا محددًا جدًا يمكن تقسيمه إلى أهداف أصغر مثل الأرباح الشهرية.
إجراء أبحاث مفصلة عن السوق للتأكد من الطلب على مرافق المؤتمرات ومراجعة المشهد التنافسي. تتراوح الخدمات التي سيتم تقديمها من أبسطها - ببساطة توفير الإقامة للاجتماعات - إلى مركز سكني متكامل مع تقديم الطعام في الموقع ومرافق الفندق. مهما كان حجم المشروع ، سوف تحتاج إلى غرف اجتماعات وأجهزة عرض للتأجير ، بالإضافة إلى القدرة على توفير المشروبات الساخنة والباردة والوجبات الخفيفة على الأقل. كما أن الوصول إلى الإنترنت بسرعة عالية أمر ضروري في سوق اليوم.
مراجعة السوق المستهدفة والمنافسة. هناك العديد من الآفاق لإقامة مركز للمؤتمرات ، لكن بعض أهمها سيكون مخططو الأحداث والشركات المحلية. يجب أن تتوسع خطة العمل على التركيبة السكانية لهذه وتصف الكيفية التي سيتم بها التعرف على الخدمات المقدمة. وستشتمل الطرق على نشرات صحفية ، وموقع إلكتروني مستهدف ، والتواصل مع هيئات مثل غرف التجارة ، فضلاً عن الإعلانات المطبوعة التقليدية. يجب أن تناقش المراجعة التنافسية نقاط القوة والضعف لدى الشركات التي تقدم تسهيلات مماثلة وتراجع استراتيجياتها.
تضمين قسم مالي يعطي إيرادات متوقعة وبيان الأرباح والخسائر ، وبيان ميزانية ومصدر وتطبيق الأموال. مع وجود مركز للمؤتمرات ، من المرجح أن تكون الأعمال دورية وبالتالي يجب أن توضح كيف ستغطي التكاليف في فترة الهدوء ؛ عادة ما تكون أشهر الشتاء - ربما توفر مرافق للمهام الخاصة مثل الحفلات وحفلات الزفاف في الأوقات التي تكون فيها حجوزات الشركات بطيئة.
قم بتحضير تنسيق العرض التقديمي. إذا كانت وثيقة تهدف في المقام الأول للاستخدام الداخلي ، قد يكفي وثيقة مكتوبة بسيطة. ولكن إذا كان سيتم تقديمها للمستثمرين الخارجيين ، كلما بدا ذلك أكثر احترافية ، كان ذلك أفضل. في هذه الحالة ، يمكن توفيره على قرص DVD ، مع الصور الفوتوغرافية والفيديو والصوت. يجب أن يكون مصحوبًا بمستند مكتوب أو عرض تقديمي من نوع باور بوينت ، ومن شأنه أن يشمل جميع المعلومات ذات الصلة مثل التحليلات والكتيبات الإحصائية التفصيلية التي تصف الأعمال.
