يمكن أن يتأثر تصور الجمهور لشركة أو وكالة بشكل كبير من خلال اتصالاتها الخارجية ، في حين يعتمد الرضا الوظيفي لموظفي الشركة جزئياً على اتصالاتها الداخلية. تبدأ صياغة رسالة فعالة أو حملة تواصل بفحص عدة عوامل.
الإجابة على السؤال الرئيسي
في عالم يتم فيه غرق الناس مع آلاف الرسائل كل يوم ، فإن السؤال الأساسي هو "لماذا يجب أن أهتم؟" أو "ما هو ذلك بالنسبة لي؟" يجعل التواصل الفعال هذه الإجابة واضحة للقارئ أو المستمع. اسأل نفسك ما هي المعلومات التي ستكون أكثر أهمية بالنسبة لك إذا كنت عضوًا في الجمهور وتأكد من أن المواد الخاصة بك تقدم هذه التفاصيل. شدد على الفوائد في بداية رسالتك أو موادك قبل إضافة معلومات أقل أهمية.
تبسيط
إن الحفاظ على تواصلك المباشر يزيد من احتمالية أن تكون فعالة. استهدف مستوى قراءة من السادسة إلى الصف الثامن للمواد المكتوبة. تجنب استخدام الاختصارات أو المصطلحات التنظيمية أو المصطلحات. احذف الكلمات إذا كان الشخص العادي الذي توقفت عنده في الشارع لا يعرف معناه. عند إعداد المواد المكتوبة ، احرص على قصر الجُملة وكسر النسخ باستخدام العناوين والرسومات. صفحة مليئة بالنص ليست جذابة للقراء المحتملين.
أساليب
إتاحة المعلومات للعملاء والموظفين من خلال مجموعة متنوعة من التنسيقات. يمكن استخدام النشرات الإخبارية والرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني لتوصيل المعلومات العاجلة ، بينما يمكن أن تكون الرسائل الإخبارية الاختيار المناسب للمحتوى الأقل حساسية للوقت. يعد موقع الويب أمرًا حيويًا للتواصل مع الجمهور الخارجي ، ويمكن أن تكون شبكة داخلية جيدة التنظيم تعرض محتوى الأخبار والموارد العملية مفيدة جدًا للموظفين. يتيح لك دمج العروض التقديمية للفيديو جذب التلاميذ المرئيين وتقديم وجهات نظر أو تفاصيل جديدة. عقد اجتماعات مع الموظفين أو الجمهور يقدم تفاعلًا وجهاً لوجه يمكن أن يبني المصداقية ويجعل المشاهدين يشعرون بالتقدير.
توقيت
يجب إبلاغ المعلومات التي يحتاج العملاء إلى معرفتها في أسرع وقت ممكن. عندما يتعرف جمهورك على المعلومات من وسائل الإعلام بدلاً من مؤسستك مباشرة ، يمكن أن يكون هناك إدراك بأنك تنوي إخفاء المعلومات أو أنك لا تهتم حقاً بجمهورك. تلاحظ مراكز السيطرة على الأمراض في دليلها الخاص باتصال الأزمات أن اثنين من أخطر الأخطاء التي يمكن أن تحدثها المنظمة عند التواصل مع أصحاب المصلحة يقدمون معلومات قليلة للغاية ومتأخرة للغاية أو تتعرض للتكبر ولا تثمن أصحاب المصلحة. يتم تلخيص هذه الأفكار في شعار الوكالة: "كن الأول. كن صحيحا. كن مصدقًا."
الشفافية والتردد
غالباً ما يكون الموظفون والجمهور مرتابين من الشركات والهيئات الحكومية ، ولكن يمكنك بناء الثقة من خلال زيادة شفافية رسائلك. يجب أن يكون التنفيذيون مستعدين بأخبار سيئة وأن يكونوا مستعدين للتعبير عن الأسف الذي يشعرون به حيال الظروف الصعبة. كما أن تقاسم المنطق وراء القرارات الصعبة قد يؤدي أيضًا إلى التفاهم.
"عندما تكشف عن معلومات مدمرة لم تكن مضطرًا للكشف عنها ، فإنك تكسب سمعة الشفافية" ، كما يقول بيتر ساندمان ، خبير اتصالات المخاطر ومستشار الشركة. "يبدأ الناس في ملاحظة أنه عندما تفعل شيئًا خاطئًا ، فإنك تقول ذلك ؛ هذا يعني أنك عندما لا تقول ذلك ، لم تفعل أي شيء خطأ ".
يجب على العملاء والموظفين ألا يسمعوا منك فقط عندما تكون الأخبار سيئة.يمكن لنشرة إخبارية شهرية أو اجتماعات فصلية أن تُبقي الموظفين على اطلاع على أنشطة الشركة ، بينما تبقى المقالات على موقع الشركة الإلكتروني ورسائل البريد الإلكتروني الاختيارية في حيازة العملاء.
